كيف لا يكون عبدا لالبريد الإلكتروني: 7 نصائح من رئيس ينكدين
العمل والدراسة إنتاجية / / December 23, 2019
ويواجه عدد كبير من الناس كل يوم مع نفس المشكلة: البريد الإلكتروني، وتهدف إلى تحسين عمليات التنظيم والعمل و عمليات الاتصال، وغالبا ما يتحول إلى مأمور الشر، يجعلك باهتمام اتبع الأعضاء، إذا كنت تعمل على الناقل الشريط. تكاليف لكم قليلا يصرف كما باستمرار تراكم المعلومات تتحول بسرعة أنيق و علبة نظيفة تفريغ أشعل النار وهو أكثر صعوبة كلما كنت لا أعود إلى البريد.
نحن اليوم نقدم لكم بعض النصائح البسيطة لإدارة عملية التفاعل مع البريد الإلكتروني من جيف وينر، الرئيس التنفيذي ينكدين. هذا الشخص على واجب له للبقاء على اتصال مع المئات من الناس كل يوم، وكان لديه بعض الحيل التي تسمح له لا يغرق في هذا الكم الهائل المعلومات.
وأصبح مربع بريدي أساسا عقدة مركزية في العمل الخاص بي - من خلال البريد، والتواصل بشكل منتظم مع أكثر من 4300 موظف يعملون في 26 مدينة في جميع أنحاء العالم. لا أستطيع أن أقول أنني كنت دائما من المعجبين من البريد الإلكتروني، أو أنني لم أكن الحالة التي تكون فيها عملي مع البريد بدا وكأنه مهمة عبثية.
على أي حال، على مر السنين ولقد وضعت بعض التوصيات العملية التي سمحت لي للانتقال من مفهوم "الضوابط الإلكتروني لي،" مفهوم "يمكنني التحكم في البريد."
1. هل تريد الحصول على أقل الإلكتروني - إرسال البريد الإلكتروني أقل
هذه المشورة يبدو بسيطا للغاية، خصوصا في سياق هذه مشكلة شائعة، ولكن لنفسي، وأنا أعتقد أن هذا هو القاعدة الذهبية لإدارة البريد الإلكتروني الناجحة.
وجاء هذا الاستنتاج لي بينما كان يعمل في شركة السابقة، حيث اثنين من الموظفين يربطون بشكل وثيق مع لي، وترك الشركة. فهي فعالة جدا في التواصل مع الناس، والكثير من العمل، وكما اتضح، وإرسال الكثير من البريد. طالما أنهم عملوا في الشركة، وحجم البريد الذي يأتي من خلال البريد الإلكتروني، وبدا طبيعي تماما، ولكن بعد مغادرتهم، وجدت أن في حركة البريد الإلكتروني الخاص بي انخفضت بنحو 20-30%.
كان كل هذا النشاط في آخر ليس فقط رسائلهم: كان هناك إجاباتي لهم، ومع ذلك كانت هناك رسائل وردود من جميع المستفيدين تعلق على المراسلات. في كثير من الأحيان لا يتم طلب هذه الرسائل مشاركتي الإلزامية في المناقشة.
من لحظة أنا وضعت نفسي حالة واضحة - لا تكتب حاجة واضحة. النتيجة: البريد الإلكتروني أقل وأكثر النظام في درج دون المساس نشاط العمل. ومنذ ذلك الحين، وأنا أحاول عدم الخروج عن هذه القاعدة.
2. إجعلها رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة في انتظار
علامة عن رسائل غير مقروءة تغيير جذري في الطريقة التي أعمل بها مع البريد. أمشي بسرعة كافية للبريد الوارد، والاستجابة فورا إلى الأكثر إلحاحا، وإزالة لا لزوم لها. تلك الرسائل، التي أحتاج أن أعود في وقت لاحق إذا كان هناك وقت، وأنا بمناسبة غير مقروءة. هذا يزيل الخوف من أن رسالة هامة قراءة، وتركت دون إجابة، سوف تنسى وسيتم دفن في أحشاء من علبة البريد. يسمح هذا النهج لنوع من تودو-قائمة، والتي سأعود في وقت لاحق.
في كل مرة أحاول أن تنتهي مع الحد الأدنى من عدد الرسائل المعلقة، ومن الناحية المثالية ينبغي أن لا يكون على الإطلاق. إذا كان هذا اليوم ليس لدي الوقت للعودة إليها، ثم أنها سوف تبدأ مع الصباح العاملة التالية.
