كيفية تنظيم حدث بارد من تلقاء نفسها
نصائح / / December 19, 2019
روما Stankevich
منتج الأحداث في عمل الجماعي "طاولة».
أريد أن تنظيم حدث نفسك. من أين تبدأ؟
التفكير في فكرة هذا الحدث. لا ينبغي أن يكون فكرة مجردة، ولكن هدف محدد جدا. الإجابة بوضوح عن ثلاثة أسئلة:
ما أريد أن تنظيم؟
لذلك يمكنك تحديد شكل هذا الحدث. قد يكون طرفا فيها، مهرجان، محاضرة أو عرض فيلم. أعتقد، لماذا الجمهور هل تفعل ذلك وكيف كثير من الناس تريد جذب.
أين هو الحدث؟
واستنادا إلى حجم، أن يقرر ما كنت بحاجة إلى مكان. على سبيل المثال، غرفة مغلقة ل200 شخص، وقاعة ل500 شخص ومنطقة في الهواء الطلق ل70 شخصا.
عندما ستتخذ الحدث؟
تحديد الموعد الدقيق مقدما لديهم الوقت للقيام بكل شيء في الوقت المناسب. يمكن إعداد حدث صغير ل100 شخص لهذا الشهر، ومهرجان الموسيقى 1000 شخص - لا تقل عن ستة أشهر. وكلما عليك أن تقرر، وسيكون من الأسهل أن تجد مكانا.
أن الانتهاء من فكرة أن يكون: "أريد أن جعل حزب تكنو على الشاطئ يوم 31 أغسطس تكريما لليوم الأخير من الصيف. للحزب يجب أن يكون 200 شخصا على الاقل واثنين DJ ضيف ".
أستطيع أن أفعل كل شيء بنفسك؟
بالكاد. كثير من الحالات، وفي اليوم 24 ساعة فقط. لذلك، لجمع مثل التفكير فريق أفضل، وبين الذي قمت بتقسيم جميع المهام. حسنا، إذا الملصقات ورسم المصمم، للترويج للمشروع - من ذوي الخبرة SMM الإخصائي، ونصب المعدات - zvukach.
لا تخافوا لتفويض بعض المهام إلى الآخرين. الشيء الرئيسي الذي كانت مهتمة في النتيجة والتي يمكن الاعتماد عليها. جعل لكم على محمل الجد حياتك أسهل عن طريق تعيين منتج لهذا الحدث. مهمته - على حل جميع القضايا والخلافات، الإشراف على الفريق وتحمل المسؤولية عن ما يحدث.
إذا كنت لا تعرف أين للبحث عن الأشخاص المناسبين لخدمات تساعد على الانترنت:
- EventCatalog.ru - أكبر قاعدة بيانات للمواقع والمقاولين.
- theGIFTED - البحث الفوري من العمال وشخصيات مثيرة للاهتمام.
- YouDo - البحث عن المتطوعين أو الموظفين مقابل رسوم رمزية.
الفريق هو، وماذا تفعل بعد ذلك؟
تقديم قائمة من جميع الحالات. وسوف تحتاج بالتأكيد للنظر في مفهوم الحدث، وتحديد الميزانية، والعثور على إعداد الغرفة، دعوة الموسيقيين لاستئجار المعدات اللازمة لجعل لافتات، وتنظيم الطعام (تسليم الأغذية والعرض و يشرب). لا تتوقف حتى لن يتم فحص بجانب كل عنصر.
معا كفريق واحد، ومناقشة خطة العمل والمسؤوليات تعيين. كل شخص يحتاج إلى فهم ما يقوله. لكل مجموعة المهام الموعد الأخير.
استعمال Trello أو "جداول جوجل"العمل مع المهام. ملائم، عندما يكون هناك إمكانية الوصول إلى وثيقة في الفريق بأكمله.
تأكد من كتابة كل رقم جديد إلى جهات الاتصال الخاصة بك. من الأفضل أن تفعل ذلك على "الحدث Imya_Dolzhnost_Data". على سبيل المثال، "فلاد المصور 15.07." لذلك أنت لن تحصل على الخلط.
أخشى أن ينسى شيئا. هل يمكنني الحصول على خطة الخام؟
ممكن. خطة القياسية على النحو التالي:
- ترتيب لقاءات مع المتطوعين والفرق والجهات الراعية.
- إعداد تذاكر والفنادق ونقلها إلى الضيوف المدعوين.
