ما هو الخطأ التخطيط وكيفية تقييم توقيت
إنتاجية / / December 23, 2019
جيسيكا الخضراء
تسويق ومؤلف كتاب مقالات حول الأعمال والتسويق.
ما هو الخطأ التخطيط
على مدى السنوات الثلاث الماضية، وأنا رسمت خمس غرف في المنزل. أبدأ مع غرفة النوم وكان من المقرر أن يقود معها لمدة أسبوع. ومع ذلك، فإن لمسة نهائية إلا بعد شهر.
أعتقد، خطوة إلى الغرفة الثانية، ولقد وفرت لها اللوحة من شهر؟ وهنا وهناك. كنت متأكد من مرة واحدة محشوة بالفعل يده، ثم، لمجرد الانتهاء من عطلة نهاية الأسبوع، كحد أقصى - إلى أخرى. ولكن لدي الشهر يقم مرة أخرى. كما هو الحال في كل من جميع الغرف الأخرى. باستثناء المطبخ - في وجهها استغرق الأمر أكثر من مرة.
في كل مرة، وعلى استعداد لطلاء غرفة أخرى، وانتظرت لمدة أسبوع أو اثنين كل شيء سيكون جاهزا. قال لي تجربة انني لن تدير في أقل من شهر. ومع ذلك، لإعطاء الثقة في حقيقة أن الكثير في هذا الوقت من المؤكد أنه سيذهب أسرع، كان من الصعب.
في هذا الافتراض، لأننا نقلل من الحاجة بنا على حل المشاكل من الزمن، له اسم: خطأ التخطيط. هذا المفهوم هو في نهاية من 70S دخلالتنبؤ بديهية: التحيزات والإجراءات التصحيحية علماء النفس دانيال كاهنمان وعاموس تفيرسكي.
وأوضح العلماء أنه عندما تخطيط الناس غالبا ما تتجاهل خبراتهم السابقة. في حالتي كان حقيقة أن الغرفة اللوحة في كل مرة كنت بحاجة إلى شهر كامل. عادة، ونحن نركز فقط على المهمة في متناول اليد: فهو عبارة عن غرفة صغيرة، وبالتالي، سيكون لرسمه لفترة طويلة.
دانيال كانيمان يحكي بالتفصيل عن هذا في كتاب "فكر بطيئة... جعل عقلك بسرعة." ويقول إن أخطاء في التخطيط ترتبط عادة مع أمرين:
- ونحن لا نعتبر كم من الوقت استغرق لأداء مهام مماثلة في الماضي.
- ونحن نفترض أن لا تواجه صعوبات، والتي سوف تتسبب في تأخير.
ما الذي يسبب تقدير غير صحيح من الوقت
بحسبالنجاح في التخريبية تايمز معهد إدارة المشاريع، يتم الانتهاء سوى أكثر قليلا من نصف جميع المشاريع في الموعد المحدد.
ولكن شيئا واحدا - لنقلل من كمية الوقت التي تحتاج إلى طلاء الغرفة (أنها مجرد يأخذك قليلا قليلا من إزعاج). هذا شيء آخر تماما - لجعل نفس الخطأ في تقييم المهام والمشاريع العمل. هنا، يمكن أن تكون العواقب أكثر خطورة بكثير.
في أحسن الأحوال، وهذا يؤدي إلى حقيقة أن كنت أنت أو فريقك سوف تضطر إلى العمل ساعات عمل إضافية. في أسوأ الأحوال - لعدم وجود ميزانية، والأرباح الصغيرة، ورؤساء وعدم الرضا للعملاء.
كيفية تقييم المشكلة بشكل صحيح
أنت بحاجة إلى التوقف عن التخطيط والثقة الحدس وحده. فمن الأفضل لاستخدام معدات خاصة.
1. بناء على الخبرة السابقة
يوصي علماء النفس أن كانيمان وتفيرسكيالتنبؤ بديهية: التحيزات والإجراءات التصحيحية: قبل العمل يجب أن لا مجرد تقييم ما يجب القيام به، وأكثر من ذلك، ولتقدير كم من الوقت عادة ما ينفق على هذه المهام.
على سبيل المثال، تحتاج إلى إنشاء ميزة جديدة لتطبيقات الهاتف المحمول - اكتشف كم من الوقت للقضاء على فريقك لديه مشكلة مماثلة. هل ترغب في كتابة بلوق وظيفة طول 4000 كلمة - إحضار بيانات حول عدد ساعات أو أيام كنت أخذت مرة الأخيرة.
