كيف لا للعملاء بعيدا تخويف والشركاء: العادات السيئة عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني

في العمل، ويتعرضون للهجوم من قبل كثير من الناس حرفيا عدد كبير للرسالة البريد الإلكتروني، والتي تحتاج بالضرورة إلى إجابة. بطبيعة الحال، فإنه من الصعب جدا للتعامل مع حجم المهام والقيام بذلك بشكل صحيح. ومع ذلك، هناك أخطاء جسيمة، والتي في الواقع يجب تجنبها.

تعلم القواعد الأساسية للآداب كتابة رسائل البريد الإلكتروني لا تحتاج إلى إجراء رسائلكم تحولت إلى روائع أدبية. انها غير مجدية تماما. ولكن إذا كنت يمكن التخلص من العادات التي تشير إلى عدم وجود الاحتراف، وسوف يذهب عملك أكثر من ذلك بكثير بنجاح.

ما الأخطاء الجسيمة عند كتابة رسالة بريد إلكتروني، هي الأكثر شيوعا؟

1. إساءة استخدام علامة "عاجل"

إذا كنت تتصرف مثل صبي في المثل الذي صرخ "الذئب! الذئاب! "ووضع جميع الرسائل في صف واحد ملحوظ" عاجل "، وقف قريبا جدا إلى المستلمين يأخذك على محمل الجد. عندما كنت حقا سوف تحتاج استجابة فورية، لا أحد سوف تولي اهتماما لهذه العلامة.

2. غير الرسمي المفرطة

اختيار الخلق الاتصالات يعتمد على نوعية العلاقة بينك وبين شخص آخر. معارض الرسمي المفرطة عدم وجود الاحتراف.

يجب الحرص على عدم استخدام علامات التعجب، مبتسم، واختيار لون النص، والخطوط يتوهم، عامية الإنترنت والاختصارات. هم فقط لن تساعد في خلق لكم صورة موظف من ذوي الخبرة.

أيضا، تولي اهتماما لحقيقة أن بعض الناس لا يفهمون المختصرات. خصوصا بعناية اختيار لهجة التواصل مع الأجانب وأفراد الأجيال الأخرى.

تذكر: الرسالة التجارية يجب أن تكون سهلة القراءة. للقيام بذلك، استخدم الخط Arial، Calibri أو تايمز نيو رومان، ضبط حجم إلى 10 أو 12 وحدة. كما للون، فمن الأفضل أن يبقى في الأسود.

3. لهجة باردة جدا من الاتصالات

وفي الوقت نفسه، يجب على المتلقي لا يشعر بأنه يتصل مع الروبوت. بعض الحروف تبدو وكأنها شخص حقيقي كما لو كان في واقع الأمر هو رسالة جهاز الرد على المكالمات.

إذا تم النظر إلى رسالتكم شخصية الخاص، الحماس إرادة مساعدة في تشكيل المتلقي وجهة نظر ايجابية واحد منكم كما محاورا الأعمال. الشيء الرئيسي - لا تبالغي.

4. إساءة استخدام وظيفة من "الرد على الكل"

وليس المقصود رسائل البريد الإلكتروني لتحويلها إلى chatik دافئ. إذا كنت ترد على رسالة، التي يتم توجيهها إلى مجموعة من الناس قبل ضغطت "إرسال جميع"، تأكد من أن الجواب حقا مثيرة للاهتمام وضرورية لكل من المجموعة.

5. تحويل المشاركة بدون موافقة المرسل

هذا هو على الأقل مزعج. ويمكن أن تقوض بشكل كبير مصداقيتك.

لا يهم ما ترسلها. قد ترغب في إرسال رسالة إلى العميل رئيسك في العمل، والذي يشير إلى العميل. أو إذا كنت لا تستطيع مقاومة إغراء لتحويل في سلسلة من متلقي الرسالة تحتوي على بعض المعلومات الشخصية، وزميله. في أي حال، يجب أن لا تفعل ذلك بدون إذن المرسل.

6. إرسال نسخ من الرسائل الخفية

عند إرسال شخص ما نسخة مخبأة من الرسالة في المحاور الفكر: "والذي وإلا أرسلت نسخة" أنه يسبب عدم الثقة وتعتنق الشعور أنك تخفي شيئا.

إذا كنت تريد إرسال بريد إلكتروني لشخص لا ينبغي أن يكون حاضرا في سلسلة من القفزات، مجرد نسخ ولصق النص في رسالة جديدة منفصلة.

