كيفية استخدام نحو فعال في الحياة نظام GTD
إنتاجية / / December 23, 2019
الكسندر Tsyglin
صاحب المشروع "سيد الإنتاجية».
هذه المواد - استمرارا للمادة "كيفية تنظيف شؤون وكل شيء لإبقاء وتيرة: دليل كامل نظام GTD». الأول، هو قيمة للتعرف على ذلك، كما أوضح بالتفصيل العديد من المفاهيم المستخدمة.
هذه المقالة - خطوة خطوة الدليل على كيفية تطبيق GTD في الحياة. عند كتابة، وأنا استخدم الإرشادات التالية:
- التنوع. وصفت هنا هي الأفكار العالمية، واستخدامها لبناء واحدة لنفسك نظام GTD، والتي سوف تعمل مع بالضبط تلك الخدمات التي كان معتادا كان.
- البساطة. وينبغي أن يكون النظام سهل حدسي للاستخدام. على ادخال ومعالجة يجب قضاء الحد الأدنى من الوقت والطاقة، كما هو الحال في تخطيط الإجراءات التالية. عندها فقط النظام سيعمل على المدى الطويل، حتى بعد فترات طويلة، على سبيل المثال، إذا ذهبت بعيدا في إجازة لمدة شهر، ثم، عند العودة، سوف تكون قادرة على استعادة نهجها في إدارة الشؤون.
- الموثوقية. الشيء الأكثر أهمية - هو أن تكون واثقة في نظامها، وهي أن ننسى شيئا المخطط لها، لذلك ترى التذكير في الوقت المناسب.
- في تركيز مهم. يجب أن يساعد النظام الذي تركز على كيفية تفعلونه في هذه اللحظة، وفي تلك الحالات، التي تعتبر هامة على المدى الطويل.
- المتعة. يجب أن نظام إدارة القضايا والأهداف تجلب لك المتعة. على سبيل المثال، عندما ملقى على الأريكة بعد يوم عمل شاق مع الهاتف إلى جنب، ومحو من قائمة المهام المكتملة، والحصول منه متعة حقيقية. وخصوصا عندما فإنه يتم تقديم المزيد من نمو الإنتاجية من الجدول الزمني الخاص بك.
5 مراحل رئيسية نظام GTD
الخطوة 1. جمع المعلومات
لجمع تماما كل شيء، حتى أصغر، ثم أذهاننا ستكون واضحة، ونحن سوف يكون بمثابة منتج ممكن.
ومن ثم ليس من عمل القياسية القوائملأن معظم الناس في كثير من الأحيان التقاط فقط أهم الأشياء، ومئات من المشاكل التي ليست في غاية الأهمية، لا تأخذ بعين الاعتبار. ولكن هذا هو مثل مشكلة صغيرة، وتذكير نفسك بانتظام، واستخدام جزء كبير من موارد الدماغ وخلق تجارب الإضافية التي تؤدي إلى التعب والإجهاد.
أحد المبادئ الهامة للنظام GTD - هو تفريغ تماما من رئيس جميع المهام ووضعها في نظام موثوق من شأنها أن تساعد في الوقت المناسب للتفكير في الأمور الهامة.
لا تزال بحاجة إلى أن تأخذ في الاعتبار أن سلال لجمع البيانات الواردة يجب أن يكون مقدار الحد الأدنى. في مثالية - واحد. بعد ذلك سوف يكون من الأسهل في التعامل معها.
الخطوة 2. معالجة المعلومات
في هذه المرحلة، ونحن نقوم بمعالجة المعلومات التي لدينا في سلة "البريد الوارد".
هناك ثلاثة خيارات لكيفية يمكن أن نفعله في هذه المرحلة:
- بمناسبة مهمة باسم "العمل"، لافتا إلى الخطوة التالية من تنفيذه والموعد النهائي. لا يمكنك تحديد الموعد الأخيراذا لم يكن هناك فهم دقيق لموعد تنفيذ المهمة.
- نقل المعلومات في "دليل" إذا كان لا تحتاج إلى أي شيء، ولكنها يمكن أن تأتي في متناول اليدين في المستقبل.
- حذف المعلومات، وتحديد أنه هو "القمامة": ان هو أن تفعل مع أنها لا تحتاج إلى أي شيء وأنها لم تأتي في متناول اليدين في المستقبل.
الخطوة 3. منظمة العمل
جميع الإجراءات التي تتم من خلال قمع التالية.
