1. قسّم العمل إلى مراحل منفصلة
العمليات التجارية مستمرة ومنتظمة ولمرة واحدة وواسعة النطاق وقصيرة إلى حد ما. ولكن يمكن تقسيم أي منها إلى مراحل أو تكرارات.
أي واحد يعتمد بالضبط على تفاصيل عملك. قد يبدو النهج الأكثر شمولية كما يلي: "التحضير" - "التنفيذ" - "مراقبة النتائج" - "التعليقات". يمكنك تضمين خطوة "التأجيل" في هذه السلسلة ، وهذا جيد تمامًا. المهم تقديم الصورة كاملة وعدم نسيان الاتفاقات والوعود.
تساعد تقنيات إدارة المشروع في التخطيط الفعال. بالنسبة للفرق الصغيرة والشركات الصغيرة ، تعتبر المنهجيات المرنة ملائمة (نفس الأسلوب الرشيق). قد يعمل بعض هؤلاء من أجلك:
- سكرم هو أحد التجسيدات الأكثر شعبية لمبادئ أجايل. يتم جمع جميع المهام في الأعمال المتراكمة ، ويتم تقسيم العمل في المشروع إلى سباقات السرعة ، يتم تحديد مقدار معقول من المهام لكل منها مع مراعاة التعقيد. إن الحد الأدنى لكل سباق هو منتج عملي يتحسن مرارًا وتكرارًا.
- كانبان هي خريطة تفاعلية للتوظيف. يمكن أن تتكون لنفسي أو لفريق صغير. بحاجة الى لوحة وملصقات. اللوحة مقسمة إلى ثلاثة أعمدة تشير إلى المراحل الرئيسية: "المهام" (المهام) ، "العمل" (العمل) ، "المنجز" (تم). يمكنك أيضًا إضافة أعمدة للمهام غير العاجلة أو غير العاجلة. يجب ملء كل جزء من اللوحة بالملصقات التي تنتقل من عمود إلى آخر أثناء عملك.
- ستة سيجما (6 سيجما) هي تقنية يتم فيها تقسيم المشروع إلى مراحل. تنقسم كل مرحلة بدورها إلى خمس خطوات: التعريف والقياس والبحث والتطوير والتحكم. يعمل هذا النهج جيدًا في تطوير البرمجيات والتصنيع من أي نطاق: من الخياطة إلى المجوهرات المصنوعة حسب الطلب.
2. حدد الأولويات والمواعيد النهائية الواضحة
حل المهام فور حدوثها ليس دائمًا فعالًا ومربحًا. علاوة على ذلك ، تظهر المهام الجديدة باستمرار - وأحيانًا فجأة.
من المستحيل استيعاب ضخامة هذه المساحة ، حتى لو كنت تعمل على مدار الساعة وتكرس نفسك تمامًا لعملك المفضل. من ناحية أخرى ، هناك دائمًا إغراء لفعل ما تريد ودفع الباقي إلى زاوية بعيدة.
المورد الرئيسي لعملك هو نفسك. وهذا المورد لا ينتهي. ستساعدك معرفة ذلك على تحديد أولوياتك وتحديد مواعيد نهائية صارمة بصدق. ضع في اعتبارك أن ممارسة الأعمال التجارية "من أجل الروح" هو ترف. وإذا كان هدفك هو النتيجة والاستفادة ، فينبغي وضعها في المقام الأول وليس المتعة.
يتم فرز المهام المضافة تلقائيًا. نتيجة لذلك ، يمكنك معرفة ما يجب القيام به اليوم وغدًا وبعد ذلك ، بالإضافة إلى المهام التي فات موعدها بالفعل. قم بفرز الحالات حسب التاريخ أو ترتيب الإضافة ، وابحث عن الحالات التي تحتاجها حسب الكلمات من الوصف.
وإذا قمت بربط المهام بالعملاء وبطاقات المنتجات ، فلن تحصل فقط على مجموعة من الملصقات الإلكترونية ، بل ستحصل على نظام تفاعلي ملائم ومفهوم.
