طريقة الوارد صفر - أفضل طريقة للتعامل مع الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة

كومة من رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة، معلقة باستمرار في المجلد "علبة الوارد"، سوف يسبب الذعر في أي شخص. إذا كان لديك الكثير من شركاء الأعمال والزملاء الذين كنت التفاعل على المراسلات، تحتاج فقط للحفاظ على صندوق البريد الخاص بك نظيفة ومرتبة.

الرئيس التنفيذي لشركة JotForm Aytekin تانك العروض طريقة مثيرة للاهتمام لتنظيم البريد الإلكتروني بعنوان البريد الوارد صفر. كما يوحي الاسم، فإن هذه الطريقة لمجرد الحفاظ مجلد "علبة الوارد" فارغ.

عموما، لم دبابات لم يخترع شيئا جديدا. البريد الوارد صفر منذ فترة طويلة أنشأت الكاتب والمدون ميرلين مان، وهي طريقة مجربة ومعروفة. ما يقرب من أسلوب العمل مع وثائق تصف أكثر ديفيد ألين في كتابه "كيف الشؤون من أجل». دبابات فقط تكييفه مع واجهة ويب Gmail.

يسرد خزان مزايا علبة صفر الأسلوب:

• أنك لن تفوت رسالة مهمة، إذا المجلد الخاص بك هو "صندوق الوارد" فارغ.
instagram viewer
• أنك لن تجعل من المتلقي أن تنتظر طويلا، لأن قريبا سوف تكون قادرة على الرد على رسائلهم.
• وفي صندوق البريد الخاص بك لا تتراكم مئات أو آلاف من رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة.
• عليك توفير المزيد من الوقت على المهام الهامة حقا ولن قضاء ساعات تعبث مع البريد الإلكتروني.

أنا أعرف الكثير من الناس الذين نعتز به جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك دون حذف أي. ونتيجة لعلبة البريد الخاصة بهم يبدأ تبدو وكأنها تغذية التغريد. هذا غير مريح. وسوف تحصل دائما خسر في الرسائل.

Aytekin تانك

لنفترض أنك تستخدم Gmail - على الرغم من أن هذا الأسلوب يمكن أن تتكيف مع أي مزود (هوتميل، «ياندكس»، ياهو) أو عميل البريد الإلكتروني (توقعات، طائر الرعد أو برمجية). نلقي نظرة الودائع الرسائل غير المقروءة والمضي قدما.

1. تنظيف البريد الوارد الخاص بك

وهكذا، وذلك باعتماد طريقة الوارد صفر، يجب عليك أن تتصرف بشكل حاسم. فتح "علبة الوارد"، حدد كافة المتراكمة هناك رسائل البريد الإلكتروني وأرشفة كل منهم في وقت واحد. بعض سوف يبدو الجنون موجود، ولكن توصي دبابات لفعل ذلك.

عليك أن تبدأ مع علبة بريد فارغ. هذا الدليل لا تساعدك، إذا كان في "صندوق الوارد" تراكمت عشرات الآلاف من الحروف. لذا قم بعمل نسخة احتياطية من كل شيء، والبدء من نقطة الصفر.

Aytekin تانك

2. علاج الرسائل الخاصة بك حسب الترتيب الزمني

لتطوير هذه العادة المفيدة، وسوف تحتاج إلى انضباط معين. عند معالجة رسائل البريد الإلكتروني، وتبدأ مع الرسالة الأقدم والانتقال إلى الطازجة. وبالتالي سوف حفظ الترتيب الزمني وليس الحصول على الخلط.

وعملية الكتابة تساعدك على وظيفتين في Gmail:

تمكين "لصناعة السيارات في وقت مبكر". للقيام بذلك، انتقل إلى "إعدادات» → «عامة"، انتقل إلى "صناعة السيارات في التقدم" وتفعيلها. الآن، عند الرد أو سوف رسائل Gmail النسخ الاحتياطي لن يعود لك قائمة الرسائل الواردة، ويعرض الرسالة التالية. وبالتالي سوف تكون قادرة على التعامل مع الرسائل واحدة تلو الأخرى في ترتيب ورودها، بغض النظر عن الانحرافات.

ثم تشغيل "إرسال وأرشفة" زر إذا لم تكن قيد التشغيل. افتح "إعدادات» → «عام» والعثور على خيار "عرض" إرسال وأرشفة "في جواب". وبالتالي سوف توفيرا للوقت. بعد كل شيء، إذا استجابت بالفعل لهذه الرسالة، لا يوجد أي معنى لإبقائه في "صندوق الوارد"، أليس كذلك؟ انقر على زر إرسال، ويتم نقل الرسائل آليا إلى الأرشيف.

وشيء آخر مهم:

لا تستخدم البريد الإلكتروني والدردشة. لا يوجد شيء أسوأ من أن إنتاج سلسلة طويلة جدا رد من الرسائل استشهد باستمرار. إذا كنت بحاجة إلى نقاش، رسول استخدام حظة، سلاك دردشة أو الاتصال عن طريق الهاتف. لا يناسب البريد الإلكتروني لهذا الغرض.

