كيفية تنظيف شؤون وكل شيء لإبقاء وتيرة: دليل كامل نظام GTD

ما هو نظام GTD جيد؟

الخدمات الإنتاجية والمشكلة هي أن الجميع وضع نفسها على أنها المكان الذي يمكن أن تحل جميع المشاكل، وتخزين المعلومات، والتواصل. معظم الخدمات التي تقدم لتحديد الأولويات والعمل وفقا لها.

ولكن قلة من التركيز على أداء المهام الهامة ولا تولي اهتماما بينما على الأشياء الصغيرة: مهمة عاجلة، رغبة الزملاء والأصدقاء أو المعارف. عندما تصبح مهمة للكثيرين، فإنه من الصعب أن نفهم. ولذلك، في واقع الامر انه من الضروري استخدام العديد من الخدمات لإدارة القضية. عند الحصول على الكثير من الحالات، بدأنا في الحصول على الخلط في هذه الخدمات، والقوائم ووقف في نهاية المطاف إلى استخدامها.

أساليب إنجاز الأمور (GTD) توفر الخطة العالمية في مكان لبناء نظام واحد، والتي تتمكن من حل أي مشكلة. سوف تكون قادرة على الاسترخاء وعدم القلق، وسوف تأكد من عدم نسيان أي شيء. في اللحظة المناسبة، سيقوم النظام تشير إلى ما يجب القيام به وما يجب التركيز عليها.

فلماذا هذا العدد الكبير من العمل غير المنتج؟

الناس بدأوا العمل غير منتجة عندما المشاريع والمهام تصبح من ذلك بكثير. يجدون صعوبة في إبقاء كل شيء في رأسي، دعونا تحديد الأولويات وحدها. لذلك إما أن تفعل شيئا، أو أن تفعل ما هو أسهل والأشياء التى يمكن القيام به

إلى المماطلة. وهناك مشكلة أخرى: عندما المهام العاجلة التي يتعين حلها أمس.

وبالإضافة إلى ذلك، فإن الشخص يبدأ تتعب بسرعة، ويصبح سريع الانفعال. وكان يعمل باستمرار مثل السنجاب في روتين عجلة القيادة، وتبقى المشاريع المهمة حقا والنقدية والاستراتيجية على الهامش.

مع هذا الوضع التعامل مع نظام انجاز الامور، ووصف ديفيد ألين في كتاب، وأطلق سراح أي في عام 2001، وأصبح أكثر الكتب مبيعا الدولي.

أخبرني عن المفاهيم الأساسية للGTD، الذين يحتاجون إلى معرفة

روتين - هذه هي الأشياء والأفكار والمخاوف من أن تخل، يصرف وهدر الطاقة. في حين لا نقل روتين لهذه المشكلة، فإنه من المستحيل السيطرة عليها. التفكير في المشكلة نفسها عدة مرات - هو عدم الكفاءة في استخدام الطاقة الخلاقة التي تؤدي إلى الإحباط والتوتر.

والغرض من GTD - لتحرير رأسه من الروتين وإزالة التوتر الداخلي.

ذاكرة الإنسان التشغيلية - منطقة من الدماغ حيث يوجد الذاكرة على المدى القصير. هذا هو المكان الذي نحن عادة ما تضيف ما يصل الأعمال غير المنجزة الحالي، نظرا إلى وعود غيرها من الناس والأفكار الأخرى التي تقلقنا. للأسف، لا يوجد لحد من كمية من الروتين، يمكنك أن تبقي الدماغ لتعمل بشكل صحيح. إذا الذاكرة ممتلئة، ويصرف لك من الأشياء الصغيرة ونسيان أهدافهم، الأمر الذي يؤدي إلى الإجهاد.

أدوات لجمع البيانات - أنه عندما يدخل المعلومات، وحيث يمكنك إصلاح ما يجب القيام به. على سبيل المثال:

• المنظمون.
• أجهزة الكمبيوتر المحمولة.
• البريد الإلكتروني؛
• تقويم.
• مسجل.

عربة "علبة الوارد" - مستودع واحد لالروتينية التي تقوم بدورها في الشؤون والمهام. واحدة من أكثر القواعد الهامة مع سلة من "علبة" - هو لها التنظيف المنتظم.

