كيفية إرسال الموظفين في رحلات عمل بدون أوراق: تجربة شخصية
العمل والدراسة / / December 25, 2019
اناستازيا Bagrov
مدير مكتب Layfhakera. ينظم رحلات للموظفين.
مشكلة № 1. نظام مطابقة أخرق
كل رحلة - انها مجموعة من المراسلات التي أنا عملت كوسيط. على إعادة توجيه الرسائل وقتا طويلا، وعلاوة على ذلك، هناك فرصة للحصول على الخلط والأخطاء جعل، وخصوصا عندما العديد من الناس هي التي ترفع.
بمجرد أن يساء فهم الضابط وافقت على التذكرة ليس على متن الطائرة. وكان غير قابل للرد، لذلك كانت الشركة للاستثمار في تذكرة الثاني مع تاريخ صالح، وفقدان نحو 10 ألف روبل.
كيفية حل المشكلة
خلاصة القول: لأتمتة عملية.
خدمات مقبض مهمة هذه لحجز السفر عبر الإنترنت - اختبرت OneTwoTrip للمؤسسات. يمكن أن تساعدك على خطة الرحلات، وشراء تذاكر الطيران والسكك الحديدية والفنادق الكتاب. للاتصال واستخدام الخدمة لا تحتاج إلى الدفع.
محاولة OneTwoTrip للمؤسسات
يمكن استخدام خدمة مدير ليس فقط ومدير المكتب، ولكن جميع العاملين في الشركة. لا يوجد حد على عدد من المستخدمين، لذلك أنا حملت على الفور في التشكيل Layfhakera على OneTwoTrip للبيانات الأعمال وجميع اللاعبين الذين يذهبون في رحلات عمل. يمكنك إضافة أو XLS وملف CSV يدويا. للقيام بذلك في قسم "الموظفين" هو زر "استيراد".
عند إضافة مستخدم، يمكنك الدخول فورا بيانات الروسية وجوازات سفر أجنبية، حتى لا تسد لهم في كل مرة من جديد.
لكل موظف، يمكنك تعيين الحد السفر وتقييد حقوق الوصول. على سبيل المثال، لوضع حد للنظام واحد واختيار الفندق لمدة ثلاث النجوم. عندما يتقاعد الموظف، يتم حظر مكانته. وقال انه لا يمكن أن تذهب إلى منطقة الأعضاء، إلا أن القصة كلها والإبلاغ عن ذلك لا تزال قائمة.
وهذا تبسيطها إلى حد كبير وظيفتي: موظف يمكن أن تذهب إلى منطقة الأعضاء مع كلمة المرور الخاصة بك، حدد الطيران والفنادق وحجز لهم دون دفع. لتتناسب مع تذاكر لسنا في حاجة الى ارسال لقطات برقية: مدير المسؤول يرى الدروع وأوامر من جميع العاملين في "الأوامر".
مشكلة № 2. النفقات الثقيلة
نحن نحاول أن الرحلات خطة مقدما لشراء التذاكر عبر الإنترنت. ومع ذلك، اتضح هذا ليس الحال دائما.
كيفية حل المشكلة
خلاصة القول: انقاذ على تذاكر السفر والفنادق، وشرائها من خلال تنظيم خدمات السفر عبر الإنترنت.
OneTwoTrip ليضمن الأعمال أن تذاكر لممثلي الشركات تكلف نفسها أو أقل من الأفراد.
وتحقيق وفورات نتيجة لدوران كبير، والتعاقد المباشر مع شركات الطيران والفنادق.
العروض الموقع عن 2000000 من خيارات الإقامة لتناسب مختلف الميزانيات: الفنادق، والشقق وبيوت الشباب. أكثر من 1000 الأكثر شعبية منهم علاقتها الخاصة مع OneTwoTrip لقطاع الأعمال. إذا احتاج العميل كائن ليست في النظام، يمكن للخدمة يوقع عليه بناء على طلب من العقد.
وإذا تأكدت هذه الخطط وافقت على الرحلة، وتذاكر يمكن شراؤها في اثنين من النقرات. إن لم يكن - فقط إلغاء الحجز. جميع شركات الطيران العاملة بطاقات ولاء، لذلك يمكنك مواصلة كسب الأميال. يرتب خدمة العمل مع المصارف: على سبيل المثال، قد ترجع keshbek مكافآت للمشتريات بطاقة الشركات.