تصفية 1 - "لقطة"
اسأل نفسك، هل أنا حقا لتنفيذ هذا الإجراء؟ عندما تكون في شك، وحذف.
مرشح 2 - "الوفد"
اسأل نفسك إذا كنت بحاجة إلى القيام به، ثم انها حقا لأداء شخصيا أنا؟ إذا لم يكن كذلك، تفويض المسؤولية ونقطة، والنتيجة النهائية، ومراحل وسيطة لإدارة (النقاط الرئيسية) والموعد النهائي.
إذا كان الإجراء ينبغي أن تؤدي أنها تنتقل إلى تصفية المقبل.
تصفية 3 - "إجراء"
اسأل نفسك، وهذا العمل يستغرق أكثر 2-5 دقائق؟ إن لم يكن، القيام به الآن والافراج عن الرأس. إذا كان الأمر كذلك، وانخفاض في.
قد تكون الإجراءات في نظام الأنواع التالية.
"الخطوات التالية" - المهام البسيطة، والتي تتكون من عمل واحد (الدعوة، والكتابة، الذهاب، وهلم جرا). على سبيل المثال، فإن عمل "التغيير على إطارات عجلات الشتاء" تتكون من الخطوات البسيطة التالية: دعوة وجعل ورشة عمل الجدول الزمني في التقويم الخاص بك إلى محرك في الوقت المناسب إصلاح السيارات.
هذه الأعمال هي مناسبة لجمع قوائم مكان وظرف (قوائم السياق). قد يكون من قائمة "شوب"، حيث تقوم بإدخال كل ما كنت بحاجة لشراء عندما كنت في متجر، أو قائمة "الكرسي"، والذي قمت بإضافة المواعيد والمهام التي يمكن القيام بها في المساء بعد العمل في المفضلة لديه كرسي. أو قائمة "الشيف الأسئلة" حيث كنت أكتب كل الأسئلة التي كنت تواجه ل رئيسثم لحلها في كل مرة.
كل هذه الإجراءات، وعادة ما إصلاح أو "مفكرة"(الاجتماعات والأحداث) أو Todoist - خدمة سحابة، حيث أنها مريحة لتنظيم المهمة.
السعر: مجانا
السعر: مجانا
السعر: مجانا
السعر: مجانا
"المشاريع" - المهام لتنفيذ التي تتطلب أكثر من خطوة واحدة. للمشروع انتقلت من نقطة ميتة، لا بد من وصف الخطوات الأولى لتنفيذ ذلك، وترك تذكير عن ذلك في نظام موثوق به. ونتيجة لذلك، يتحول المشروع إلى سلسلة من الخطوات البسيطة، كل منها يمكن أن يتم في الدقائق الخمس المقبلة والحصول على نتيجة لذلك.
المكان المشاريع I على البطاقات Trello. البطاقة وعاء مثالي للمشاريع، حيث يمكنك وضع:
- وصف والغرض من المشروع؛
- وصلات إلى وثائق أخرى على المشروع.
- أسماء المسؤولين عنها؛
- الموعد النهائي؛
- تحقق القوائم مع الخطوات التالية:
- تعليقات على المشروع؛
- الملفات الضرورية، وهلم جرا.
السعر: مجانا
السعر: مجانا
"العمل المؤجلة". إذا لم نتمكن من التخطيط للخطوات المقبلة من دون مزيد من الأحداث أو المعلومات (على سبيل المثال، سوف انتظر حتى الهاتف بإرسال مراكز خدمة المألوفة، حيث يمكنك مثمر استبدال الإطارات)، مثل هذا العمل وسنكون دخلت في قائمة "المؤجلة". اختياريا، يمكنك وضع تذكير بأن كنت بحاجة الى شيء للسيطرة.
هذه القوائم من الحالات يمكن أن تنظم في سياق القائمة. على سبيل المثال، تقديم قائمة من المهام التي أوكلت إلى مساعديه.
قائمة "يوما ما" أنه يحتوي على الأعمال التي لا تتطلب خطوات فعالة الآن، ولكن نود أن ينجز في المستقبل.
ويمكن أن يكون:
- الكتب، والدورات التدريبية الفيديو التي ترغب في شراء.
- مهارات مفيدة لمن أراد أن يتعلم.
- يضع أريد أن زيارة.
- الأشياء التي أريد شراء.