إذا كنت تعمل وحدها، وأسهل طريقة لجمع هذه المعلومات - استخدام تطبيق لتتبع الوقت. استخدامها مع أنواع مختلفة من المهام، وبعد ذلك استخدام التقارير الجاهزة.
للأنشطة في فريق مفيد برامج إدارة المشاريع. معظمهم من استخدام العديد من الطرق لجمع البيانات، مثل المحاسبة من وقت التشغيل الفعلي وبناء مخطط جانت.
2. طرح سؤال على الآخر لتقييم مشكلتك
في عام 1994، مجلة الشخصية الرابطة الأمريكية لعلم النفس "وعلم النفس الاجتماعي،" نشر النتائجاستكشاف «التخطيط المغالطة»: لماذا الناس نقلل تلك المهام استكمال تايمز خمس دراسات أجراها روجر بوهلر، دايل غريفين ومايكل روس.
وأكدوا أن الناس كثيرا ما نقع في خطأ التخطيط وصفها كانيمان وتفيرسكي. ولكنني وجدت شيئا آخر: نحن غالبا ما يخطئ في الحكم على تكاليف مشاكلها الخاصة، ولكن يمكن أن يكون لطيفا للتنبؤ كم من الوقت يستغرق شخص آخر.
سأل العلماء المشاركين تشير إلى كم من الوقت يستغرق لتنفيذ مهمة معينة إلى شخص آخر. عند الإجابة عن تلك في كثير من الأحيان تعتمد على الخبرة السابقة. وحتى عندما لم يكن، وكانت تقديراتهم أكثر عقلانية بكثير من الاستنتاجات من أولئك الذين لديهم لتنفيذ المهمة.
هذا هو لأننا عادة موقف متفائل جدا ل قدراتهم. وأكثر من ذلك بكثير الهدف عندما يتعلق الأمر إلى شخص آخر. وذلك بدلا من محاولة تقييم المشكلة من تلقاء نفسها، اطلب من صديق أو زميل للقيام بذلك نيابة عنك.
3. نوفر مجموعة والتاريخ، والنظر في إمكانية تأخير
دونالد رامسفيلد، سياسي أمريكيهناك معروفة معروفة - الأشياء التي نعرف أننا نعرفهم. وهناك أيضا المجهولة المعروفة - الأشياء التي نعرف أنها لا تعرف. لكن لا تزال هناك غير معروف، غير معروف - وهذه هي الأشياء التي لا نعرف أننا لا نعرفهم.
على هذا الاقتباس كثيرا ما يستشهد في إدارة المشاريع. للسماح المجهولة غير معروفة من قبل رامسفيلد المذكورة، ومديري استخدام ما يسمى مخروط من عدم اليقين. وهي مصممة لصورة مجموعة من الزمن، والتي قد تتطلب المهمة.
عند بدء العمل في المشروع، وكنت قليلا أكثر حول هذا الموضوع كما تعلمون. ولذلك، فإن الوقت الفعلي المطلوب لإتمام ذلك، يمكن أن تختلف إلى حد كبير مع التوقعات. هل تعتقد أن العمل سيستغرق يومين، وربما تحتاج فعلا ثمانية. أو بضع ساعات فقط.
ولكن في سياق هذا النطاق عملية يتم تخفيض. ولكن القول بالضبط كم من الوقت تحتاج، سوف تكون قادرة فقط على النهاية - عندما الانتهاء من مشروع.
وحتى الآن، مخروط من عدم اليقين يسمح لنا لإعطاء تقدير أكثر دقة. إذا كنت تعرف القليل عن المشروع القادم، وتقسيم العمل الوقت المقدر لمدة أربعة لإيجاد الحد الأدنى للنطاق، وضرب من قبل نفس المبلغ من أجل تحديد الحد الأعلى. وسيكون لذلك، على سبيل المثال، 1-16 أيام.
إذا لم يكن مثل مجموعة كبيرة تناسبك، استخدام الحساب فقط الحد الأعلى - ثم، ربما، فإن عمل تستغرق 16 يوما. ليس هذا هو العدد الدقيق، ولكن على الأرجح، هو أقرب إلى الواقع من التقديرات الأولية الخاصة بك.
4. مهمة المعدل إلى ثلاث نقاط
وهذه الطريقة سوف يكون أكثر موضوعية. لكل مهمة، تحتاج إلى تقييم ما يلي:
- أفضل سيناريو.
- السيناريو الأسوأ.
- معظم السيناريو المحتمل.
ومن المرجح أن يتزامن مع التقدير الأولي الرقم الأول. ويمكن أن يستند تقييم معظم السيناريو المحتمل على البيانات التجريبية التي لديك. ولكن في تقييم أسوأ حاجة إلى النظر في مقدار الوقت الذي سيستغرقه إذا ما ساءت الأمور.
