كيفية إنجاز المزيد ، وتحديد المهام بشكل صحيح وإدارة وقت الموظفين
عمله / / January 07, 2021
أندريه شوماتشينكو
المؤسس المشارك والشريك الإداري لوكالة Netpeak للتسويق عبر الإنترنت. مؤلف قناة Telegram محزن لكن حقيقي.
على الأرجح ، لم يتحدث سوى شخص عام كسول عن مدى أهمية التخطيط لساعات العمل من أجل القيام بالمزيد ، وكسب الكثير ، وتكون عمومًا "أفضل نسخة من نفسك". ولكن لسبب ما ، ما زلنا نواجه مواعيد نهائية متأخرة أو لم يتم الوفاء بها أو قمنا بمهام خاطئة. سأشارك أساليبي ، وكيف يمكن للمدير تنظيم وقت عمل الموظفين بشكل فعال ، وكيفية بناء التواصل وتحديد المهام بحيث يتم إكمالها بشكل صحيح.
قم بإزالة كل ما هو غير ضروري
إدارة الوقت. احب هذه الكلمة. إنه مريح للغاية: أنا لست بطيئًا وسيئًا في العمل على الإطلاق ، ولدي مشاكل في إدارة الوقت.
وصفتي هي إزالة كل ما هو غير ضروري ، أو ، كما أسميها ، قطع الهراء. احذف أي شيء لا تحتاجه وقم بتعطيله.
للقيام بالمزيد ، لست بحاجة إلى 25 ساعة في اليوم ، كل ما تحتاجه هو قضاء وقت أقل في الأشياء غير المفيدة.
من الضروري التواصل كثيرًا في العمل - اجمع جميع المراسلات في رسول واحد ولا تذهب إلى الآخرين أبدًا.
هل أنت مطور؟ لا؟ إذن لماذا تحتاج إلى أكثر من متصفح؟ هل أنت متأكد أنك بحاجة إلى ثلاثة من نفس تطبيقات تحرير النص؟ وهلم جرا.
في عملي من تدفق يمكن أن يطرح العديد من الأشياء التي تحدث بانتظام: الرسائل في برنامج المراسلة ، والرسائل الواردة في البريد ، والشخص الذي دخل المكتب ، ورنين الهاتف.
لذلك جمعت جميع الاتصالات في Telegram ، وأوقفت تشغيل الإشعارات من جميع الدردشات ، وأرشفت جميع القنوات - حتى أتمكن بنفسي من تحديد الوقت المناسب للرد.
في البريد ، ألغيت اشتراكي من جميع الرسائل ، باستثناء 5-6 الأكثر أهمية. أستخدم خدمة Unroll.me لتجميعها في ملخص ، والذي يأتي مرة واحدة في الأسبوع في وقت مناسب بالنسبة لي. أتحقق أيضًا من بريدي عدة مرات في اليوم ، وليس بعد استلام الرسالة مباشرة.
على الهاتف ، أطلب مني فقط عدم الاتصال - يمكنك دائمًا الكتابة أو تملي رسالة. وتعقد الاجتماعات الشخصية فقط وفقًا للخطة - أضعها في التقويم (من الملائم جدًا القيام بذلك باستخدام موقع Cal Friendly.com) ، عادةً بعد ظهر يوم من أيام الأسبوع.
الوصفة بسيطة وواضحة ، ولكن ، كما تظهر الممارسة ، لا يتم تطبيقها دائمًا وليس من قبل كل من لديه "مشاكل في إدارة الوقت".
تطبيق المتابعات
في كثير من الأحيان أعقد اجتماعات أحبها الجميع. على الرغم من أنها تصرف انتباه الناس عن العمل ، إلا أنها لا تزال الطريقة الأكثر ملاءمة لنقل معلومات جديدة. على الفور لعدد كبير من الناس ، لمعالجة الاعتراضات وإعطاء إجابات للأسئلة التي سيتم سماعها على الفور الكل.
لكن كيف نفعل لقاء فعال? خاصة عندما يتم احتجازهم لـ 20-50 شخصًا ولا توجد طريقة للتأكد من أن الجميع يستمعون بعناية.
الطريقة الأسهل والأكثر فاعلية هي أن تطلب من الجميع المتابعة في البداية. وهذا يعني أن تدوين كل شيء يبدو مهمًا هو أطروحة. وبعد الاجتماع مباشرة ، أرسل النص إليك شخصيًا عن طريق البريد أو برنامج المراسلة.
بالنسبة للمقدم ، تسمح هذه الطريقة ، أولاً ، بمعرفة من وكيف يدرك المعلومات على الفور. وثانيًا ، للحصول على ردود فعل فورية: ما إذا كانت الرسائل الرئيسية للجمهور قد وصلت أم أن مهاراتك في التحدث لا تزال بحاجة إلى التحسين.
