10 نصائح تساعدك على العمل بفاعلية من المنزل

1. قم بإنشاء مساحة عمل واحدة لجميع الموظفين

لا تمرر هذا إلى المرؤوسين ، وإلا ستتحول العمليات الموضوعة إلى فوضى عندما لا يرى الموظفون عمل بعضهم البعض ولا يفهمون من المسؤول عن ماذا. نتيجة لذلك ، يتم إعاقة المهام الأولية ، ويفقد العمال مشاركتهم ، وتميل كفاءة العمل إلى الصفر.

إليك مجموعة قليلة من الأدوات التي قد تجدها مفيدة:

• مدير المهام. من الملائم تعيين المهام معها ومراقبة عبء العمل في الإدارات وكل موظف.
• التقويم العام. سيساعدك هذا في الاحتفاظ بجدول زمني للإجازات وأيام العطلة ، وكذلك التخطيط لأحداث مهمة مثل المكالمات الهاتفية مع العملاء أو الزملاء ، بحيث لا تضطر إلى تذكير المشاركين في الاجتماع شخصيًا بها.
• رسول لحل القضايا المستعجلة. يمكنك إنشاء محادثة عامة للشركة بأكملها وغرف دردشة أصغر للفرق الفردية والمشاريع.
• مستودعات البيانات السحابية وحلول المستندات. ستكون مفيدة للتعاون أثناء المكالمات ، وتكون مشاركة الرابط أسهل من إرسال المستندات والملفات الثقيلة بالبريد أو في برنامج المراسلة.

2. ابق على اتصال مع أولئك الذين يعملون من المنزل

العمل عن بعد ليس سبباً لنسيان الانضباط والتحول إلى جدول مجاني ، عندما يتم تخصيص وقت لأنشطة العمل وفق مبدأ "سأفعل ذلك ، ولكن بعد ذلك". في الاجتماع العام ، أخبر الموظفين عن تنسيق العمل الجديد وحدد حدود يوم العمل: على سبيل المثال ، من 9 إلى 18 ساعة ، يجب أن يكون الجميع على اتصال ، وتحتاج إلى التحذير من إجازة زوجين على الأقل أيام.

على الرغم من أنك تعمل جميعًا عن بُعد ، إلا أنك ما زلت فريقًا واحدًا. شارك أخبار الشركة بانتظام (مرة واحدة على الأقل في الأسبوع) لإخبار المهام المكتملة والخطط الجديدة ، واحتفل علنًا بنجاح الأقسام. أخيرًا ، لا تنس أن تتمنى لموظفيك عيد ميلاد سعيد. سيساعد هذا في الحفاظ على روح الفريق ، ولن يشعر المرؤوسون بالنسيان والتخلي عن مصيرهم.

3. أدخل قواعد الدردشة

الدردشات هي أداة مفيدة ، ولكن مع عيوبها. إن التدفق المستمر للرسائل يشتت الانتباه مثل أحاديث الجيران في المكتب ، لذا فمن المنطقي للتمييز بين الاتصالات وبدء محادثات منفصلة للأسئلة العاجلة وجميع أنواع المحادثات ، لا ذو صلة. ويمكن إخفاء هذه الدردشة بضمير مرتاح وإعادة قراءتها بعد نهاية يوم العمل.

لا تستخدم الدردشات لحل المشاكل المعقدة عندما تحتاج إلى الحصول على رأي جميع أعضاء الفريق. عند الخروج ستتلقى الكثير من الرسائل ، لكنك لن تتوصل إلى حل واحد يناسب الجميع. من الأفضل الموافقة على مكالمة ، وفي الدردشة ، سجل ما انتهيت إليه.

وحاول ألا تخلق ضوضاء غير ضرورية: لا تقسم رسالة واحدة إلى دزينة بأسلوب "مرحبًا. ها هو. المهمة جديدة ". احترم وقت الآخرين ولا تجبر المحاور على تشتيت انتباهه باستمرار عن طريق الإخطارات.

4. قم بإجراء مكالمات فيديو منتظمة مع الفريق

أولاً ، سيساعد ذلك في إبقاء إصبعك على النبض وإعادة توزيع عبء العمل إذا كان أحد الموظفين يعاني من اختناق المهام ، والآخر يعاني من الخمول. ثانيًا ، إنها أداة جيدة لتتبع مزاج المرؤوسين: بعد كل شيء ، الرسائل القصيرة في الدردشات لا تنقل التنغيم ، وخلال محادثة شخصية ، يمكنك معرفة ما يقلق من.

لا ترن للعرض. خطط لمحتوى كل محادثة ، وأبلغ جميع المشاركين مسبقًا بما سيتم مناقشته ، وكنتيجة لذلك ، قم بإنشاء بروتوكول اجتماع: ما الذي قرروه ، والمهام التي حددوها ، والمسؤول عن تنفيذها. ليس عليك الاتصال كل أسبوع لتتبع أداء الشركة. يمكن للموظفين التواصل بشكل منتظم مع مديريهم فقط ، وسوف يقومون بإبلاغك بالفعل.

