20 طريقة فعالة لإدارة الوقت

1. القاعدة 1-3-5

ساعات عملك خلال اليوم محدودة ، وتسمح لك القاعدة 1-3-5 بقضاءه بحكمة. جوهرها هو كما يلي: في يوم واحد يمكنك القيام بمهمة واحدة كبيرة فقط ، ثلاثة متوسطة وخمسة مهام صغيرة. هناك تسع حالات في المجموع ، لا أكثر ولا أقل. ستساعد القاعدة على إزالة الأنقاض تدريجياً ، في الوقت المناسب وليس الإرهاق.

2. حكم الثلاثة

بالنسبة لأولئك الذين لا يتناغمون مع الأرقام أو لا يستطيعون القيام بتسعة أشياء في اليوم ، كريس بيلي ، مؤلفسنتي الإنتاجية"، اخترع حكم الثلاثة. تنص على أن القيام بالأشياء الثلاثة الأكثر أهمية كل يوم يكفي لتكون منتجًا.

بدلاً من تشتيت طاقتك واهتمامك على بضع عشرات من العناصر في قائمة التحقق ، ما عليك سوى اختيار أهم ثلاث مهام لليوم والتركيز عليها. حدد ثلاثة أخرى في اليوم التالي ، وهكذا. هذا سوف يبقيك مركزا يمكن تطبيق نفس القاعدة على تحديد الأهداف للأسبوع أو الشهر أو السنة.

3. طريقة 10 دقائق

هل لديك بعض المهام التي تقوم بها لا تريد أن تبدأ? قل لنفسك ، "سأفعل هذا لمدة 10 دقائق فقط وبعد ذلك سأذهب للحصول على قسط من الراحة." على الأرجح ، خلال هذا الوقت ، سوف تنجذب إلى العمل ولن تكون قادرًا على التوقف.

4. بومودورو

هذه النظام اخترعها Francesco Cirillo لتسهيل التحضير للامتحانات. يساعد في تركيز الأشخاص الذين يتشتت انتباههم بسهولة. إنها أيضًا طريقة جيدة للتحكم في مقدار الوقت الذي تقضيه في وظيفة معينة.

هذه هي الطريقة التي يعمل بها بومودورو: تأخذ مؤقتًا وتضبطه على 25 دقيقة. بعد ذلك ، ركز على عملك. عندما تنتهي الـ 25 دقيقة ، ترتاح لمدة 5 دقائق ثم تكرر العملية مرة أخرى. بعد أربع دورات ، سيكون لديك استراحة كبيرة لمدة نصف ساعة.

5. طريقة 90/30

طريقة 90/30 استخدمه الكاتب والمدون توني شوارتز ، والمؤسس المشارك لـ Buffer ليو ويدريش ، والناقد الأدبي بنيامين تشي كاي واي ، ورجل الأعمال توماس أوبونج.

جوهرها كما يلي: تعمل بجد لمدة 90 دقيقة ، ثم تستريح لمدة نصف ساعة ، ثم تكرر الدورة. في نفس الوقت ، تخصص أول 90 دقيقة لأهم مهمة عليك القيام بها في اليوم ، وتخصص الأجزاء التالية لأمور أقل أهمية.

حسب البحثعالم النوم المسحور بيرتزا لافي المتخصصة في جامعة ييل ، 90 دقيقة هي الوقت الأمثل الذي يمكن خلاله لأي شخص التركيز بفعالية على مهمة واحدة. ونصف ساعة كافية للراحة التامة ، وهو ما أكده البحثالنوم واليقظة عالم الفسيولوجيا العصبية ناثان كليتمان.

6. طريقة 52/17

هذه نسخة خاصة من الطريقة السابقة. لا يختلف الأمر إلا في الأرقام: أنت تعمل 52 دقيقة ، ثم تستريح لمدة 17 دقيقة. حسب التجربةالقاعدة 52 و 17: إنها عشوائية ، لكنها تزيد من إنتاجيتكالتي أجرتها خدمة التوظيف The Muse باستخدام تطبيق DeskTime ، تساعدك هذه الفترات الزمنية على الحفاظ على الإنتاجية وتجنب الإرهاق. لذلك ، استخدم طريقة 52/17 إذا شعرت أنك لست قويًا بما يكفي للعمل لمدة 90 دقيقة متواصلة.