- تصميم النظام وطباعة المنشورات والملصقات والعلامات التجارية القمصان وكل شيء آخر تحتاج مقدما لرسم وطباعة.
- تأجير وإعداد الموقع. التفكير في الأماكن المخصصة للزوار والموظفين والمعدات وقوف السيارات. تنسيق قوائم الضيوف والمنظمين من أصحاب المواقع.
- يصف توقيت الحدث - الذي سيحدث في وقت ما. كنت بحاجة إلى معرفة دقيقة بالضبط عندما يتم تقديم الطعام، وعندما قال الرصاص.
- تأجير المعدات. الحد الأدنى مجموعة: الكمبيوتر المحمول، والمتكلمين، خلاط، اثنين من الميكروفونات، وشاشة وجهاز عرض. في الأحداث الكبيرة هي مفيدة للتواصل مع فريق عمل الراديو مع سماعة الرأس.
- للتفاوض مع مصور ومصور فيديو. وصف الاختصاصات، للاتفاق على شروط وتوقيع العقد.
- الموظفين تأجير: الأمن، مرحاض، النوادل، خدمة التنظيف. عدد من الناس يعتمدون على هذا الحدث. فمن الممكن أنك لن تحتاج إلى موظفين إضافيين أو يمكن العثور على المتطوعين.
- العثور على زعيم. هذا هو المهم. من الامر يتوقف على مزاج الضيوف والجو العام للحدث.
- أعتقد من خلال الخدمات اللوجستية لكيفية تقديم الأشخاص والمعدات والمواد الغذائية إلى مكان الحدث والظهر.
شذوذ - هو القاعدة وليس الاستثناء. تقديم خطة B لكل نقطة: ماذا تفعل إذا كنت تعطي فجأة في المحكمة؟ وإذا كان هناك مشاكل مع الصوت؟ وإذا كان يبدأ هطول المطر؟
أنا لست متأكدا من أنني يمكن أن تجد المال للمشروع. ما هي الخيارات المتاحة؟
أولا حساب الميزانية التقريبية لهذا الحدث وتقديم الميزانية. انظروا فقط نفقات: المباني والمعدات والضيوف المدعوين، والإعلانات، طباعة والخدمات اللوجستية، والمطاعم، وفريق. على سبيل المثال، فإن تكلفة الضيوف المدعوين تشمل التذاكر والسكن والطعام والنقل والرسوم. الإنفاق على الأمر: دفع فواتير الهاتف، والغذاء، والدعائم الشراء.
عندما نفهم بالضبط كم كنت بحاجة، تبدأ في المال اجمع. أين يمكن العثور عليها - ان ذلك يعتمد على شكل الحدث.
إذا كنت ترتيب شيء مهم اجتماعيا (مهرجان الكتابة على الجدران، والمحاضرات العلمية الشعبية لتلاميذ المدارس)، يمكنك تقديم طلب للحصول على منحة لبدء جمع التبرعات ل Planeta.ru أو استقطاب المتطوعين.
إذا كنت تفعل هذا الحدث التجاري - نظرة عن راع المهتمين في مجال العلاقات العامة. تقديم عرض جميل وتصف بوضوح ما يستفيد الكفيل الحصول على المشاركة في المشروع وما هو مطلوب منه. فقط أن نكون صادقين ولا نعد ما لا يمكن القيام به. سيكون لديك فرصة أفضل للنجاح إذا كان الجمهور المستهدف من هذا الحدث الخاص بك ليتزامن مع الجمهور المستهدف من الشركة الراعية.
إذا كنت تنظيم حفل زفاف أفضل صديق - أصدقاء ربط والمعارف. ويمكن أن توفر لك مع موقع مناسب والتكنولوجيا والقيادة.
وهناك طريقة جيدة للحد من ميزانية الأنشطة التجارية - إلى صفقة مع المقاولين والعمل على أساس المقايضة. معظم المقاولين مكلفة - المطاعم وشريط الكحولية. وضع الشروط الخاصة بك، ويبين اختصاصات واضحة ولا تتردد في طلب للحصول على الخصم.
ما الذي تبحث عنه، لكان كل شيء في الارتفاع؟
المهم كل التفاصيل، وحتى عدد من المراحيض وveloparkovki جود. ولكن هناك خمسة عناصر رئيسية هي التي تحدد نجاح أي حال:
- ضوء. ضوء جيد - وهذا هو عندما ينظر إلى المشهد بشكل واضح، والضوء ليس أعمى، وسوف الضيوف لا تسقط الظلال قبيحة.
