كيفية إنشاء نظام إدارة المهام المثالي
إنتاجية / / December 23, 2019
مخصص لجميع الذين هم متحمسون الحياة، ولديه خطة طموحة، ومصالح واسعة لعدد كبير من المهام اليومية.
في وقت واحد موضوع إدارة المهام فتنت لي مع رأسه. بدأت جمع تقنيات ونصائح. كل أخذت شيء أن يعمل حصرا بالنسبة لي. حاولت وضعها موضع التنفيذ هو قطع كل الفائض قبالة. وكانت النتيجة أن النظام أريد الآن أن الوقت الحاضر للمراجعة. ولكن تذكر - النظام فقط المثالي، فإنه يمكن أن يكون إلا واحد هو ملاءمة لك.
- وينبغي أن يكون أمرا سهلا.
- وينبغي أن لا تأخذ الكثير من الوقت للعمل معها.
- لا نتدخل، وتحسين المساعدة في التخطيط، سواء في اليوم والسنة. يجب أن نكون متحدين مهام التخطيط والإدارة الجارية.
- ينبغي أن تساعد التذكير، وتكون دائما في متناول يدك، ويتيح لك تدوين الملاحظات.
- وينبغي أن تشمل جميع مجالات حياتي.
- وينبغي أن تساعد على "نظرة حول" كل التحديات الحالية والمستقبلية. في هذا الهيكل يجب أن أضع نفسي.
- بسبب هذا النظام، يجب أن تعرف بالضبط ماذا ومتى أقوم به، ويجب أن يكون نظام ما يكفي من المرونة.
ويتكون نظام إدارة المهام من 3 عناصر رئيسية هي: مجموعة مهمة هيكل (مجلدات، المجلد شجرة، السياق)، وقواعد إدارة المهام والأدوات التي تساعد كل هذا.
أستطيع القول - لقد حاولت كل شيء في موضوع البرنامج. على ويندوز بالضبط كل من الزعيم العمل وPIM الأساسية، إلى غير معروفة، مثل كرونوس. على ماك كل لديها القدرة على مزامنة بين الأجهزة. بقايا الجافة - 1 برنامج. ودعا
حياتي المنظمة. المطورين الزملاء وumnichki. وهناك برنامج لفترة طويلة، وكل إصدار جديد يرضي أكثر. بالنسبة لي ميزة كبيرة في هذا البرنامج هو القدرة على تكوين نظام لتناسب احتياجاتك تماما. في هذه الحالة، لا شيء معقد حول هذا الموضوع. وبعبارة أخرى، هذه المنصة يسمح لك بإنشاء أي مشاكل في الهيكل، وأن تلتزم بأي قواعد الإدارة. حسنا، بالطبع متزامنا مع جميع الأجهزة وعبر منصة. من المؤسف الوحيد هو لم إصدار لنظام التشغيل Mac (دائرة الرقابة الداخلية هو). مقدمة أكثر تفصيلا ل حياتي المنظمة أترك لكم. من نفسي يوصي فقط.أيضا، وأنا استخدم إيفرنوت لتخزين الملاحظات والمواد السائبة. مدير العقل للتخطيط. التقويم - من مواليد من ماك. مايكروسوفت بروجكت - لتخطيط وإدارة المشاريع الكبيرة، ومعظمهم للعمل.
في العديد من التقنيات، مثل GTD ورشيق النتائج، عرضا لمهام انقسام في مجلدات وفقا لمجالات الحياة. أعجبتني الفكرة، ولكن لنفسي قررت أن أنا لن يكون أكثر من 5 مجلدات المستوى الأعلى في مجلد الوقت للملاحظات + + علبة الوارد. قبل، كنت فقط 2 مجلد - العمل والقطاع الخاص.
بلدي الحالي هيكل المستوى الأعلى:
- البريد الوارد.
- عمل
- تنمية
- منزل
- الرجل الحديدي
- الموقع
في رأيي، أصبح معظم مقدمة بارعة من GTD المجلد Inbox والحكم - لا تبقي المهمة في الاعتبار. بدأت تتبع هذه القاعدة بدقة. المهام، حتى ولو كانت صغيرة، والأفكار والملاحظات ومجرد التفكير التي قد تأتي في متناول اليدين - يتم تسجيل كل شيء. في البداية، عن الحصول على صندوق البريد الوارد. في نهاية اليوم الذي يمكن أن تجعل من الانسداد وتوزيع كافة المجلدات.
مجلد "العمل"، "التنمية" و "البيت" وجدت في هيكل من الزمن. أيضا، بحد أقصى 2 والمخصصة لتلك المناطق أو المشاريع التي تشغل أكثر من مرة أو لها قيمة عالية في الوقت الراهن. حتى الآن، هذا هو المجلد المرتبطة استعدادا لالرجل الحديدي ومجلد المشروع من موقع الويب الخاص بي. البريد الوارد لا أعتقد في الخمسة الاوائل.
في الواقع، لا يوجد مجلد آخر. ودعا «الاشياء العادية». يحتوي هذا المجلد على كافة المهام العادية. وهناك كل الأشياء التي تحتاج إلى أن يتم يومية وأسبوعية وشهرية. وتشمل هذه الحالات: تحليل مجلدات البريد الوارد، عرض المجلد يوما ما، وتحديد الأهداف للفترة و إلخ في ذلك الوقت، ساعدت المنظمة من المهام العادية في مجلد منفصل لي تعتاد على الجديد النظام. هذا هو أداة جيدة لتنظيم نفسها وتطوير عادات العمل مع النظام. فقط لا تنسى أن تضع تذكير للمهام. كخيار - لجعل مشكلة من هذا النوع في التقويم.