مشكلة № 3. التذاكر طويلة والفواتير
عندما التذاكر والفندق واتفق مع رئيس، I اتصل شركات الطيران والفنادق للحصول على فاتورة للدفع. كل منظمة سياسات الدفع لديها للكيانات القانونية: في مكان ما تحتاج لكتابة رسالة بريد إلكتروني، مكان للتعبئة في Excel ملف مع تفاصيل الشركة، في مكان ما - النموذج على الموقع. في بعض الأحيان، واضطررت الى استدعاء مرارا الخط الساخن للحصول على الوثائق. فإنه يأخذ الكثير من الوقت، وتأخر إصدار التذاكر في بعض الأحيان لعدة أيام. بعض الشركات ولا تتقاضى أي رسوم للكيان قانوني. في مثل هذه الحالات من الضروري أن ترفض من شراء ونظرة للطيران أو فندق آخر.
كيفية حل المشكلة
خلاصة القول: لدفع ثمن تذاكر والنتيجة فندق واحد في موقع الخدمة لتنظيم رحلات العمل.
على OneTwoTrip للمؤسسات I وغيرهم من العاملين الذين لديهم حق الوصول المناسب، يمكنك الحجز ودفع ثمن التذاكر والفندق بسيطة مثل الأشخاص الطبيعيين. العملية كلها تستغرق 2-3 دقائق: كنت أدخل مجلس الوزراء شخصية وتاريخ الذبح وجهة واختر الرحلة المطلوبة. بيانات جواز السفر ورقم بطاقة المكافأة، لا حاجة، لديهم ليتم تحميلها تلقائيا عند تحديد موظف من القائمة.
وبالإضافة إلى ذلك، يمكنك إنشاء الطريق الصعب أو إجراء ترتيبات السفر أكثر مرونة. على سبيل المثال، في يوم من الأيام تطير شركات الطيران المختلفة الصباح من أوليانوفسك الى موسكو "ايروفلوت"، وفي الظهر المساء إلى "النصر". يسمح هذا لأن خدمة الانترنت ان "الغراء" في واحدة من شركات الطيران تذاكر أجل مختلفة. مع التنظيم الذاتي للرحلة في هذه الحالة ان الامر سيستغرق المزيد من الوقت: المراسلات مع اثنين من شركات الطيران، وحسابين للدفع، مرتين يغلق الوثائق.
دفع ثمن تذاكر السفر والفنادق طريقتان لإيداع واستخدام بطاقة الائتمان للشركات. يمكنني استخدام الودائع - فإنه يحتاج إلى ملء مقدما عن أي مبلغ الفاتورة في قسم "الحساب". شراء يحدث فورا، ليس فقط في ساعات العمل.
إذا كان أي مشكلة يمكنك الاتصال بخدمة الدعم. وهي تعمل على مدار الساعة وتقديم المساعدة حتى لو قوة قاهرة قد نشأ في المساء أو في عطلة نهاية الأسبوع.
مشكلة № 4. الوثائق الختامية
لا تنتهي الرحلة مع شراء تذاكر السفر وحجز الفنادق. أكثر من ذلك بكثير الجهد اللازم لإعداد الوثائق الختامية. انهم بحاجة لطلب على حدة من شركة الطيران والفندق، والتي ترسل لهم فقط في شكل ورقي. الأصل في كثير من الأحيان لا تصل إلى البريد وتضيع. ويعتبر هذا في الفترة المشمولة بالتقرير، لذلك علينا أن ننظر بشكل عاجل لجهة اتصال الذين يمكن تكرار الوثائق الختامية.
كيفية حل المشكلة
خلاصة القول: أن يعهد إلى تشكيل ليغلق الوثائق OneTwoTrip لقطاع الأعمال.
في OneTwoTrip للمؤسسات مع الفواتير والاحتلالات كل شيء أبسط من ذلك بكثير. كل شهر وحصلنا على شهادة لجميع الخدمات وضريبة القيمة المضافة فاتورة للفنادق، كل ربع سنة - فعل المصالحة. يتم تخزين كافة الفواتير والتقارير في إطار "المستندات". يمكنك تكوين الموظفين الذي لديهم إمكانية الوصول إليها - وزير، محاسب، مدير. وثائق لا تملك قيود على فترة التخزين في حسابك وتتوفر في أي وقت.
ونتيجة لذلك
تنظيم السفر من خلال OneTwoTrip للمؤسسات أنه يوفر المال والوقت. خدمة تسمح لك:
- التخلي عن العديد من المراسلات مع شركات الطيران والفنادق،
- التفاوض مباشرة مع رئيس رحلة.
- حجز الخيارات الأكثر فائدة للرحلات والإقامة.
- إصدار التذاكر والفندق لمدة 2-3 دقائق في مكان واحد.
- لدفع تذاكر دون انتظار للفاتورة.
- تبسيط إعداد وتخزين الوثائق الختامية.