7. صياغة صحيحة للموضوع

واذا كان "الموضوع" الحقل الذي يدخل شيء من هذا القبيل "ليس لي"، "مرحبا" أو "لمعلوماتك"، فإنه لا يعطي للمتلقي فكرة عن مضمون الرسالة. ونتيجة لذلك، فمن المرجح أن رسالتك لن حتى أن تقرأ.

إذا كنت إجراء المراسلات التجارية، يجب أن يكون موضوع الرسالة باختصار، رحيب ودقيقة. إذا كان المستلم فهم على الفور ما كنت تكتب، فمن المرجح أنه سيقرأ الرسالة والاستجابة لها بشكل أسرع.

8. سوء استخدام الرسائل الشخصية

النكات والقصص المؤثرة ونقلت تحفيزية يأتي أحيانا جدا للخروج من المكان. ولكن بكميات كبيرة، فإنها سرعان ما تتعب من المستلم. هل البريد الوارد لا قصف رسالة لا معنى لزميل له، حتى إذا كنت تفعل ذلك مع أفضل النوايا. عاجلا أم آجلا، سوف المستلمين ببساطة حذف هذه الرسائل دون قراءتها.

9. وضع لأسفل

لا يميل إلى التعبير عنها في رسالة إلى الغضب الصالحين نحو الوجهة، حتى لو كان يستحق مثل هذا التفاعل. حتى إذا كنت في انتظار الطرود الخاصة بك في لبضعة أشهر. فقط لا تفعل ذلك. الناس سوف نتذكر دائما أن يكون وقحا، وأنه أمر سيء لصورة عملك.

بدلا من ذلك، إرسال الرسالة التي أنت ذاهب لنرسل لك المتلقي غاضب، وترك الأمر لبضعة أيام في المجلد "مسودات". ثم تحريره وإزالة كل لغة هجومية. لذلك سوف تكون قادرة على إثبات كفاءتهم المهنية.

10. ألفة

إذا كنت تعرف جيدا مستلم الرسالة، وأحيانا يمكن أن تحمل بعض المجاملات لطيفة. ولكن إذا كان هذا هو شريكك في العمل أو العميل، وحفظ لهجة ضبط النفس بأدب الاتصال. أن الانتهاء من الحروف مثل "أراك قريبا!" وفي هذه الحالة تكون غير ملائمة.

11. استخدام عنوان البريد الإلكتروني سخيف

زخرفي، وعناوين سخيفة مبتذلة أو علنا ​​جذب الانتباه السلبي للمستفيدين. إذا كنت فقط لا يمكن جزء مع مربع له [email protected]، ثم لف لالمراسلات التجارية حساب منفصل.

12. وهناك عدد كبير من الأخطاء المطبعية

إرسال الرسائل من الهاتف الخاص بك لا يخفف عنك من التزامك للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني على أخطاء. إذا كنت تفعل الخطأ المطبعي أكثر من واحد في الرسالة، التي لا تظهر نفسك من الجانب أفضل. إذا كنت في حاجة الى ارسال رسالة على الذهاب، من المهم إعادة النظر فيها بعناية قبل إرسالها.

13. إرسال الرسائل في الصباح الباكر

أحيانا عندما تحصل على ما يصل في وقت مبكر، ويشعر تماما مثمر، كنت تميل للتعامل بسرعة مع المراسلات التجارية. ومع ذلك، لفتت غالبية المستفيدين الانتباه إلى وقت إرسال الرسالة. إذا قمت بإرسال رسالة إلى ثلاثة في الصباح، ثم في أحسن الأحوال سوف تنظر لعمله، وفي أسوأ الأحوال - ليس صحيا تماما.

إذا كان مصدر إلهام الاكتشافات لكم ليلة فقط حفظ كمسودة الرسالة وإرسالها إلى ساعات العمل.

14. وضع رسائل طويلة جدا

معظم الناس ببساطة عرض الرسائل التي لم يتم الحصول على فهم في النص. تضع ذلك في الاعتبار أثناء كتابة بريد إلكتروني. كتل كبيرة من النص تجعل من الصعب قراءة، لذلك تقسيم الرسالة إلى فقرات صغيرة.

قوائم الاستخدام. وسوف تجعل رسالتك حتى أكثر قابلية للقراءة. وبالإضافة إلى ذلك، يمكنك تحديد أكثر جزء مهم من رسالة بخط مائل أو غامق.

---

تجنب الأخطاء وصفها، وبعد ذلك يمكنك خلق انطباع جيد عن نفسه، والتي سوف تسهم بالتأكيد في حياتك المهنية.