إجراءات بسيطة - الإجراءات خطوة واحدة التي تحتاج إلى أداء أقل من دقيقتين. في واقع الامر هو أكثر ملاءمة لاتخاذ هذه الأمور في خمس دقائق.

مشروع - مهمة التي التنفيذ يتطلب أكثر من خطوة واحدة. كنت بحاجة إلى ترك تذكير حول المشروع ووصف الخطوات الأولى لتنفيذه. ونتيجة لذلك، يتحول المشروع إلى عمل بسيط التي يمكن القيام بها في الدقائق الخمس المقبلة والحصول على النتيجة النهائية.

وينبغي أن يكون هذا المشروع تصل إلى البطاقة أو الملف، الذي يصف تفاصيل: المسؤول، والمواعيد، فئة (على سبيل المثال، "التسويق"، "جزء قانوني"، "تطوير")، ما يشير إلى البطاقات الصغيرة المهام. هيكل من هذا القبيل هو ملائم لتنظيم في Trello.

قائمة السياق - قائمة من الأشياء مريحة لأداء تحت شروط معينة. على سبيل المثال، قائمة الاختصارات "التسوق" هي قائمة من الأصناف والمنتجات التي تحتاج إلى شراء في متجر. في "المكالمات" يمكن أن تكون قائمة المكالمات التي عليك القيام به عندما كنت حرة.

قوائم مريحة السياق الفردية للأشخاص الذين يعانون منهم على العمل والتواصل. خلال لقائه مع شخص معين، يمكنك فتح بسرعة القائمة وتبت في المسائل الضرورية.

كيف يمكنني استخدام التقويم؟

ال تقويم فمن الضروري للدخول:

• الإجراءات التي يكون أداء في وقت معين (لقاءات واجتماعات العمل والندوات)؛
• الإجراءات التي يجب القيام به في يوم معين (لإنجاز المشروع في موعد محدد، للمشاركة في المؤتمر)؛
• معلومات عن تواريخ محددة (المناسبات وأعياد الميلاد والأعياد).

يمكنني استخدام التقويم «غوغل"، التي أحمل كل هذه الأمور. هذه الخدمة لفائدة:

• كان متوفرا كهاتف وجهاز كمبيوتر.
• على شاشة واحدة، يمكنك عرض تقاويم متعددة؛
• هناك تذكير على الهاتف الذكي الخاص بك.

إذا كان لديك شيء تقديمهم إلى التقويم الخاص بك، أو هل تتبع، أو ستنقل إلى موعد آخر. ، لا حاجة إلى فوضى حتى التقويم القائمة التي يتم نقلها بانتظام كل يوم إلى القيام به. لهذه القوائم، وهناك بعض الحلول.

إذا كنت بانتظام في حاجة الى وقت معين للاتصال العملاء والموردين أو المقاولين، فمن الأفضل لاستخدام CRM النظام.

ما القوائم يجب أن تبدأ؟

قوائم الإجراءات ذات الأولوية

إنشاء تقرير في الأسبوع، ودراسة الموقع المنافسة، ومسح مجلد "علبة الوارد" في علبة البريد، إنشاء اختصاصات للمصممين - كل هذه الإجراءات تأخذ أكثر من دقيقتين، لكنها لا يمكن أن يكون أي شخص تفويض. وتدون مثل هذه الحالات في قائمة الإجراءات ذات الأولوية وأداء على مدار اليوم.

قوانين للتعامل مع مثل هذه القوائم:

• لا ينبغي أن يكون قوائم بكثير، مجرد اثنين أو ثلاثة. على سبيل المثال، "الشخصية"، "العمل"، "العائلة". إذا كان لديك قائمة المهام لهذا اليوم، وضع تذكير في التقويم الخاص بك.
• في المهام في هذه القائمة يمكن القيام به بسهولة تسمية السياق: "على الطريق"، "في جهاز الكمبيوتر"، "اقرأ"، "بيع"، "وعود". يمكن المهام واحد أو أكثر العلامات. على سبيل المثال، فإن مشكلة "المشي الكلب" والرجوع إلى مشروع "خاص" وتسمية "وعود".
• قبل أن يضيف إلى قائمة المهام، والتفكير في ما إذا كنت بحاجة للقيام بذلك على الإطلاق. إذا كان الجواب "نعم"، أن تقرر ما إذا كنت شخصيا تنفيذ هذه الأعمال. بعد كل شيء، يمكنك إرسال رسالة صوتية المرؤوس وتفويض له. للمهام التي تم تعيينها لكم، سوف نحتفل "المرتكبة". وسيكون العمل اعتبارا من قائمة "العمل" و من "شخصية".
• استعرض القوائم بانتظام. هل هذا عندما كان هناك وقت الفراغ. نقل ما يصل الأشياء التي تحتاج إلى القيام به أولا.
• تنظيف قوائم على الأقل مرة واحدة في الشهر.