3. وضع جدول زمني واضح مع البريد
على مدى السنوات القليلة الماضية، حياتي تطول أيام عمل وفقا الجدول الزمني chotkomu جميلة. ارتفاع 5: 00-5: 30 صباحا، على بعد ساعة على البريد الإلكتروني، وقراءة الأخبار، وجبة الإفطار، واللعب مع الأطفال، والتدريب، والمكاتب، وتأتي المنزل، ووضع الأطفال إلى السرير، وتناول العشاء مع زوجته، راحة (عادة مشاهدة التلفزيون وارد يمر التنظيف خلال الإعلانات التجارية ومملة لحظات).
وقد تبين أن إصرارها على هذا الجدول الزمني، وسهولة إدارة البريد، ومع ذلك، فإنه يستحق على الأقل قليلا من أجل التغيير، كما يبدأ الفوضى في صندوق البريد الخاص بك.
في هذه الحالة، فإنك لن تشعر ضغوطا متزايدة مع العلم أن المربع الخاص بك فجأة أن تترك دون عناية. ومراعاة الجدول الزمني تساعد على إبقاء كل شيء تحت السيطرة. هذا ساعد بنجامين فرانكلين، وسوف تساعدك.
4. فهم نفسه
تذكر لعبة الهاتف مكسورة؟ ثم كان جدا مضحك، ولكن الآن يعتبر كل شيء في مفهوم العمل والأعمال التجارية، وانها ليست حتى الألعاب.
كلمات مهمة جدا، ومن أجل تجنب الغموض وسوء الفهم من حاجتهم إلى أن اختيارها بعناية جدا. وأكثر وضوحا واضحة لفهم النص، وأقل احتمال وجود الرسالة الثانية مع طلب لشرح أولا.
5. التفكير المستلمين
وكثيرا ما يبدو أن حقل "إلى" و "نسخة إلى" ينظر إليها كثيرون على أنها شيء واحد. في الواقع، يمكن استخدامها على نحو فريد لنوضح من أي من المستلمين تتوقع جوابا، والذي أرسل نسخة من هذه الرسالة لغرض الحفاظ عليه في الحلقة.
في الواقع، لم تقم بتحديد المستفيدين، الذين يطلب منهم الإجابة - انها اسرع وسيلة لجعل حالة من الذعر والارتباك في المحادثة. 6 المستفيدين بدلا من 1 و 5 نسخ من المتلقي - وهذا اضافية 5 الإجابات الممكنة، كل واحدة منها قد تتطور إلى محادثة منفصلة كليا.
6. يعترف استلامها
إذا كنت قد حددت دور المتلقي، وتناولت الرسالة حقا لك، لا يكون كسول إبلاغ المرسل أن كنت قد تلقيت بريد إلكتروني. لا تحتاج إلى الكثير من الكلمات، وسوف مجرد "مقبولة" أو "تلقت". وسوف يكون هذا علامة على أن المعلومات التي وردت في حجم الكامل والسليم وغير مطلوب المرسل لإرسال لك شيئا آخر حول نفس الموضوع.
إذا لم يكن لتأكيد الاستلام، لا يزال يجهل تماما مرسل الرسالة. ربما ضاعت في أعماق صندوق البريد الخاص بك؟ إذا كانت هذه هي المعلومات الهامة، فإن الشكوك والإثارة يجبر المرسل أن أكتب لك رسالة أخرى مع أطلب منك تأكيد استلام الرسالة الأولى، أو اطلب من شخص آخر عن وجود الكمبيوتر في العمل المكان. الناس تشارك اضافية، وإرسالها وأحرف إضافية استلامها.
7. تبقي عواطفك من البريد
البريد الإلكتروني يمكن أن تكون أداة مفيدة إذا كنت تستخدم بشكل صحيح. أنها يمكن أن تصبح قوة مدمرة إذا ما استخدمت بشكل غير صحيح. أكثر الأمثلة الشائعة - استخدام البريد الإلكتروني لمناقشة القضايا الخلافية والحساسة من الصراع.
أنا لن تتوقف لتدهش كيفية استخدام الناس في كلمات المراسلات والعبارات التي لن تكون أبدا وقال في حضور الجمهور نفسه.
إذا وجدت نفسك فجأة في المراسلات مماثلة، لا شيء واحد بسيط - توقف. لحل النزاع أو الصراع يمكن، مع الهاتف والاتصال المتلقي، إما التقى شخصيا له. يجب معالجة هذه المسائل الحساسة مع ليس في المراسلات النص. النص لا ينقل العنصر العاطفي، والتجويد وغيرها من الأمور الهامة والتي قد تكون حاسمة للتوصل إلى حل بناء لهذه المشكلة.
(عن طريق جيف وينر)