كيف لوقف تدفق المهام الواردة وفرض النظام في الشؤون
إنتاجية / / December 23, 2019
وقبل أيام قليلة، مع أحد معارفه، والحديث عن هذا الموضوع من أعباء الإدارة. سأل السؤال - "كل يوم وصلتني مهام أكثر مما أستطيع تحقيقه. عدد المعلقة مهام جميع الزيادات ويزيد ويزيد من الفوضى. كيف لوقف ذلك؟ "والسؤال هو ذات الصلة للكثيرين. العديد معتادا على الشعور بالعجز التي يعاني منها الناس في ظل هجمة من المهام الواردة والمتزايدة، تأليف لائحة. هنا 5 خطوات للخروج من الفوضى.
№1 مجلس - فقط توقف ...
1. أو بالأحرى... وقف تيار واردة. من أجل فهم آلية العمل، فمن الضروري البدء في التوقف. أنت لن تكون قادرة على حل المشكلة طالما أنها لا تزال تأتي إليك سيل. حتى وقف التدفق. لا نقبل المهام الجديدة وأخذ قسط من الراحة. وهذا التوقف لا تسمح لك لتفكيك بسهولة القائمة الحالية ولكن أيضا للتركيز فقط على هذا. بشكل عام، قاعة المجلس 1 - جمع كل المهام في قائمة واحدة، ولا تأخذ أشياء جديدة ولكن ليس وضعه على القائمة. ملاحظة - القيام قائمة هي "الصحيحة" عندما تعلم كل ما عليك القيام به هو يشعر بعض السيطرة ويسر مع أنفسهم. النقطة الأخيرة هي الأكثر أهمية. هذه ليست مزحة. تحتاج إلى استعادة الشعور بالرضا.
وفهم - العالم لن ينهار وسوف تقوم الشركة لن تنهار إذا انسحب لبضعة أيام.
2. تكاليف معدل الوقت. والشيء التالي القيام به هو تقدير كم من الوقت سيستغرق لكل مهمة. ليست هناك حاجة دقة عالية من التقييم. التصويت "بالعين". الشيء الرئيسي الذي يمكن أن نفهم - كم من الوقت ينبغي أن ينفق لاستكمال جميع المهام في القائمة. قد يحدث أنه وفقا للتقديرات الأولية، القائمة بالكامل، وسوف تحتاج 2 أشهر من صافي وقت العمل. إذا لم يتم توزيع هذه المهام في الوقت المناسب، بحيث يمكنك حقا أن الوفاء لهم، ثم القائمة هي سخيفة وتتطلب التحسين.
3. قائمة الأمثل. ليست مسألة بسيطة. لسبب واحد - لتحسين أنه في حاجة إلى تقييم جدي وحاسم لقضاياهم.
- تعطي للآخرين كل ما يمكن القيام به دون لكم. وهناك شكوك؟ هل تعتقد أنك يمكن أن تفعل ذلك أفضل؟ لا تزال تعطي ووضع تذكير على السيطرة.
- مجموعة المهام الخاصة بك. تأخذ من الوقت لمعالجة البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية. تفعل أشياء مماثلة في صف واحد. وهذا يوفر الوقت.
- وضع كل ما يمكن القيام به في وقت لاحق. الأشياء حتى يرتبط مع العملاء يمكن نقلها. ببساطة ترتيب ذلك. الاتصالات تعيين مع العملاء على نحو أكثر توازنا. مواعيد تغيير حيث يمكن القيام بذلك. غرفة نفسك حرة في المناورة.
- إزالة كل ما فقدت أهميتها. بلا رحمة قتل المهام، ومدى ملاءمة وهو أمر مشكوك فيه.
4. أداء المهام من أجل. فرز قائمة المهام من الأصغر إلى الأكبر. وهذا يعني انه في البداية يذهب أقصر وقت العمل. جعل جميع الأشياء التي تحتاج إلى أقل من 30 - 40 دقيقة. هل لهم في الخلافة حتى النهاية. نسيان كل شيء آخر. عندما تكون المشكلة المدى القصير، okinte عرض القائمة. بالتأكيد أنه أصبح أكثر واقعية ويمكن العمل معها. ربما يمكنك حتى استئناف تدفق المهام. في أي حال، تخطط كل ما تبقى من المهام بحيث يتم ما يقرب من 100٪ احتمال منهم كنتم قادرة على أداء كما كان مقررا. وحتى خلق نفسك احتياطي من الوقت ل15-20٪ من الوقت اللازم لحل المشكلة. الذي لم تكتمل أفضل من طبعة جديدة.
5. قل "لا" التخطيط الجاد. في أي حال لا تقصر الوقت والموعد النهائي لهذه المهمة. الآن التخطيط جامدة هو عدوك. التخطيط الصارم على نحو فعال في وضع السيطرة مستقرة نسبيا. الآن كل شيء هش جدا. حتى تعطي نفسك الوقت ونسبة الحريات. لا تدفع الدماغ إلى الإطار. خلاف ذلك، كنت أعود إلى حيث كنت بدأت. لك حاجة تهدئة، ويقاس على أداء المهمة من القائمة في الوقت المناسب. مرة أخرى - في النظام. لا تعامل مع هذه المهمة حتى الانتهاء من سابقتها. مهمة واحدة في وقت واحد.
الأهم من ذلك - فهم وقبول حقيقة أن كنت لا تستطيع التوقف والحصول على بلدي لترتيب امورها.
وقد ثبت خمسة من الخطوات المذكورة أعلاه فعالة في الممارسة العملية. فهي فعالة من أجل "الحرائق إطفاء" و "نبش الأنقاض"، ولكن احتياجات العمل التي يتم بناؤها حتى لا تنشأ أن مثل هذه الحالات. هل تعتقد أن عليك القيام به أن لا تؤدي إلى أقصى الحدود؟