7. أكل الضفادع

جاء الأسلوب معأكل ذلك الضفدع: يشرح بريان تريسي الحقيقة حول الضفادع متحدث تحفيزي ومؤلف كتب عن التنمية الذاتية بريان تريسي. ويصف "الضفادع" بالمهام غير السارة والصعبة التي يجب عليك إنجازها رغم ترددك. افعل شيئًا واحدًا منذ بداية اليوم - أكل الضفدع. وبعد ذلك سيكون الأمر أسهل بالنسبة لك: سوف تتخلص من هذا الحجر من روحك وتضمن لنفسك مزاجًا جيدًا طوال اليوم.

8. فترات زمنية

قوائم المهام لها واحدة ميزة غير سارة: لا يعطون مطلقًا فكرة عن المدة التي يستغرقها هذا العمل أو ذاك. تحتل "شراء الخبز" و "تقرير الإنهاء" سطرًا واحدًا في القائمة ، ولكن هذه المهام لا تضاهى من حيث التعقيد والأهمية.

التقويم أفضل بكثير من قائمة المهام: فهو يسمح لك بالتحكم البصري في الوقت. ترى كتلة كبيرة وتدرك أن المهمة ليست سهلة. لذا جرب التقنية "فترات زمنية»: ضعها في التقويم وخصص وقتًا لكل منها وفقًا لمدى تعقيد المهمة. وأثناء القيام بهذه المهمة أو تلك ، لا تشتت انتباه الآخرين.

9. GTD

GTD (إنجاز الأمور) هو نظام إنتاجي اخترعه مدرب الأعمال ديفيد ألين. مبادئها الرئيسية هي كما يلي:

1. اكتب كل أنشطتك وأفكارك في مكان واحد ، يسمى صندوق الوارد ("البريد الوارد").
2. قم بفرز محتوى البريد الوارد الخاص بك بشكل دوري عن طريق تحديد أولويات المهام وتوقيتها. رتب الملاحظات في مجلدات وفقًا لمحتواها - "العمل" و "المنزل" و "التسوق" وما إلى ذلك.
3. إجراء المراجعات - التخلص من الملاحظات غير الضرورية ، وشطب الحالات المكتملة ، ونقل المواد التي فقدت صلتها بالأرشيف.
4. عندما يتم التخطيط لكل شيء ، تابع التنفيذ. المهام التي يمكن القيام بها في دقيقتين ، حلها على الفور. يمكن تفويض الآخرين أو وضعهم في التقويم.

يمكنك معرفة كل التفاصيل الدقيقة لـ GTD في موقعنا القيادة.

10. ZTD

يعتقد ليو بابوتا ، مؤلف مدونة الإنتاجية Zenhabits ، أن نظام GTD الخاص بـ David Allen معقد للغاية ويتطلب الكثير من الجهد. يقدم نظام Zen to Done الخاص به. لمتابعة ذلك ، تحتاج إلى تطوير 10 عادات بسيطة.

1. اجمع كل المعلومات في البريد الوارد.
2. قم بمعالجة جميع السجلات دون تركها على الناسخ الخلفي.
3. خطط لأهدافك الرئيسية لكل يوم وأكبر أهدافك لهذا الأسبوع.
4. ركز فقط على شيء واحد في كل مرة ، دون تشتيت انتباهك.
5. إنشاء قوائم مهام بسيطة وقصيرة.
6. نظّم ملاحظاتك في فئات بناءً على محتواها ، تمامًا كما هو الحال في GTD الأصلي.
7. راجع ملاحظاتك بانتظام وتخلص من الأشياء غير الضرورية.
8. تبسيط. قلل من قائمة مهامك وأهدافك واكتبها باختصار وواضح.
9. للضبط في العمل ، حافظ على روتين يومي محدد.
10. افعل ما أنت مهتم به حقًا.

11. كانبان

اليابانية طريقة الإنتاجية، مما يساعدك على تتبع الأشياء التي تقوم بها وما قمت به بالفعل وما يجب القيام به في المستقبل. كانبان يتخيل بشكل مرئي سير العمل.

تأخذ لوحة ملصقات (أو تسجل مع مدير مهام مثل Trello) وترسم عليها ثلاثة أعمدة: To do، Doing، Done. ثم اكتب أمورك على ملاحظات لاصقة وضعها في العمود المناسب بناءً على ما تفعله وما قمت به بالفعل.

12. قاعدة الدقيقتين

عليه القاعدة هو جزء لا يتجزأ من GTD ، ولكن يمكن استخدامه حتى لو لم تكن من محبي تقنية Allen. إذا كانت المهمة تستغرق أقل من دقيقتين ، فقم بها على الفور. لذلك أنت تفرغ عقلك ، لأنك لست مضطرًا لتذكر هذه الحالة بعد الآن.