وجود ثلاثة أرقام، وحساب قيمة متوسطة. على سبيل المثال، إذا كان أفضل سيناريو - لمدة ثلاثة أيام، والأرجح - خمسة أيام، وأسوأ - تسعة، فقط إضافة 3 + 5 + 9 = 17. ثم تقسيم هذا العدد من الثلاثة. اتضح بمتوسط 5.67 أيام - وهذا هو توقعكم للمرة المطلوبة.
5. حساب معامل الخطأ
مؤلف ستيف بافلينا الكتب "إن مسيرة التنمية الشخصية للناس الذكية" توصي عد معدل وكم كنت مخطئ في التخطيط. في المستقبل، وسيتم استخدام هذا الرقم لجميع المهام الخاصة بك.
تقييم الوقت لعدة حالاتالتي تحتاج إلى القيام بها في المستقبل القريب. تسجيل افتراضاتك. بعد الانتهاء من العمل، لاحظ كم قضيت في المجموع.
تضيف ما يصل جميع معا الوقت المحدد. تفعل الشيء نفسه مع الفعلية. الآن يتم تقسيم كل الوقت الفعلي في تقييم أولي - تحصل على التوازن الصحيح.
على سبيل المثال، كنت قد تحسب أن لأداء مهام متعددة تتطلب 12 ساعة. ولكن في النهاية قضينا 15. نسبة الخطأ: 15/12 = 1.25. وهذا يعني أن المهمة أخذت لك 25٪ وقتا أكثر مما تعدون.
الآن دائما تتكاثر التقييم الأولي على معدل الخطأ الناتج - وأنها ستكون أكثر دقة.
6. تقييم في معظم الوقت غير منتجة من اليوم
المحلل الأمريكي ومؤلف كتاب الأدب الأعمال دانيال بينك في حياته كتاب "Taymhaking. كما يساعد على علم منا أن نفعل كل شيء في الوقت المناسب "، وقال انه سقطت في البحوث حول chronotype لدينا - الساعة الداخلية.
درس كيفية تأثيرها على رفاهيتنا طوال اليوم. ولقد وجدت أن chronotype لا تتحكم فقط نشاطنا البدني والعقلي، وأكثر من ذلك، وتحديد أي وقت من اليوم نحن الأكثر إبداعا عندما وتميل إلى الأفكار الإيجابية والسلبية.
يشير الوردي لدراسةنهاري والموسمية المزاج فاري مع العمل، النوم وDaylength عبر الثقافات المتنوعة سكوت غلدر ومايكل ميسي، الذي حلل مزاج الناس على رسائل تويتر. ووجد الباحثون أن المستخدم عادة مواقف malopozitivny على وجه التحديد في فترات الركود الإنتاجية.
بالنسبة لمعظم الناس، وهذا الانخفاض يأتي في منتصف النهار، مباشرة بعد تناول طعام الغداء. ووفقا لغلدر وليس من المرجح أن في هذا الوقت سيكون لديك مزاج جيد ميسي. أن هذا يمكن أن تساعدك على تجنب الثقة المفرطة والتفاؤل، وفي النهاية - إلى خطة أكثر فعالية.
وهكذا، فإن جوهر الأسلوب الأخير - لتقييم المشكلة، بينما في انخفاض الإنتاجية. فهو يقع في حوالي ست ساعات بعد الاستيقاظ. ولكن يمكنك فقط الانتظار حتى الشعور بما يكفي من تشتت والتعب.
نتائج الشيك الذي كنت أقرب إلى الواقع، والتخطيط وقتهم في هذا الطريق.
جدا فهم أخطاء التخطيط سوف تساعدك على تقييم المشكلة بشكل صحيح. ربما كنت لا تحصل على السيطرة على ميلها إلى المبالغة في تقدير قدراتهم الخاصة. ولكن إذا كنت على بينة من تأثير الإفراط في التفاؤل، ومحاولة الحد من هذا التأثير، وسوف تصبح أفضل بكثير إدارة وقتك.
Layfhaker قد يتقاضى عمولة عن شراء البضائع المعروضة في المنشور.
انظر أيضا🧐
- كيفية تنظيم يومك: طرق العباقرة الإنتاجية
- كيف لا لتعطيل خطط والمواعيد النهائية لقاء
- نظام تخطيط بسيط بالنسبة لأولئك الذين تعبوا من إدارة الوقت والأهداف ولتأليف لائحة
- لماذا هو السيطرة على الوقت لا يعمل