وبالطبع ، تساعد عمليات المتابعة على تحقيق الغرض الرئيسي من الاجتماع - للتأكد من أن الجميع يسمع حقًا و تذكرت معلومات مهمة.
تقدير الوقت المستغرق لإكمال المهمة بشكل صحيح
في البداية يبدو أنه من المستحيل تقدير الوقت المطلوب بشكل صحيح لإكمال أي مهمة. بعد ذلك بقليل ، يمكنك أن ترى عمليًا أن هذا هو الحال بالفعل.
لهذا السبب ، فإن تقييم كل مهمة هو نوع من الدفاع عن الشهادة. يقول الموظف عدد الساعات التي يخطط لقضاءها في التنفيذ ، والمدير إما يوافق أو يطلب تبرير سبب استغراق ذلك الكثير أو القليل من الوقت.
إنها مع هذه "الحماية" (إذا لم يتم تنفيذها للعرض وكان القائد يفهم ما يفعله موظف) تقييم المشكلة منطقي حقًا.
يقوم الأشخاص المختلفون بتقييم عملهم بشكل مختلف. شخص ما يبالغ في تقدير الشريط ويلتقط مجموعة من المهام ، ويخصص لكل مرة وقتًا أقل مما يتعين عليه إنفاقه. شخص ما ، على العكس من ذلك ، يتم إعادة تأمينه ويضع في كل مهمة قوة قاهرة و "يفكر".
يجب على القائد الجيد أن يطرح الأسئلة الصحيحة:
- لماذا تحتاج X ساعة لإكمال هذه المهمة؟
- دعونا نعيد قراءة شروط المشكلة وتعريف كيفية تنفيذها مرة أخرى. هل أنت متأكد من أنك فهمت كل شيء بشكل صحيح وأخذته في الاعتبار؟
- إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تقوم فيها بمثل هذه المهمة ، فهل خصصت وقتًا للتعرف عليها؟
وبالطبع ، من الجيد دائمًا أن يكون لدى الشركة عدة موظفين يؤدون نفس النوع من المهام. الى الرأس يمكنك التركيز على متوسط المؤشر المحسوب على أساس تصنيفات الموظفين.
استخدم قوائم المراجعة
تخيل أن لديك مهمة لموظف. ويبدو الأمر كالتالي: "أطلق خدمة كذا وكذا جديدة بنفسك". لدى الموظف ثلاثة خيارات لأداء مثل هذه المهمة:
- الحد الأدنى. أي ، لجعل كل شيء حرفًا بحرف ، لإكمال المهمة رسميًا. تم إطلاق الخدمة ، لكن لا يوجد بحث ولا نماذج تسعير ولا فهم لمن وماذا سيفعل بالضبط. ليس لدى قسم المبيعات والتسويق أي معلومات عن كيفية بيعه ولمن يبيعه.
- أقصى. وهذا يعني ، التعامل مع المهمة بنشاط وبحماس كبير. قم بإجراء قدر كبير من البحث ، والتواصل مع الشركات الأخرى في السوق ، وتشكيل عشرات النماذج التسعير، عقد عدة اجتماعات داخل الشركة (مع الإدارة وقادة الفريق وبشكل منفصل مع كل فريق) ، قم بعمل عدة عروض تقديمية لكل جمهور مستهدف محتمل.
- حق. يقع هذا النهج في مكان ما في الوسط بين الخيارين الأول والثاني: يتم إجراء دراسة من 5 إلى 7 شركات في قطاع ما ، وإعداد مفهوم مفهوم ، وإعداد عرض تقديمي أو صفحة مقصودة. يتم عقد اجتماع عام يتم فيه تقديم المعلومات الأساسية عن بيع الخدمة.
لمنع الموظف من القيام بالقليل جدًا أو الكثير جدًا عند توليه مهمة ما ، استخدم قائمة مرجعية - قائمة مرقمة بالخطوات التي يجب اتخاذها لتحقيق نتيجة. من المفيد بشكل خاص استخدام قوائم المراجعة إذا لم تكن متأكدًا من أن الموظف يفهم بنسبة 100٪ كيفية القيام بذلك مهمة، - على سبيل المثال ، لم يفعل شيئًا كهذا من قبل. إذا كنت كسولًا جدًا بحيث لا يمكنك الطلاء ، فاستعد للخيارين رقم 1 ورقم 2. ستنتهي منه لاحقًا ، أو سيقضي الموظف وقته ووقت الفريق في إجراءات غير ضرورية.
اقرأ أيضا🧐
- لماذا فاتنا المواعيد النهائية وكيف نوقفها؟
- كيف يقضي القادة الناجحون يومهم
- 8 أشياء عليك تعلمها لتكون أكثر إنتاجية