كيفية حروف الكتابة: 6 مكونات بريد إلكتروني مقنعة

وكانت المراسلات الالكترونية دائما ولا تزال الوسيلة الرئيسية للاتصال في عالم الأعمال. خطاب وضعت بشكل جيد بالفعل نصف المعركة. لكن هذه الرسائل ليست قادرة على تحقيق ذلك. قراءة في بعض الأحيان إلكتروني مع اقتراح الأعمال، فإنه ليس من الواضح بالضبط ما كنت ترغب في العرض، أي نوع من الفائدة التي تحصل عليها من ذلك، ولماذا قضيت وقتك في قراءة وفهم من هذا الحروف.

القدرة على الكتابة الصحيحة، ورسائل مقنعة تأتي مع الممارسة. وأيضا، عندما يتم تقسيم الخبرات، مما يسمح، بالتالي، أشخاص آخرين لا خطوة على نفس الخليع. جيفري جيمس، مؤلف كتاب «شركات في البيع: قوة الكلمات واستراتيجيات من الأعلى في العالم خبراء المبيعات »، وعروض نظام بسيط لوضع رسائل مقنعة، والذي يتكون من 6 الخطوات.

حق النشر شترستوك

1. دائما تصور بوضوح ما أريد أن أكتب

والغرض الرئيسي من هذه الرسالة - للتأكد من أن المتلقي قد اتخذ قرار واضح. لذلك، قبل البدء في كتابة الرسالة، واسأل نفسك أكثر مرة واحدة حول ما هو عليه تريد من المستلم؟ ما القرار الذي يجب أن تأخذ بعد قراءة الرسائل الخاصة بك؟

في هذه الحالة، وعدم اليقين - هو العدو اللدود الخاص بك. وأوضح هدفك، وأكثر إقناعا للحصول على رسالتكم.

2. تبدأ رسالتكم مع الاستنتاج

استنتاجك هو بيان أن قرار سيتم اتخاذه من قبل المستلم على أساس محتوى الرسالة.

في مدرسة كانت تدرس علينا أن نبدأ دائما بمقدمة. في حالة وضع رسائل مقنعة، وهذا البيان هو الخطأ. في عالم الأعمال، والجميع مشغول جدا لتقييم مهارات الكتابة الخاصة بك. لذلك، يجب أن تذهب مباشرة إلى هذه النقطة.

على سبيل المثال، كنت ترغب في الحصول من رؤسائه للحصول على إذن لتثبيت صالة رياضية في واحدة من مقر الشركة.

خطأ:

"جيم،
كما تعلمون، تغيب العاملين في هذه اللحظة هو مشكلة كبيرة، والتي لا بأس به أثر مالي قوي على شركتنا و شركات أخرى في صناعتنا... بلاه بلاه بلاه... لذلك علينا أن تنظر في تخصيص الأموال لإعادة توطين من الصالة الرياضية في المكتب الرئيسي لدينا شركة ".

صحيح:

"جيم،
أريدك أن وافقت على تركيب صالة ألعاب رياضية في مكتبنا ".

3. تبادل الحجج لبضع فقرات سهلة الهضم

إلى الحجج التي تدعم أفكارك بسهولة قراءة وفهم، تقسيمها إلى فقرات قليلة.

خاطئ

"وفقا لتقرير صدر مؤخرا من النشاط البدني المجموعة الحكومية، بل هو في غاية الأهمية على الرغم من حقيقة أنه ليس هناك سوى عدد قليل من الشركات تثبت التزامها هذا دعائية موظف. العديد من الشركات تحدد هذه المجموعات مثل الأصول الاستخفاف، ولكن ليس لديهم خطة لإدخال مجموعات مماثلة في هذه الصناعة، حتى على الرغم من أن لياقة بدنية ترتبط ارتباطا وثيقا للشركات والأفراد النجاحات. وأعتقد أنه إذا لم نطبق فريق البدني مماثل في شركتنا، ونحن لا تزال متخلفة كثيرا عن المنافسة ".

بشكل صحيح

"للياقة البدنية في المكتب بما يلي:
- للحد من الغياب
- لزيادة الإنتاجية الإجمالية "

4. تعزيز كل الأدلة حجة

إذا كنت إرسال بريد إلكتروني، ويتألف من حجج قوية، قد ينظر إليها على أنها رأي شخصي مستمر ولا شيء أكثر من ذلك. لكل دليل الاحتياجات حجة. وإلا كيف نفهم ما يعمل حقا؟

خاطئ

"للياقة البدنية في المكتب سيكون أفضل حل، لأن الناس يفضلون الذهاب للعمل بدلا من البقاء في المنزل. فإنه سيتم أيضا يساعد على التقليل من الإصابة العام في المكتب ".

بشكل صحيح

"تقليل كمية من التغيب عن العمل. وفقا لمسح أجري من قبل المعاهد الوطنية للصحة بين 1000 الشركات التي لديها صالات رياضية في المكاتب والغياب للموظفين بنسبة 20٪ أقل في هذه الشركات مما كان عليه في الشركات التي لا تملك مثل المعدات ".

5. كرر استنتاجك بمثابة دعوة إلى العمل

وفي نهاية الرسالة أكرر مرة أخرى نهايتها، ذكرت في البداية. الآن فقط بمثابة دعوة إلى العمل. لذلك كنت لا المتلقي إلى استنتاج معين، وأنه ينبغي أن تفعل بعد قراءة الرسالة. وينبغي أن تكون هذه الدعوة بسيطة ومحددة.

خاطئ

وقال "سنكون في غاية الامتنان لك إذا كنت دعم هذا المشروع."

بشكل صحيح

"إذا أجبت بنعم على هذه الرسالة، وأنا على الفور الشروع في هذه العملية."

6. أدخل صالح في سطر الموضوع

سطر موضوع الرسالة هو تقريبا معظم جزءا هاما. لأنه يجب أن نتوقع سطر الموضوع الأساسي، وتكوين مستلم لمزاج المطلوب. وهذا هو السبب لديك لملء ذلك في آخر بعد كنت قد كتبت كل الحجج والأدلة التي تدعم الاستنتاج الأساسي الخاص بك.

من الناحية المثالية، ينبغي أن سطر الموضوع حل مشكلتين هامتين: لذلك يجب أن تكون مهتمة في المتلقي أنه فتح وقراءة الرسالة. وينبغي أن تشمل استنتاج مفاده أن أردت أن أنقل إلى المستلم.

في معظم الحالات، فإن أفضل طريقة لأداء كل من المهام في آن واحد - هو أن يكتب حول الفوائد التي يمكن الحصول عليها نتيجة للحلول المرجوة بالنسبة لك.

خاطئ

"أثر على صحة العاملين في الصالات الرياضية برنامج المعدات في المكاتب"

بشكل صحيح

"كيف يمكننا تقليل كمية من الغياب للموظفين"

أنا مهتمة في رأيك. كيف سيكون رد فعلك على كلا الخيارين وما يحكم وهداك أثناء إعداد هذه الرسائل؟