"0 خارج" - وهو نظام واضح للحفاظ على الصفر البريد الوارد

البريد الإلكتروني لكثير لا تزال لا أداة عمل بديلة والمعاناة اليومية. شخص سبع رسائل واردة، وانه الآن تفكيك عليها بسرعة. شخص ما لديه 46 عضوا، لكنها أيضا razgrebot في اليوم الواحد، لأنها تستخدم. لكل شخص هناك حد معين من رسائل البريد الإلكتروني الواردة يوميا، والتي ما يستطيع التعامل دون تأخير تجهيز في اليوم التالي، وتبعا لذلك، دون أن تسبب انسداد في الإلكترونية مربع. يمكنك استدعاء عتبة "طبيعية".

إذا كانت الرسائل أكثر من شخص يمكن التعامل معها، كنت بحاجة إلى تغيير نهجكم إلى البريد الإلكتروني لإدارة. سيؤدي هذا إلى زيادة عتبة إلى القيمة المطلوبة في حالة معينة. وينبغي أن يكون قادرا على معالجة 100 رسالة في اليوم؟ حتى تتمكن من و 100، ومجرد استخدام البريد إلى الأسلوب الصحيح. ماذا؟ الذين سوف اقول.

يتم تضمين إشارة فقط أن الشخص تتواءم مع البريد الإلكتروني في النهاية صفر اليوم. المبادئ الأساسية للخير تجهيز واردة - أن يكون مفهوما أن للحرف أمامك. أولا كنت بحاجة لمعرفة كيفية تصنيف بدقة الحروف ومعرفة ما يجب القيام به مع كل نوع.

ويمكن تقسيم كل الرسائل الواردة إلى سبع فئات:

1. لا حاجة إلى إجابة، وليس بالضرورة قراءة. الطريقة هاتين الرسالتين: أرشيف أو حذف. إذا كنت تحصل على النشرة العادية، التي لم أقرأ، ثم لا لنفسك صالح - تحقيق هدفك. عمل واحد في مقابل التخلص من عشرات من مثل هذه الرسائل في المستقبل. نريد أن نتعلم كيفية التعامل مع تدفق رسائل البريد الإلكتروني يوميا؟ مع أقل أسهل للتعامل مع التدفق. لا تخافوا لملكة جمال شيء مهم. حقا يحصل المعلومات اللازمة لك بطريقة أخرى، وللملوثات العضوية الثابتة في أمامك لا يزال مرة واحدة على الأقل.
   instagram viewer
2. مع المرفقات. يمكن أن يكون هذا الإخطار الحاجة لدفع ثمن شيء أو معلومات عن العمل الحالي أو في المستقبل. لهذه الرسائل هي مفيدة لإنشاء مجلد منفصل، ولكن دون التعصب. هو عدد كبير جدا من المجلدات؟ تبسيط. من أجل العثور على شيء الحق في ذلك الحين، وأنا لست بحاجة إلى ألف المجلدات، والقدرة على استخدام البحث يتميز الارسال.
3. الإجابة اختياري. ويبدو أن الإجابة ليست إلزامية، ولكن من باب المجاملة مفيدة في بعض الأحيان. ثم المضي قدما فقط على الوضع.
4. مع المهلة الزمنية للمراجعة. ومن المثير للاهتمام أن تقرأ، ولكن ليس بالضرورة. حاول أن تتصل هذه والفئة السابقة كما العديد من الرسائل ممكن. هذا هو مفتاح العمل الفعال مع البريد الإلكتروني.
5. يجب أن تكون الإجابة اليوم. كل شيء بسيط: اتخاذ مسؤولة والآن، إذا كان هناك شيء عاجل حقا، أو في نهاية يوم العمل.
6. يجب أن تكون الإجابة ولكن ليس اليوم. جمال البريد الإلكتروني أنها لم الدردشة أو الهاتف. لا أحد يتوقع، ويجب أن لا نتوقع استجابة سريعة عن طريق البريد الإلكتروني، إذا كنت لا نتحدث عن ذلك في رأس الرسالة. إذا كان يتم استدعاء الموعد النهائي لاستجابة يوم معين أو كنت تعرف نفسك وتعرف إلى متى عليك أن تعطي جوابا، ثم وضع هذه الرسائل في المجلد المناسب. على سبيل المثال، "الإجابة يوم الاثنين"، "رد يوم الثلاثاء"، وهلم جرا. الآن تجعل نفسك القائمة الاختيار، حيث يوجد بند "الإلكتروني عملية في الصباح، وتأجيل لهذا اليوم." لهذه الأغراض، كما أن هناك أدوات متخصصة ل: RightInbox في Gmail، FollowUpThen.com و FollowUp.cc.
7. بريد إلكتروني غير مفهوم. هناك رسائل التي يصعب أن ينسب إلى أي من الفئات. لا تقطعوا انعكاسات لترتيب مع هذه الرسائل تشير إلى واحدة من الفئات المذكورة أعلاه.

وبناء على هذا التصنيف، ونحن بحاجة № المجلدات لفئات 2 و 3 و 4 و 6.