5. ضع جدول عمل واضحًا

يجب أن يكون لكل موظف حق الوصول إلى جميع المعلومات التي قد تكون مطلوبة أثناء العمل. هذا مهم بشكل خاص للقادمين الجدد: يجب تحديثهم ، وقد يستغرق التكيف عن بعد وقتًا أطول من التواصل المباشر في المكتب. لمنع الموظف الجديد من الضياع في تدفق المعلومات ، عيّن له أمينًا يمكنه الإجابة على أي أسئلة حول كيفية عمل حياة الشركة وعملها.

من الناحية المثالية ، ينبغي ترتيب القاعدة المعرفية لعمل الشركة بطريقة تجعل العمليات لا تتوقف حتى لو مرض الموظفون الرئيسيون أو ذهبوا في إجازة. أنشئ مستندات تشرح بالتفصيل ما يجب القيام به في مواقف العمل النموذجية ، واجعلها متاحة للجمهور.

6. سجل جميع الواجبات في المهام

يجب تطبيق هذه القاعدة ليس فقط أثناء الإزالة القسرية. لا تعتمد على الاتفاقات الشفهية: إذا لم يتم تعيين المهمة ، فلن تكون هناك نتيجة.

فيما يلي قواعد بسيطة يتم من خلالها حل المهام بكفاءة وفي الوقت المحدد:

• كن واضحا بشأن مهمتك. لا تجبر المرؤوسين على لعب الوسطاء أو البحث عن معلومات إضافية بالكلمة. يجب أن يفهم الموظف على الفور ما هو مطلوب منه.
• تعيين المسؤولين والمنفذين. خلاف ذلك ، هناك خطر من أن المرؤوسين سوف يرمون المهمة بلا نهاية فوق بعضهم البعض ، ونتيجة لذلك ، لن يقوم أحد بذلك.
• حدد المواعيد النهائية. من المرجح ألا تكتمل المهمة التي يجب القيام بها "يومًا ما".
• أجب عن الأسئلة وقدم ملاحظاتك. سيؤدي القيام بذلك إلى بناء الثقة في فريقك وزيادة احتمالية إتمام المهمة بنجاح.

7. أتمتة العمليات الروتينية

في المكتب ، كل شيء بسيط: إذا كنت بحاجة إلى كتابة طلب لقضاء إجازة ، فإن الموظف يذهب إلى الموارد البشرية ، ويأخذ نموذجًا جاهزًا ، ويملأه ويوقعه. في العزلة الذاتية ، تتحول الأسئلة المعتادة إلى مشكلة: يريد أحد الموظفين إجازة ، والآخر تحتاج بشكل عاجل إلى التوقيع على فاتورة للدفع ، تحتاج إلى توقيع المدير ، ولكن لا يوجد مكان لأخذها - ليس في منزله اذهب.

لا يوجد سوى مخرج واحد: البحث عن طرق للتخلي عن الأعمال الورقية وتحويل جميع الأعمال ذات الأوراق المهمة إلى شكل إلكتروني.

8. إنشاء نظام تحكم واضح وشفاف

قد تطغى عليك الشكوك حول قيام الموظفين بأي شيء في المنزل ولكن ليس في العمل. بالطبع ، السيطرة ضرورية ، لكن من المهم الحفاظ على الفطرة السليمة. إذا كنت تضغط باستمرار على المرؤوسين وتساءلت عن سير الأمور مع مشاريعهم ، فلن يعملوا بشكل أسرع ، لكن التوتر سيتراكم باستمرار ، والذي سيؤدي عاجلاً أم آجلاً إلى حدوث صراع.

اتفق مع رؤساء الأقسام على أنهم سيقومون كل صباح بجمع معلومات من الموظفين حول العبء الحالي ، وإذا لزم الأمر ، قم بنقلها إليك. ليس السيطرة على العملية ، ولكن النتيجة. وبالتالي ، يمكن تقسيم المشاريع الكبيرة إلى عدة مراحل بنتيجة واضحة ومهلة زمنية لحل المشكلات الناشئة فور حدوثها.

9. نقل قسم المبيعات الخاص بك إلى CRM

CRM هو نظام آلي لإدارة علاقات العملاء. ببساطة ، هذا برنامج خاص يسجل جميع جهات الاتصال مع العميل من المكالمة الأولى إلى البيع.

في موقع بعيد ، يصبح CRM خلاصًا حقيقيًا لقسم المبيعات. يسمح لك بتقليل العامل البشري: لن يتورط المديرون في العمليات الروتينية ، ولن ينسوها العملاء الفرديين وسيدركون دائمًا المرحلة التي تمر بها كل معاملة وما يجب أن تكون عليه المرحلة التالية خطوة. ويمكن للمدير تتبع أداء كل متخصص ، وإذا لزم الأمر ، إعادة توزيع عبء العمل.

10. التواصل مع العملاء من خلال CRM

الموقف: الهاتف الأرضي بقي في المكتب ، ولكن بطريقة ما من الضروري التحدث مع العملاء. وتحكم في الاتصال أيضًا - وإلا فسيكون من الصعب فهم سبب فشل الصفقة الواعدة. سيساعدك نظام CRM المزود بالاتصال الهاتفي المدمج: فهو يسمح لك ليس فقط بالاتصال بقنوات الاتصال الصوتي ، ولكن أيضًا بالدردشات على موقع الويب وفي برامج المراسلة الفورية. من المريح الرد على الرسائل والرسائل على الفور في CRM ، ويدخل سجل التفاعل الكامل مع العميل على الفور بطاقته.