13. صندوق الوارد صفر

تم اختراع Zero Inbox بواسطة الكاتب وخبير الأداء Merlin Mann ، وهو يعمل بشكل جيد مع GTD. طبقه مان على رسائل البريد الإلكتروني، ولكن بنفس الطريقة يمكنك معالجة الحالات والمستندات والملاحظات وغيرها من المعلومات. كما يوحي الاسم ، فإن الهدف من هذه التقنية هو إبقاء علبة الوارد فارغة.

في نظام GTD الأصلي ، استمر صندوق الوارد في تجميع مجموعة من الإدخالات. يجب أن تأخذ وقتًا لفرزها ، ومن السهل التغاضي عن شيء مهم في علبة وارد معبأة. يوصي مان بتفكيك المحتوى بمجرد وصوله. تفتح "علبة الوارد" وتقرر ما يجب فعله مع كل عنصر: حذف أو تفويض أو رد أو تأجيل أو إكمال. لا تغلقه حتى تقوم بتنفيذ أحد الإجراءات المحددة مع جميع العناصر.

بالإضافة إلى ذلك ، ستساعدك عوامل التصفية التلقائية في البريد على توفير الوقت ، المجلدات الذكية وبرامج فرز مستندات.

14. طازج أو مقلي

طازج أو مقلي يترجم إلى "طازج أو مقلي". تم إنشاء هذه الفلسفةسيطر على يومك بنظام الأولويات "الطازجة أو المقلية" المدونة ستيفاني لي. وفقا لها ، عندما تستيقظ في الصباح ، يكون دماغك "منتعشًا" ، لكن مع تقدم اليوم ، يصبح "بنيًا". هذا يعني أنه يجب عليك تحديد وقت ذروة الإنتاجية وتمكنوا من القيام بكل الأشياء الأكثر أهمية في يوم واحد خلال هذه الفترة. هذه هي الطريقة التي يعمل بها.

1. في نهاية اليوم ، عندما تكون متعبًا ، خذ 15 دقيقة لإنشاء قائمة مهام ليوم غد.
2. انقل أهم المهام إلى بداية اليوم في قسم Fresh. يتم إرسال الأشياء التي لا تحبها إلى هناك - "الضفادع" ذاتها. يجب القيام بها بينما لا تزال لديك القوة.
3. تذهب الأشياء الأقل إلحاحًا والأقل صعوبة والأكثر متعة إلى قسم المقلي - أي في فترة ما بعد الظهر ، حسب جدولك الزمني. سوف يقومون بتحميل عقلك أقل.
4. اتبع قائمتك في صباح اليوم التالي. ثم اصنع واحدة جديدة في المساء.

توصي ستيفاني باستخدام FoF للأشخاص الذين يكتشفون كل ليلة أنهم مرهقون تمامًا ، لكن لم يكن لديهم وقت ، على الرغم من أنهم يعملون طوال اليوم.

15. طريقة فيض

تستخدم راميتا سيثي ، مؤلفة كتاب سأعلمك أن تكون غنيًا ، هذه الطريقة لحفظ المعلومات لوقت لاحق. إنه يعمل كالتالي: يمكنك حفظ جميع رسائل البريد الإلكتروني والملاحظات والمقالات والقوائم في مكان واحد - على سبيل المثال ، في خدمة تدوين الملاحظات مثل Evernote أو Notion أو كمستندات. ثم وزع هذه المواد باستخدام العلامات والمجلدات والفئات - كما تريد.

راجع هذه المعلومات كل 4-6 أسابيع وفكر فيما إذا كان يمكن تطبيقها في الممارسة العملية. إذا كان هناك شيء عديم الفائدة ، فتخلص منه أو أرشفته. هذا يسمح لك بإنشاء قاعدة المعرفة الخاصة بك.

16. ضبط تلقائي للصورة

اخترع "ضبط تلقائي للصورة"نظام إدارة الوقت التركيز التلقائي خبير الأداء مارك فورستر. يناسب نظام التخطيط هذا المبدعينمن الصعب متابعة GTD.

اكتب جميع أنشطتك في دفتر ملاحظات دون أي طلب. ثم انتقل إلى القائمة ، واختر منها ما تريد إنجازه في أسرع وقت ممكن ، وقم بفرزها. عندما يتم حل المهام العاجلة ، تابع المهام التي تفضلها الآن. إذا لم تكن قد انتهيت من شيء ما - انقله إلى نهاية القائمة ، فستعود إليه لاحقًا. وكرر هذه الخطوات يوما بعد يوم.