قوانين معالجة فعالة من البريد الإلكتروني

• سماح لمدة 30 دقيقة في نهاية اليوم لجلب البريد الوارد إلى الصفر. وهو أكثر فعالية من محاولة للرد فورا على كل البريد الإلكتروني. الناس لا بمهام متعددة. أقل من الانحرافات والتبديل - أعلى كفاءة.
• ما يجب القيام به مع رسالة عاجلة؟ ضع لنفسك الفاصل الزمني الذي للتحقق من صناديق لهذا اليوم. على سبيل المثال، مرة واحدة في الساعة. تحقق مربع على توافر برسائل عاجلة وهامة، إن لم تكن متاحة، والعودة إلى العمل. تذكر ميزة البريد: ليس وسيلة للتفاعل حظة. ومن الممكن أن المشكلة، التي ورد ذكرها في واحدة من رسائل البريد الإلكتروني غير العاجلة، دون مشاركتكم ستقرره في نهاية اليوم، أو نهاية اليوم سوف تحصل على مزيد من المعلومات من شأنها أن تسمح لحل المشكلة بسرعة أكبر و كفاءة.
• في أي وقت، عندما لا تحقق من بريدك الالكتروني، والحفاظ على الارسال مغلقة. إيقاف الإخطارات. تخليص نفسك من عدد الهاء التأمل رسائل البريد الإلكتروني الواردة. الآن لديك وظيفة أخرى، والوقت للبريد لم يحن بعد. في لحظات الشك في صحة هذا النهج، وتذكر: أنت لست محطة للطاقة النووية، ولكن حتى لو كان، ثم ارتفاع درجة الحرارة من المفاعل كنت في أي حالة يتم الإبلاغ عن طريق البريد الإلكتروني.
• استخدام التزامهم في الوقت المناسب لإنهاء يوم عمل لتسريع معالجة البريد. وهذا هو السبب فمن المستحسن لتفكيك أسفل البريد الوارد إلى الصفر في نهاية اليوم. لديك 30 دقيقة، وكنت ترغب في وضع نهاية سريعة على كل شيء. في الواقع، كما تبين نوع من اللعبة، ولكن يمكنك وهادف معالجة البريد الإلكتروني geymifitsirovat.
• الاحتفاظ بها قصيرة وإلى هذه النقطة.
• كن إيجابيا ودية.يمكن أن رسائل البريد الإلكتروني بناء وتدمير العلاقات. بدلا من حل القضايا الناس المهم حقا محاولة بعض الأحيان للفة الخصم الأكثر حساسية ومخفية يسمى احمق، ويستند كل نص في هذا الشأن. لا يوجد شيء غريب في واقع الأمر، للتعبير عن إيجابية على بعث عبارة لطيفة صغيرة في هيئة البريد الإلكتروني. سوف الود الخاص يعود لكم، وسوف المراسلات يكون أكثر من ذلك بكثير مجدية وفعالة.
• تحتاج رسائل إلى أشعل النار في ترتيب عكسي. والطريقة الوحيدة. ويبدو أنه من المنطقي أن تبدأ مع رسائل البريد الإلكتروني القديمة، ولكن هذا هو هدفنا - صفر البريد الوارد، وهو ما يعني أنه قبل نهاية اليوم حتى نحصل على البريد الإلكتروني الأول جدا تلقيتها. إذا قمت بإجراء نفسك صالح والبدء في ترك الحرف الأخير تلقى اليوم للغد، فإن الإجراء كله يتوقف عن العمل. لماذا دراسة العمل المختص مع البريد الإلكتروني، إذا كنت لا تتبع القواعد الأساسية؟ مواصلة العمل كما كان من قبل، والمعاناة.
• فقط فتح خطابات اللازمة لأرشفة أو حذف بقية. نحن الاشتراكات إساءة الاستخدام جدا لأشياء غير ضرورية (الاشتراك Layfhaker، على العكس من ذلك، من الضروري جدا)، ونتيجة لذلك الحصول على المزيد من المعلومات مما يمكن قراءتها. كيفية التمييز بين الحروف المنشود؟ هناك واحد بسيط، ولكن حكم فعالة جدا: مفتوحة فقط تلك الرسائل التي وجهها إلى شخص معين بالنسبة لك شخصيا. الباقي - في واحدة من الفئات المذكورة أعلاه في بداية المقال على الوضع.
• إنشاء قوالب. غالبا ما تكون الإجابات على الرسالة قياسي جدا، وهذا هو، تكتب نفس الشيء. لاحظت أن كتابة هذه العبارة في كثير من الأحيان؟ جعل نموذج لسرعة النسخ واللصق أو إنشائه في خدمة البريد.
• إذا تم التعامل مع البريد، ولا يزال هناك متسع من الوقت، فأنت بحاجة إلى استخدامها بطريقة عقلانية. انتقل إلى رقم الفئة من الحروف 3 و 4 و 6 و الأشياء وضعت في النظام هناك.

هذا الدليل، الذي يقوم، كما قلت، هو النوع الصحيح، هو إضافة كبيرة لمزيد من النصائح العامة للعمل مع البريد من الرئيس التنفيذي لينكدين جيف وينر. لا تفوت 10 نصائح للتعامل مع البريد من ليو Babauta. في الواقع، هناك العديد من الطرق إضافية اخراج أقصى البريد الإلكتروني. محاولة تطبيق تقنيات لأنفسهم، وتحليل النتائج ولا تنسى أن تترك في التعليقات النصائح الخاصة بك لتحسين فعالية البريد الإلكتروني.