كيفية إدارة البريد الإلكتروني: 10 نصائح من الموظفين TED

TED زميل مايكل Makvoters شركة بلوق، يشارك 10 نصائح التي كان يحتفظ النظام في البريد.

من آخر ولكن محرري ومديري TED، للحديث عن أساليب النضال مع البريد طاقتها. وفقا لها، والشركة تتلقى مئات الرسائل الالكترونية كل يوم، ورسائل البريد الإلكتروني الواردة مضادة، قد تجاوزت بعض الموظفين لفترة طويلة من ألف.

مايكل Makvoters، UX-مهندس TED، والعروض 10 حلول لهذه المشكلة.

في المستقبل، سيكون لديك أي وقتا أكثر مما هو عليه الآن

لاحظت أن العديد من مايكل تأجيل العمل مع البريد الإلكتروني في وقت لاحق، لأنهم يعتقدون أنه سيكون لديهم المزيد من الوقت للقيام بذلك في وقت ما في المستقبل. لا يكون. معدل عملك ربما ستبقى في الأسبوع القادم والشهر والسنة. حتى أنك قد تكون سعيدة حول هذا الموضوع. ولكن على نفس القدر من الوقت سيكون لهذا المنصب. حتى بدء العمل به في الوقت الحالي.

حاول أن تبدأ مع سجلا نظيفا

هناك طريقتان للقيام بذلك:

1. يستغرق بعض الوقت وأن تشارك في تنظيف البريد في عدة مراحل. اعتمادا على عدد الرسائل لديك، تحتاج إلى المكالمات عشر لغاية بهم نظيفة. إذا أعطيت من الصعب، كسر العمل في عدة قطاعات لمدة 15 دقيقة.
2. الذهاب لكسر. تسليط الضوء على ثلاث أو أربع ساعات، وجعل من مجلد "البريد الوارد" المثل الأعلى للنظافة والنظام.

تخصيص بعض الوقت كل يوم

وفقا لمايكل، وهذا هو الجزء الاصعب من الخطة. لديك للعمل مع أوقات البريد الإلكتروني عدة كل يوم. وقال انه ينصح تكريس 15 دقيقة كل أربع ساعات والتعامل فقط مع مجلد البريد الوارد.

إذا كان الحرف ليس مهما جدا - إزالة

ومن المغري أن ترسل كل قليلا رسالة هامة إلى مجلد، للتعامل معها في وقت لاحق. ولكن إذا لم الرسالة تستحق الاهتمام الخاص بك الآن، حذفه.

إلغاء الاشتراك في البريدية كل لا لزوم لها

أنا غالبا ما يعاني من حقيقة أن مجرد إزالة الرسالة من رتيبا لي الرسائل. كما استقبل مايكل أكثر بشكل قاطع:

إذا لم يتم المهتمين ارسال فيكم، وليس فقط لإزالة الرسالة ولكن إلغاء الاشتراك من ذلك.

في الجزء السفلي من كل حرف هناك زر "إلغاء" أو إلغاء الاشتراك. استخدامها للغرض المقصود. وأكثر من ذلك، كلما كان ذلك أفضل. يمكنك أيضا استخدام خدمة Unroll.me، التي وصفناها هنا. وotpishet لكم من القوائم البريدية غير المرغوب فيها تلقائيا.

إذا كانت الرسالة لا تزال في مجلد "الوارد"، قراءتها

إذا كان قد تم اختبارها الرسالة، وكنت لا إلغاء الاشتراك وحذفها على الفور، ثم قراءتها. إذا كانت قصيرة، وقراءة فورا. إذا لفترة طويلة، وإرسال بريد إلكتروني إلى المجلد التي تم إنشاؤها مسبقا "اقرأ" والعودة إليها، وعندما سيكون هناك المزيد من الوقت. يقول مايكل أنه إذا كنت صادقين مع أنفسنا، والحد الأدنى النسبة المئوية لجميع الرسائل سوف تقع في هذا المجلد.

الرد على الرسائل القصيرة هي أفضل ل

إذا قمت بإرسال رسالة بريد إلكتروني يتطلب استجابة سريعة، يرجى الرد... على الفور. لا تنتظر. بعد إرسال الاستجابة، بإزالة حرف. إذا كان الحرف هو نسخة، وإرسالها إلى مستلم آخر، وأنه ليس بحاجة لمعرفة الجواب، إزالته من المتلقين.

رسائل توجيه للزملاء، إذا كانوا قادرين على الاستجابة على نحو أوفى

إعادة توجيه الرسائل مع الشرح الصغير، وحذفها من صندوق البريد الوارد.

إشراك الفرز

أي خدمة البريد الإلكتروني تتيح للمستخدمين إنشاء مجلدات. هذا هو أفضل وسيلة للتعامل مع البريد طاقتها. I إنشاء مجلد للعمل، والصور، والدراسات وغيرها من الامور. مايكل العروض للقيام المجلد "مشاريع"، "أخرى"، "في وقت لاحق الجواب." الشيء الرئيسي هو أن تشعر بالراحة.

حدد التطبيق الصحيح

بالنسبة لي، فقد أصبح هذا التطبيق صندوق البريد. كما اختار مايكل ذلك. ولكن الكثير من الخيارات. يمكنك إدخال في البحث عن Layfhakeru كلمة "الإلكتروني" واسم نظام التشغيل الذي كنت تبحث عن عميل. وأنا أعدكم سوف تجد شيء مناسب.

يؤدي

إذا كنت لا تستطيع قراءة المقال (قل لي لماذا)، وهنا قائمة قصيرة من جميع الخطوات التالية:

1. تفكيك المجلد "علبة الوارد" لعدد من النهج.
2. تقرر ما يجب القيام به مع هذه الرسالة، وبمجرد أن يأتي.
3. من وقت لآخر تعمل في تنظيف البريد.
4. إلغاء الاشتراك من الرسائل غير المرغوب فيها.