قائمة "يوما ما"

في هذه القائمة هي الأشياء التي لا تتطلب اتخاذ إجراءات. ويمكن أن يكون:

• الدفاتر والسجلات والتدريب الفيديو، والذين يرغبون في شراء.
• مفيد المهاراتالذي يريد أن يتعلم.
• يضع أريد أن زيارة.
• الأشياء التي أريد شراء.

في هذه القائمة يجب أن ننظر بشكل دوري، مع السجلات وتحويلها إلى أهداف، والتي سوف يتم العمل.

كيفية تخزين المعلومات المرجعية، التي هي مفيدة في المستقبل؟

لا تتطلب هذه المعلومات العمل. المعايير الرئيسية لتخزين هذه البيانات:

• البحث بسهولة عن العناوين والعلامات ووصف موجز.
• سهولة وضع المعلومات في المخزون.
• بديهية معلومات بنية تخزين. عندما تكون البيانات الجديدة، تحتاج بسرعة لتحديد فئة وفئة فرعية، حيث لوضعها.
• تخزين يمكن الوصول إليها من أي جهاز.

هل هناك طقوس GTD إلزامية؟

نعم، عدة.

جمع كل المعلومات إلى عربة "علبة الوارد"

أدوات لجمع الكثير من المعلومات. ولكن كل هذا يجب أن يتدفق إلى مكان الذي أنت وسوف تستمر في العمل.

إفراغ سلة المحذوفات "علبة الوارد"

مرة واحدة أو مرتين في الأسبوع وسوف تضطر إلى إعادة النظر في قائمة "علبة الوارد" والمتراكمة نوع من المجلدات أو تسميات. هذه الطقوس أن تصبح عادة، الذي يتكون من الخوارزمية بديهية من الإجراءات وتكرارها منهجي.

يجب أن تكون خطوة بسيطة خطوة خطة لكيفية كنت تنفق التنظيف الأسبوعي في نظام أمورك. الحصول على التقاويم، الذي سيمثل الأيام التي للتعرف عليها. تعيين نفسك جائزة إذا، على سبيل المثال، لا يقل عن 20، عليك أن تكون في غضون 30 يوما لمسح مجلد "الوارد" وأيام شطب في التقويم.

مراجعة قائمة الإجراءات ذات الأولوية، وقائمة "يوما ما" وتحديد الأولويات

مراجعة القوائم مهم لتحديد الأولويات واقعيا حساب القوات. وهذا أمر ضروري حتى لا تحميل لنفسك أهدافا عالية مستحيل ولا يعانون من تحقيق عدم فاعليتها.

تدمير سلال اضافية

في كثير من الأحيان خلال التواصل مع الزملاء والشركاء وصناديق البريد الجديدة والوثائق والقوائم.

مهمتك - قدر الإمكان لأتمتة جميع تلك البيانات توافد إلى المجلد "علبة الوارد".

هذا يمكن أن يكون صندوق بريد، ومخطط الإلكترونية. لأتمتة وخدمات المعلومات الإحالة تناسب إفتتت وZapier. يجب السلال لجمع المعلومات تكون صغيرة.

كيفية العمل مع سلة من "علبة الوارد" والمتراكمة الفرز في قضيتها؟

أولا، قم بإزالة المشكلة، الصفقة، أو المعلومات من مجلد "البريد الوارد" والإجابة على السؤال: "ما هذا؟ هل أنا حقا بحاجة إلى القيام بشيء ما؟ "

إذا كنت لا تحتاج إلى أي شيء آخر، لديك خياران. إذا كان هراء، لم يعد من المفيد لك ساقه. إذا كانت هذه هي معلومات مفيدة، ووضعها في الأرشيف. وينبغي أن يكون منظم في فئات والعلامات تجعل من السهل العثور على الضرورة.