جرب Workzen
3. قم بعمل قائمة مهام
تتكرر العديد من الإجراءات بانتظام. هذا ، على سبيل المثال ، طلب البضائع واستلامها ، وإعداد متجر للفتح ، والمخزون ، وحساب الرواتب ، ومكالمات العميل لمعرفة كيفية تقدم العمل. في يوم من الأيام ، بدأ الأمر كله يستغرق وقتًا طويلاً.
في كثير من الأحيان ببساطة لا يوجد وقت لبعض المهام التي لا يبدو أنها من المهام ذات الأولوية. لا يوجد وقت لتفكيك المستندات أو تحديث البرامج أو حساب أرصدة المخزون أو البحث عن موردين جدد. أشياء مثل هذه تتراكم وتستهلك وقتك وأموالك وأعصابك.
هناك طريقة للخروج: فقط رتب كل شيء. يبدو الأمر أبسط مما هو عليه في الواقع ، ولكن يمكن القيام به في إحدى الأمسيات. قم بعمل قائمة مهام على مخطط أو تقويم ، واكتب بجانب كل مهمة كم مرة يجب القيام بها والمدة التي تستغرقها.
ويمكن تحسين عملية التخطيط عن طريق رقمنتها. هذا هو المكان الذي تصبح فيه لوحة كانبان مفيدة مرة أخرى ، ويمكنك حتى القيام بذلك في جداول بيانات Google. في عمود "المهام الواجبة" ، رتب المهام بترتيب تنازلي من حيث الأهمية مع التواريخ ، أو قم بعمل قائمة لكل يوم على أوراق منفصلة. يساعد هذا في توزيع عبء العمل بالتساوي أو جدولة المهام للأيام التي يقل فيها العمل الآخر.
باستخدام هذا الجدول ، ستكون دائمًا على دراية بكمية المهام الروتينية التي تم إكمالها بالفعل وما هو تنزيلك الآن. حتى عندما لا تكون في العمل ، يمكنك دائمًا فتح لوحة المهام من هاتفك.
4. مندوب
أنت قائد العمل الوحيد ، مما يعني أن وقتك لا يقدر بثمن. هناك مهام يمكنك فقط إكمالها. لكن لا يوجد الكثير منهم ، يمكن ويجب تفويض البقية. حتى إذا كان بإمكانك إصلاح الكمبيوتر بنفسك تقنيًا أو غسل الأرضيات أو تلقي الطلبات ، فإن ذلك سيكلف عملك كثيرًا.
سيصبح الأمر أسهل إذا كنت تعرف بالضبط كم تكلف في الساعة. على سبيل المثال ، صافي ربحك الشهري 100000 روبل. للراحة ، دعنا نتخيل أن هناك 20 يوم عمل لمدة 8 ساعات في الشهر. هذا يعني أنك تكسب 625 روبل في الساعة. قارن الآن هذا المبلغ بتكلفة عمل عامل النظافة والبريد السريع والمتخصصين الآخرين الذين يمكن تكليفهم ببعض الأسئلة.
المهام التي تستحق التفويض بالتأكيد:
- كثيفة العمالة ولا تجلب الفرح ؛
- تتطلب القوة الغاشمة
- رتيب وروتيني.
بالضبط ما يمكن تفويضه:
- صيانة المعدات؛
- التسليم والإرسال والتعبئة ؛
- إمساك الدفاتر؛
- الدعم القانوني؛
- مهام المرة الواحدة التي من غير المحتمل أن تتكرر.
أيهما أفضل عدم التفويض:
- اتخاذ قرارات تجارية مهمة ؛
- تخطيط استراتيجي؛
- مراقبة تنفيذ المراحل المهمة ؛
- توظيف.
القرار النهائي بالطبع لك دائمًا. يعتمد الكثير على تفاصيل العمل.
5. تبسيط التواصل مع العملاء
عملاؤك هم أرباب العمل لديك. لكن غالبًا ما يتعين عليك قضاء الكثير من الوقت عليها.