يجب أن ننظر بشكل دوري في هذه القائمة، مع السجلات وتحويلها إلى أهداف لتحقيق التي سوف تعمل.
الخطوة 4. الاستعراض المنتظم
لنظام العمل، يجب مراجعة بانتظام المهام والمشاريع الرئيسية لإزالة تلك التي لم تعد مناسبة، ونوع جديد حسب الأولوية وإرسالها إلى هذا المنصب.
لأجري الاستعراض مثل هذا على أساس منتظم، اتبع هذه النصائح:
- يترك لمدة 30-60 دقيقة في الجدول الزمني للاستعراض (في البداية مرة واحدة في الأسبوع ستكون كافية).
- تقديم قائمة أو خطة هذا الاستعراض، الذي حدد التسلسل، أن وراء ما يجري. وينبغي لهذه الخطة لن يكون من الصعب جدا، وينبغي أن المراجعة لن يأخذك طويلة جدا، وإلا سوف ببساطة لا تفعل ذلك بانتظام.
أدناه - مثال على قائمة المراجعة التي أجريتها مع نظرة أسبوعية. أنا فعلت هذا في شكل الدوائر أسرة مع تسلسل العمل، والخدمات التي يظهر / وثائق، وهو ما تنظر. يمكنك وضعه في القائمة المعتادة أو رسم من يد الدائرة التي كنت مرتاحا.
طباعة أربعة من هذه قائمة مراجعة لمدة شهر. خلال استعراض الأسبوعي لأخذ واحد منهم في ذراعيه وحمل شطب من القائمة. وستكون هذه العملية بسيطة دافعا لك على الاستمرار في إجراء مثل هذه الاستعراضات.
خطوة 5 الإجراءات
عندما يتم وضع خطة لمدة اسبوع، لا يزال هناك الكثير للعمل. عدم السماح احد من الأخطاء مبتدئين الرئيسي للعمل على نظام GTD عند الكثير من الوقت الذي يقضيه في تنظيم المهام بدلا من التطبيق الفعلي.
وفيما يلي بعض النصائح لجعل العمل أكثر فعالية.
- خطط لهذا اليوم على أساس خطة للأسبوع. تقسيم اليوم إلى كتل، واختيار 2-3 وحدة لأداء الأشياء الهامة واثنين من القطع المخصصة لمهام أخرى. وحدات المدة - في المتوسط دقائق 60-120. يتم إدراج كتلة بين وقت الفراغ لحالات الطوارئ.
- العمل على النظام بومودورولهذا يمكنك وضعه في الفرن. جوهرها هو بسيط: في كل 25-30 دقيقة من العملية، أخذ قسط من الراحة لمدة خمس دقائق، وبعد وحدة الأعمال الثالثة - فترة انقطاع طويلة (15-30 دقيقة). المجموع هناك ثلاث كتل من 30 دقيقة مع فواصل خمس دقائق، تليها فترة انقطاع طويلة عن 15-30 دقيقة. خلال النهار يمكنك قضاء 2-4 مثل هذه الدورات، وهذا يتوقف على عدد المرات التي يتم تشتيت.
- أثناء الشؤون الهامة وحدات في محاولة لتجنب يصرف من قبل أشخاص آخرين وغيرها من الأصوات (يمكنك تضمين سماعات الرأس الخاصة الموسيقى للتركيز).
- تحديد متى مستويات الطاقة الخاصة بك كحد أقصى (على سبيل المثال، 7-9 صباحا)، وفي هذا الوقت لأداء أهم الأشياء التي تجلب لك أقرب إلى أهداف شخصية.
- لا نخطط الكثير من الأشياء الهامة التي يجب القيام به لهذا اليوم: يكفي 1-3. ومن المهم أنه في نهاية اليوم، وتبحث في الأمور شطب في خطتك، كنت سعيدا وجعلت خطة واقعية ليوم غد.
انظر أيضا⏳
- "الكمالية - السم". 8 رؤى حول الفعالية الشخصية واستراتيجيات النجاح
- كما مكنسة ومثلث سيساعد كل لمواكبة
- إنتاجية تعتمد على أسلوب التفكير: تحديد الخاصة بك
- نظام تخطيط بسيط بالنسبة لأولئك الذين تعبوا من إدارة الوقت والأهداف ولتأليف لائحة
- 4 طرق لتنظيم تأليف لائحة للعمل أكثر كفاءة