إذا كانت المعلومات التي تحتاج إليها أن تفعل شيئا، وهناك ثلاثة خيارات:

1. تشغيل المطلوبة. إذا كان الإجراء مهم ويجب أن لا يستغرق أكثر من 2-5 دقائق.

2. تفويض لشخص ما. إذا كان العمل يحتاج إلى أكثر من دقيقتين، والتفكير في ما إذا كان من الممكن اتهام شخص ما.

عندما يجب أن يكون delegiruesh شخص المسجلين:

• النتيجة النهائية.
• خطة العمل (الطريق إلى الهدف)؛
• الموعد النهائي لإنجاز المهام؛
• تاريخ الرقابة ونتيجة لتكون على استعداد لذلك (وسيطة أو نهائية).

3. تأجيل للمستقبل. في هذه الحالة، أدخل:

• النتيجة المرجوة.
• بعد فترة وجيزة من الإجراء الذي تريد القيام بها. تذكر: من المستحيل تنفيذ المشروع ككل، يمكن أن يستغرق سوى خطوات بسيطة ملموسة من شأنها أن تجلب لك أقرب إلى النتيجة النهائية.
• الموعد النهائي. إذا لم يكن هناك موعد محدد، وتخزين عمل في قائمة "يوما ما".

يمكنك إرسال رسائل لنفسك لحملهم على اليوم المحدد. لهذا مناسبة باعتبارها التقويم «غوغل"، مذكرا أن التاريخ المطلوب، وطلبا للحصول على وظيفة الكيد المرتدوالتي سوف ترسل لك رسالة بالبريد الالكتروني في وقت معين.

كيفية التخطيط عملك؟

ويمكن تقسيم كل عمل في ثلاث خطوات:

1. أداء ما قبل التخطيط. ويمكن أن تكون الأمور ذات الأهمية الاستراتيجية التي كنت أقرب إلى الهدف، والروتين الذي يحتاج ببساطة إلى أن يتم ذلك.
2. الذهاب إلى العمل كما مظهرها غير متوقع. هذا هو عندما تصل خلال النهار المهام من الزملاء والمشرفين، ورسائل من العملاء.
3. التخطيط لعمل المستقبل: صياغة وتنقيح قوائم الأولويات. يجب أن هذا البند لا يأخذك الكثير من الوقت، لذلك كنت لا تشارك في التخطيط للتخطيط.

يوصف التخطيط والأهداف (كتاب تذكاري) الداخلية الممارسة في كتاب ديفيد ألين.

لكتاب تذكاري تحتاج 43 المجلدات: 31، وصفت مع الأرقام من 1 إلى 31 و 12 شهرا أخرى مع الاسم. يتم وضع المجلدات اليومية في الجبهة، بدءا من تاريخ الغد. لمجلد مع عدد 31 هو المجلد للشهر المقبل، يليه المجلد مع بقية الأشهر.

محتويات المجلد في اليوم التالي نقل كل يوم إلى السلة، ثم يتم وضع المجلد الأخير من المجلدات اليومية (كما يتم نقله إلى الشهر التالي). عند تحرير المجلد 31 للشهر الحالي، سيكون مجلد مع اسم الشهر، يليه المجلد مع أيام الشهر الجديد. وبالمثل، يتم نقل مجلد الشهر الحالي إلى السنة التالية، عندما مرت.

في مجلد معين فمن الضروري لتخزين المستندات التي تتطلب إجراءات محددة (الشكل المراد شغلها، بريد إلكتروني ليتم إرسالها).
لنظام العمل، لا بد من تحديثها يوميا. إذا كنت قد نسيت لتحديث الموقع من الغد، لا يمكن أن تثق في النظام. وسوف يكون في عداد المفقودين معلومات هامة، وهو أمر ضروري لفهم بطرق أخرى.

إذا كنت الذهاب بعيدا لبضعة أيام، قبل المغادرة، تحتاج إلى التحقق من مجلد عن الأيام التي سوف تكون غائبة.