17. مصفوفة أيزنهاور

هذا المخطط أنشئت بقلم الرئيس الأمريكي دوايت دي أيزنهاور. تحتوي المصفوفة على أربعة أقسام للمهام: غير عاجل وغير مهم ، عاجل ولكنه غير مهم ، مهم وغير عاجل ، عاجل ومهم. قسّم مهامك إلى أقسام ويمكنك معرفة ما تقضي معظم الوقت فيه والمهام التي يجب أن تحظى بمزيد من الاهتمام.

18. طريقة 4D

اخترع 4D إدوارد راي ، كاتب ومستشار تحفيزي. تم تصميم هذه الطريقة لمساعدة الأشخاص الذين يشعرون بالرعب عند رؤية قائمة المهام الخاصة بهم ولا يعرفون كيفية التعامل مع جميع العناصر المتراكمة.

يقول راي إنك تحتاج فقط إلى حفظ أربع كلمات للحرف D ، وبعد ذلك لن تفقد قلبك أمام جبال العمل. ها هم:

• افعل - إذا تم تعيين مهمة لك ، فمن الأفضل القيام بها الآن وشطبها من القائمة.
• مفوض - عندما لا يكون لديك وقت لتنفيذ شيء ما أو لا يتوفر لديك الوقت الكافي لتنفيذ شيء ما ، ولكن لديك مساعدًا مجانيًا نسبيًا ، فقم بنقل المهمة إليه.
• حذف - بعض الأشياء ليست بهذه الأهمية. تجاهلها عن طريق إزالتها نهائيًا من قائمة المهام. إذا حاولوا فرض مسؤوليات غير ضرورية عليك ، فتعلم قل لا بأدب.
• التأخير - عندما تكون المهمة كبيرة جدًا أو لا تتطلب التنفيذ الفوري ، يمكن تأجيلها. لكن يجب عليك بالتأكيد تحديد مواعيد نهائية واضحة لها ، وإلا فإنها ستبقى ثقيلة.

حدد مهمة ، وقم بإجراء واحد رباعي الأبعاد معها ، ثم انتقل إلى التالي.

19. توقيت

عادة ، الأشخاص الذين يحاولون أن يكونوا منتجين يتتبعون الوقت الذي يقضونه في أشياء مهمة ، وينسون تمامًا التفكير في الفترات التي يفعلون فيها الهراء. يتم حل هذه المشكلة عن طريق تقنية "ضبط الوقت" التي ابتكرها الخبير في مجال إدارة الوقت جليب أرخانجيلسكي. يتيح لك فهم المكان الذي تقضي فيه وقتك ، ويعلمك أن تكون أكثر انتباهاً لما تفعله ، وأقل إلهاءً.

خذ دفترًا واكتب كل أفعالك ومقدار ما فعلته ، بدقة تتراوح من 5 إلى 10 دقائق. سجّل لحظات العمل والمفاوضات والاجتماعات وحتى الوقت الذي تقضيه على YouTube وفي الألعاب. يستغرق هذا الأمر أسبوعين. ثم تقوم بتقليب دفتر الملاحظات ، والتعرف على "التغيرات المزمنة" الخاصة بك عن طريق البصر واستخلاص النتائج. ربما تحتاج إلى مشاهدة مقاطع فيديو أقل مضحكة ، أو شرب قهوة أقل ، أو عدوك هو المكالمات الهاتفية.

20. طريقة تيم فيريس

تيموثي فيريس هو خبير الإنتاجية الذي ابتكره طريقة تنظيم العمل على أساس قاعدتين. الأولى هي قاعدة 80/20 ، أو مبدأ باريتو، والتي بموجبها يمكن إنجاز 80٪ من عملنا في 20٪ من الوقت. 20٪ المتبقية ستستغرق 80٪ من الوقت. والثاني هو قانون باركنسون: العمل يملأ كل الوقت المخصص له.

يقول فيريس إن المعنى الضمني لذلك هو أنك لست مضطرًا إلى العمل بجدية أكبر لفعل كل شيء - فأنت بحاجة إلى التركيز بشكل أفضل. تتيح لك العمل بتفانٍ كامل بنسبة 20٪ فقط من وقت عملك ، ولكن يمكنك إعادة كل الأشياء المهمة حقًا. ويمكن تخصيص 80٪ المتبقية لروتين بسيط حتى تتمكن من التركيز على المهام ذات الأولوية وتجنب الإرهاق.