يحدث هذا لسببين:
- أنت تقدم في البداية معلومات قليلة جدًا أو لا يمكنك الإجابة على الفور على جميع أسئلة العميل.
- لديك معلومات حول العملاء في ثلاثة برامج مراسلة مختلفة ، وملاحظات على هاتف ذكي ، وجهاز كمبيوتر محمول ومجموعة من بطاقات العمل.
للحصول على عدد أقل من الأسئلة نفسها ، قم بتحديث موقع الويب الخاص بك والشبكات الاجتماعية ، وأخبرنا المزيد عن منتجاتك وخدماتك ، وأضف الصور ومقاطع الفيديو. أيضًا ، قم بإنشاء نموذج ملاحظات للاستعداد للمحادثة مع العميل.
المستوى المتقدم: اطلب روبوت محادثة. سيتمكن من الرد تلقائيًا على الرسائل في برامج المراسلة الفورية.
يمكن ربط معلومات العميل بالمهام والأوامر. وبالتالي ، ستكون دائمًا مسلحًا بالكامل: في Workzen من السهل العثور على بيانات الأشخاص والأسعار والمواعيد النهائية والبضائع والمستندات.
6. حلل عملك
كفاءة أي عمل ليست ثابتة. في بعض الأحيان نتجاوز توقعاتنا ، وأحيانًا نكون مخطئين. لاتخاذ خطوة إلى الأمام ، يجدر بنا الرجوع إلى الوراء وتحليل ما تم إنجازه وما لم يتم إنجازه.
حتى لو كنت تعمل لنفسك ولا أحد يطلب منك مؤشرات أداء رئيسية ، يجب عليك تحديد أهداف واضحة وتحقيق نتائج معينة. إذا لم يتطابق الواقع مع التوقعات ، فأنت بحاجة إلى التوقف وفهم الخطأ الذي حدث.
في كثير من الأحيان ، لا يقع أداء العمل دون ذنب منك. على سبيل المثال ، لم يتم تسليم البضائع في الوقت المحدد ، ومرض شريكك ، وكان هناك عدد أقل من العملاء خلال العطلات. هذه ليست أخطائك ، لكن في المرة القادمة يمكنك تقليل مخاطر التكرار. على سبيل المثال ، ابحث عن العديد من الموردين ، وقم بتوصيل شركة تعهيد ، واطلب الإعلان مسبقًا على الشبكات الاجتماعية.
أهم شيء هو عدم الإرهاق وعدم الشعور بخيبة الأمل في عمل بدأ في التدهور. كل شيء بين يديك. استخلص النتائج ، واكتب ألف نقطة خبرة وامضِ قدمًا.
7. خطط لإجازتك
الراحة مهمة للغاية ، خاصة عند العمل لنفسك. إذا كرست نفسك لما تحبه على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، فلن تدوم مواردك طويلاً.
أفضل لا تخاطر. خطط لإجازتك مقدمًا ، خذ عطلة نهاية الأسبوع ، واسمح لنفسك بأن تشتت انتباهك بالعمل في إجازة فقط إذا كانت هناك قوة قاهرة خطيرة.
ماذا لو كان عليك العمل بينما يستريح الآخرون؟ أنت أفضل حالا. اجعل يومي الأربعاء والخميس يومًا للحرية الشخصية ووفر على رحلات المواسم المنخفضة. لا تحاول العمل عندما يكون من غير المحتمل أن تغطي الإيرادات التكلفة. من الأفضل الراحة وبناء قوتك للفوز بالجائزة الكبرى في ذروة الموسم.
بعد كل شيء ، هدفك هو العمل من أجل الربح ، وليس من أجل العمل نفسه. ومن أجل تحقيق ذلك ، تحتاج إلى تخطيط إجراءات العمل بشكل صحيح ، وتحسين أعمالك وتحسينها تدريجيًا بحيث تحصل في النهاية على قسط وافر من الراحة.