---

كيفية تنظيم عمليا في ضوء نظم التخطيط الحديثة:

1. بدلا من كتاب تذكاري لاستخدام منظم مع قوائم بالحالات كل يوم ووضعها في مهامه لهذا اليوم. اجتماعات ووقائع مرتبطة الوقت اللازم لكتابة في المقام الأول، وتعيين تذكير لنظام عنهم مسبقا.
2. إنشاء ملف مع قائمة من الحالات في الشهر. هذه هي قائمة ما تريد الحصول على القيام به خلال تلك الفترة. إضافة إلى ذلك الحال بالنسبة لشهر كامل. يجب أن يحدث مراجعة المهام مرة واحدة في الأسبوع. خلال التخطيط وأهم الأمور التشتت لأسابيع لفهم أولوياتها. من سوف تؤدي في المقام الأول، وإلا كل وقت سوف تذهب إلى الأمور الصغيرة وعاجلة.
3. إنشاء ملف مع خطط لهذا العام. ينبغي إعادة النظر في ذلك مرة واحدة في الشهر. يتم نقل الحالات من هذا الملف إلى خطط لهذا الشهر.
4. خطط لهذا العام، على أساس الأهداف طويلة الأجل لمدة 3-5 سنوات. هذه الحالات من الأفضل أن تسجل إما في نهاية العام أو خلال فترة الاعياد، عندما يتم تحميل رأس المهام اليومية.

هذه النقاط الأربع، ديفيد ألين يدعو نظام التخطيط الطبيعي. يسمح هذا النظام لك التحرك نحو الأهداف الهامة بالنسبة لك وليس إضاعة الوقت في الروتين.

هل هناك خطة شاملة يمكن من خلالها تخطيط أي مشروع؟

نعم، بالطبع. ديفيد ألين يسميها نموذجا للتخطيط الطبيعي. وهو يتألف من عدة خطوات.

الخطوة 1. الغرض ونتائج الصورة كاملة

حدد هدف أو نتيجة نهاية مثالية، تخيل أنك قد وصلت عليه.

وصف ذلك مع جميع معايير النجاح (المال، والناس، والاعتراف). وكلما كتابة النتيجة النهائية، وأقوى من الدافع، خصوصا في الأوقات التي تحتاج إلى تنفيذ إجراءات محددة، طالما أنها ليست كذلك.

الخطوة 2. مبادئ

وصف المبادئ التي سوف العصا مع تحقيق الأهداف. على سبيل المثال: "أنا سوف إطلاق العنان للناس إذا كانوا... (البقاء ضمن الميزانية، لتحقيق مشروع مدة محددة)." اسأل نفسك: "ما هي الإجراءات التي يمكن أن تعيق الأنشطة الخاصة بي؟ كيف يمكنني منعهم؟ "

المبادئ يكون هناك وضوح وهي دليل يعتمد عليه في عملية الإدارة.

الخطوة 3. العصف الذهني

العصف الذهني خلالها تسجيل جميع أنواع الأفكار التي تتبادر إلى الذهن.

المبادئ الأساسية العصف الذهني:

• لا نحكم.
• لا جدال.
• لا تقدير.
• لا تنتقد.
• التفكير في الكمية، وليس الجودة.
• نقل تحليل وتنظيم الخطة الثانية.

الخطوة 4. خطة المشروع كقائمة

تنظيم النتائج العصف الذهني في قائمة الحالات. البدء في التخطيط من النهاية وتذهب من خلال خطوات إلى الوراء. بحيث يمكنك بسهولة جعل الخطة وتحديد الخطوة الأولى نحو هذا الهدف. مثال على التخطيط من النهاية:

عندما يعمل الفريق على مهمة وتحتاج إلى تنظيم خطة كاملة في مكان واحد، ومريحة للاستخدام مخطط جانت. العمود الأول في ذلك - وهذه هي مراحل على الطريق إلى الهدف، العمود الثاني - مسؤولة. سوف تستمر في الأعمدة مع فترة من الزمن. الخلايا سيكون وضع مرحلة معينة، مثل "المخطط"، "في هذه العملية،" "تم"، "الانتظار".

---

نظام GTD والتخطيط الطبيعي يمكن أن يبدو صعبا. ولكن عند تكوين لأنفسهم، والبدء في استخدام بانتظام، وسوف تشعر أن كل شيء هو أسهل بكثير مما كان يبدو للوهلة الأولى.