وتقع جميع المشاريع وغيرها من المهام في المجلد الجذر.
انها بسيطة واضحة من دون تفسير.
في الهيكل كله من الشيء الرئيسي - البساطة. يجب أن يكون هناك عدد كبير من المجلدات والمجلدات الفرعية. لا أكثر من 3 مستويات. خلاف ذلك، يصبح النظام مرهقة لا داعي له، وبالتالي يتوقف عن أداء وظيفتها الرئيسية - لمساعدة في العمل. وبالإضافة إلى ذلك، بنية ضخمة من السهل العمل مع الأجهزة المحمولة للغاية.
سياقات هي شيء مريحة للغاية. في الأساس، تدل القرينة على إشارة معينة أو الشرط الذي يتم تنفيذ هذه المهمة. مهمة يمكن أن يكون سياقات متعددة. وكذلك بنية المجلد، ومن المهم هنا هو البساطة. تجنب سياقات متداخلة. استخدام وتستخدم هذه السياقات في كثير من الأحيان حقا ولديك عدد كبير من المهام.
- يتم إدخال جميع المهام في النظام في وقت حدوثها. لم رأسه لا تبقي. دخول المهام فقط إلى مجلد علبة الوارد.
- صياغة المشكلة، في مرحلة الدخول، يجب أن يكون لا لبس فيه. إذا كان اسم لا يكفي، تحتاج إلى شرح - ما قصدته. وهذا أمر ضروري، لذلك كنت لا تذكر ما يجب أن أفعل في هذه المشكلة، على سبيل المثال، "إيغور، التقرير".
- يتم تحليل مجلد البريد الوارد مرة واحدة في اليوم. أفعل في وقت متأخر من الليل.
- إلى التحدي قد تم نقله من مجلد علبة الوارد، ينبغي أن يكون:
تأكد من:
- العنوان واضح
- تحديد المهلة الزمنية التقريبية.
- وقت بدء مهمة - عندما تظهر مهمة في بلدي قائمة.
إذا لزم الأمر:
- ملاحظات وتفسيرات.
- المهام الفرعية لتنفيذ الإجراء.
- الموعد النهائي.
- السياق.
- إذا كانت المشكلة هي الهدف - لتعيين كهدف.
- تاريخ ووقت الموعد.
- الاعتماد على غيرها من المهام.
- أنا لا تستخدم مصفوفة أيزنهاور "من المهم - على وجه السرعة." إذا هو مكتوب مهمة أعني المهم. إذا كانت حالة الطوارئ - I أو مباشرة الشروع في تنفيذها والمتنازل وقت معين.
- وكقاعدة عامة، وأنا لا تقتصر على وقت المشكلة. أنا مشيرا إلى كم من الوقت سيستغرق، إلا أن تقدير الوقت للتخطيط. ولكن ليس بشكل صارم. إذا تم تعريف الوقت بشكل واضح، ما هي الا إذا أريد لتذكير نفسك من جمود مشكلة الحدود أو مدة المهام المرتبطة بالموارد الأخرى - على سبيل المثال، لقاء هو لفترة محدودة.
- مشاكل مع مدة معينة والوقت وضعها في التقويم.
- المادة 3. واحدة من أكثر قواعد قيمة رشيق تقنيات النتائج. يتم اختيار 3 أهداف رئيسية كل شهر. عن كل أسبوع نفس 3 أهداف. وينبغي أن تؤدي الأهداف الأسبوعية لتنفيذ الأهداف الشهرية. كل يوم هناك 3 أهداف رئيسية. وتتوافق هذه الأهداف مع الأهداف الأسبوعية وتؤدي إلى تنفيذها. كل المهام الأخرى في ذلك اليوم - هي الثانوية.
- مرة أخرى. كل يوم 3 أهداف رئيسية.
- أولا أداء المهام الصغيرة. وهذا مخالف تماما لمبادئ إدارة المشاريع، لكنه يعمل تماما بالنسبة لي. في هذه الحالة، والرأس هو خال من مهمة صغيرة عندما الكبرى.
- المهام لليوم يحددها مساء، في اليوم التالي.
- يتم تحديد المهام لمدة أسبوع يوم الاحد.
- يتم تحديد التحديات لشهر بواسطة الرقم الثاني.
- مراجعة وتحليل الأداء ولا يتم تنفيذها مرة واحدة في الأسبوع يوم الجمعة.
- مجلد يوما ما ينظر يوم الأحد.
- وينظر إلى التحديات في سياق "تحكم" كل يوم.
- إذا تتطلب الرسالة تلقى ردا أو عمل من لي، ولكن في وقت لاحق كنت منصبه كرئيس مشكلة في MLO.
- إذا كانت الرسالة التي بعث بها لي يتطلب ردا من المتلقي، وضعت نسخة من عنوان MLO. وهكذا، يحصل على الرسالة أيضا إلى النظام ويتلقى السياق "السيطرة".
- في صباح يوم الاستعراض المقبل من اليوم.
ربما كان هذا كل شيء. نظام بسيط. قواعد بسيطة. كيف يمكن تنظيم المهام الخاصة بك؟
عرض: شترستوك