- الصوت. تحقق هذه التقنية عدة مرات، وضبط الميكروفون واتفق مع صاحب اللوائح ضجيج الغرف في الموقع.
- الطهارة. لا القمامة، والطوابق القذرة والمراحيض غير المزالة.
- الأمن. تعلم خطة الإخلاء وتدريب سلوك الفرق والمتطوعين. يجب ان يعلم الجميع حيث مخارج الطوارئ وطفايات الحريق والإسعافات الأولية عدة.
- درجة الحرارة. لا ينبغي لأحد لا تكون ساخنة جدا أو باردة جدا - من الضروري للتحقق من دوران الهواء وللخدمة مكيفات. في الداخل درجة حرارة مريحة في الموسم الحار - 23-25 درجة مئوية، في البرد - 22-24 درجة مئوية. إذا كنت تنفق مهرجان الموسيقى، يجب أن تكون درجة الحرارة أقل (20-22 درجة مئوية)، لأنه بعد مشهد الرقص على الإطلاق سيكون بالتأكيد الساخنة.
الذي يجب أن يكون العمل المنسق لتجنب التعرض للطرد الشرطة؟
تحتاج إلى إعداد إخطارين: إدارة المدينة وإلى قسم الشرطة (إذا كان الحدث هو أقل من 000 2 نسمة). ويمكن إرسالها عن طريق البريد أو البريد السريع، نسختين من كل عضو. إذا كنت تخطط حدث، والتي سوف تكون أكثر من 000 2 شخص، كنت في حاجة الى ارسال بالإضافة إلى إشعار لحكومة المنطقة وقسم الشرطة الإقليمية.
هو مكتوب الإشعار في شكل حر: من الضروري تحديد أنك تريد تطبيق، ما اسم والغرض من هذا الحدث، حيث ومتى سيعقد، وكم هو متوقع من المشاركين، الذين المنظمين. أمثلة التحديثات بحث في الإنترنت.
إبرام العقود مع جميع المقاولين الذين يقدمون لك هذه التقنية، والمطاعم أو توفير مساحة الإيجار. التفاوض بوضوح كل التفاصيل والتأكد من أنهم في الاتفاق. على سبيل المثال، إذا وافق على أن التنظيف النهائي للمبنى من قبل المالك، يجب أن يكون هذا البند في العقد.
كيف للإعلان عن الحدث لعن ذلك وكثير من الناس ممكن؟
إعطائها اسم وشعار. دعونا فإن مصمم رسم الملصقات وتطوير الهوية المؤسسية. جعل موقع بسيط مع المعلومات حول الحدث - على سبيل المثال، تيلدا.
ترسل بيانا صحفيا مع المعلومات حول الحدث، ماذا، متى وأين كنت تنفق الذي المنظمين والشركاء وأصحاب المصلحة. محاولة للصحفيين الفائدة. لا تجف الكتابة أيضا وتقديم البيانات الصحفية لوسائل الإعلام المتخصصة - أولئك الذين لديهم نفس الجمهور المستهدف كما حدث بك. الاتصال هيئة التحرير في معظم المواقع يمكن أن تكون موجودة في المجال العام.
لا ننسى الترقية في الشبكات الاجتماعية. إنشاء موعد في الفيسبوك، «فكونتاكتي" وصفحة الأحداث في إينستاجرام. استهدفت تشغيل الإعلانات ويعرض إعداد بشكل صحيح: يجب أن تظهر فقط جمهورك المستهدف في ميزانية الإعلان لم تذهب سدى. طرح سؤال على المجتمعات والمدونين الحضرية الكبيرة للحديث عن هذا الحدث الخاص بك على صفحاتها. إذا لم تكن جيدة في SMM، قراءة بلوق "Netologii" - هناك العديد من المواد المفيدة حول الترقية في الشبكات الاجتماعية.
كل شيء جاهز. شيء آخر تحتاج إلى توفير؟
كن على استعداد تام. وفي الجهة المنظمة ينبغي أن يكون دائما محملة الهاتف والاتصال بشبكة الانترنت، شاحن بطارية، واستبدال أجهزة الكمبيوتر المحمول، تمديد الكابلات والمحولات HDMI للجميع وصلات محتملة، والملصقات، والشريط، والعديد من الأقلام والولاعات وسكين والقرطاسية، وشريط لاصق والمسكنات في حالة وجع الرأس.