Aytekin تانك

3. أجاب - أرشيف

القاعدة الرئيسية هي طريقة الوارد صفر: مجلد "البريد الوارد" - وهذا ليس هو المكان الذي تريد تخزين البريد. جميع رسائل البريد الإلكتروني في صندوق البريد وسيتم معالجتها على الفور. قراءة واحدا تلو الآخر والإجابة على أي وأرشفة، إذا يتطلب رسالة رد، أو ببساطة أرشفة، إذا لم يكن مطلوبا من رسالة رد.

إذا لم تتمكن من الاستجابة فورا إلى أي بريد إلكتروني، هناك خياران:

• حفظه في التطبيق الخاص بك في تنظيم. هذا يمكن أن يكون إيفرنوت و OneNote، أو أي مدير المهمة. تعيين تاريخ أن البرنامج سوف أذكر لكم لكتابة الجواب في الوقت المناسب.
• إذا كنت تستطيع فقط كتابة الجواب، ولكن الهدف هو الحصول عليه بعد فترة من الوقت، استخدم تسليم مؤجل في Gmail. ونفس الشيء يمكن أن توقعات، طائر الرعد وعملاء آخرين.

4. فقط تفعل ذلك

كل من تعاليم عظيمة والأقوياء ديفيد ألين. إذا كان البريد الإلكتروني يتطلب العمل، وقد تستغرق العملية بضعة دقائق، فقط تفعل ذلك الآن. لا تقم بنسخ رسالة إلى تأليف لائحة. لا تترك في مجلد "الوارد".

إذا كنت بحاجة إلى إجراء عملية الدفع، فقط تفعل ذلك الآن. إذا كنت بحاجة إلى تقديم التغذية الراجعة للزميل ترسل على الفور. إذا أخذت القضية بضع دقائق، فإنه لا معنى لتأجيل.

Aytekin تانك

5. اختصارات لوحة المفاتيح استخدام

اختصارات الحد بشكل كبير من الوقت لمعالجة البريد الإلكتروني. معهم، لن تضطر لدفع مؤشر الماوس ذهابا وإيابا. توصي خزان لتذكر واستخدام هوتكي ثلاثة:

• مفتاح E يسمح لك بسرعة أرشفة الرسالة. قراءة، اضغط E، أرشفة. انها بسيطة.
• يستخدم الزر R بسرعة إرسال الرد. إذا كنت ترغب في الرد على رسالة، انقر فوقه، أدخل الإجابة، فإننا اضغط Enter.
• مفتاح F تلقى الأمام رسائل البريد الإلكتروني إلى المستلمين الآخرين.

لا أعتقد أن كنت بحاجة إلى أي مفاتيح التشغيل السريع الأخرى. في Gmail، وأنا استخدم اختصارات ثلاثة فقط. لكل شيء آخر، هناك على فأرة الحاسوب. ولكن مفاتيح الاختصار المدرجة تسمح لك لأداء بسرعة الإجراءات الثلاثة الأكثر شيوعا مع البريد الإلكتروني، بحيث أنها توفر قدرا كبيرا من الوقت.

Aytekin تانك

6. إعداد المرشحات

مرشحات البريد الإلكتروني - أداة قوية بشكل لا يصدق أن يفعل الكثير من العمل بالنسبة لك. ويكفي أن مجموعة منهم مرة واحدة، وأنها سوف توفر لك الكثير من الوقت.

إذا علبة الوارد تجد بانتظام إلكتروني غير مهم (لاحظ خدمات الإنترنت، التلقائي تم أرشفة البريدية، وهلم جرا)، ثم إما إلغاء الاشتراك منها، أو تعديل الفلاتر لمثل هذه الرسائل تلقائيا.

7. علبة فارغة - إغلاق الإلكتروني

عندما تحاول التركيز على العمل، لا يمكن أن يصرف باستمرار عن طريق البريد الإلكتروني. حتى عصا للقواعد، عندما المجلد "علبة الوارد" فارغة، على مقربة من جوجل التبويب أو البريد الإلكتروني العميل ونسيان البريد في الساعات القليلة القادمة. فقط أن تشارك في العمل.

إيقاف كافة الإخطارات لرسائل البريد الإلكتروني الواردة. إنهم تشتيت للغاية.

يمكنك إعادة فتح البريد في غضون بضع ساعات لمعالجة الرسائل المتراكمة هناك، ثم العودة إلى العمل. والغرض من هذا الأسلوب من علبة صفر - قوة نفسك أن لا يكون مشتتا من رسائل البريد الإلكتروني الواردة. لديك لإدارة صندوق البريد الخاص بك دون ذلك لك.

Aytekin تانك

إذا كنت قد جربت هذه التقنية الوارد صفر وعلى استعداد لأقول لكم ما حصل، أو تريد أن تشير إلى طريقة أفضل - الكتابة في التعليقات.

انظر أيضا

• 9 خدمات البريد الإلكتروني مؤقتة →
• كيفية مسح حساب Gmail الخاص بك من جميع زائدة →
• 7 ملحقات ل Gmail، والذي سيوفر لك الوقت →