كيف تساعد الموظف الجديد على التكيف إذا كان العمل عن بعد
Miscellanea / / December 01, 2021
تعليمات لمن لا يريدون أن يهرب الناس من الشركة في غضون أسابيع قليلة.
أناستاسيا بوروفسكايا
مع ظهور جائحة الفيروس التاجي ، تغير سوق العمل بشكل كبير. انتقلت المقابلات إلى التنسيق عبر الإنترنت ، ونقلت الشركات الموظفين إلى مكان بعيد ، وللتقدم لوظيفة ، لم تعد بحاجة إلى الحضور إلى المكتب.
في واقع غير مألوف ، توقفت الأساليب الراسخة لإعداد الموظفين عن العمل: الآن قد لا يظهر القادمون الجدد في المكتب لأسابيع أو حتى يعيشون في مدينة أخرى.
كيف يختلف الإعداد عبر الإنترنت عن المعتاد
للوهلة الأولى ، يبدو أن العمل عن بُعد يعد خيارًا رائعًا للمبتدئين. لا يتعين عليه التواصل مع زملائه الثرثارين ، أو إضاعة الوقت لإثارة إعجاب "الحرس القديم" أو الحفاظ على نوع من الصورة. في الواقع ، ستكون جميع الاتصالات شبيهة بالأعمال وستكون أقل تكرارًا.
وهذه بالتحديد هي الصعوبة الرئيسية للانضمام عبر الإنترنت. يجد الموظف الجديد نفسه بعيدًا عن الحياة المكتبية المعتادة. إنه لا يطبخ في مرجل مشترك لقيم الشركة: فهو لا يتحدث مع زملائه أثناء فترات الراحة ، ولا يتواصل مع أشخاص من الأقسام الأخرى دون داع ، ويفتقد الشائع
نشاط. ومن غير المحتمل أن يكون لمثل هذا الشخص ارتباط بمكتب مريح في مكان جميل. لذلك من الأصعب بكثير تحفيز موظف جديد والاحتفاظ به لفترة طويلة.بالإضافة إلى ذلك ، تختلف أدوات التكيف اختلافًا كبيرًا في المكتب وفي مكان بعيد.
مهمة | مكتب | بعيد |
التعارف مع الشركة (الرسالة ، القيم ، ثقافة الشركة) | تدريب Velkam ، هدايا تذكارية للشركات ، عروض تقديمية | الوثائق الرسمية والعروض التقديمية والاجتماعات عبر الإنترنت |
قابل الفريق | الرحلات حول المكتب والترحيب بالحفلات والتخطيط للاجتماعات مع التعارف وشرح المهام | اجتماعات عبر الإنترنت |
احداث تجارية | بناء الفريق ، أحداث الشركات غير المتصلة بالإنترنت ، التدريب بدوام كامل ، الوجبات المشتركة ، استراحات التدخين | الألعاب والحفلات والدورات التدريبية عبر الإنترنت |
والشركات إما تستخدم مخططات غير عاملة ولا تتكيف مع تكيف الوافدين الجدد مع مكان بعيد ، أو تنسى عمومًا عملية الإعداد عندما يتعلق الأمر بجهاز التحكم عن بعد الموظفين. يُترك الأخيرون بمفردهم في المنزل ولا يتلقون أي مساعدة أو توجيه. وبعد ذلك يغادر الناس الشركة بسرعة دون التعرف على أي شخص حقًا.
ما هي المهام الرئيسية للتكيف عبر الإنترنت
هناك شيئان يجب مراعاتهما عند إجراء الإعداد عن بُعد.
- من المهم أن تجعل الموظف يشعر بأنه جزء من الفريق ، حتى لو لم يكن في المكتب. لهذا ، من الضروري البقاء على اتصال دائم مع الشخص والمساعدة على الفور في حل المشاكل الناشئة. وفي الظروف الجديدة يمتلكها الجميع.
- من الضروري أن يفهم الموظف بوضوح ما هو متوقع منه وما يمكن أن يعتمد عليه هو. من الأفضل تقديم أكمل المعلومات حول ظروف العمل والمهام والفرص في الأيام الأولى.
من ناحية أخرى ، ستساعد الوافد الجديد على تجنب عجز الاتصال وتحسين الراحة في الفريق دون الشعور بالكثير ضغط عصبى بسبب الصعوبات. من ناحية أخرى ، سيسمح للشخص بفهم مسؤولياته بوضوح. التحدي الثاني لا يقل أهمية عن الأول: تظهر استطلاعات الرأي أن عدم تطابق التوقعات مع الواقع هو سبب شائع للمغادرة. لذلك ، كانت هي التي تم تسميتهادراسة الأمة للباحثين عن عمل 2018 / Jobvite 43٪ من الموظفين الذين تمت مقابلتهم من بين الذين تركوا العمل في الأشهر الثلاثة الأولى من العمل.
من يجب أن يشارك في عملية التكيف
من الأفضل تحديد هؤلاء الأشخاص مسبقًا ، بحيث يفهم الجميع مهامهم وأدوارهم بوضوح. في هذه الحالة ، فإن احتمالية بقاء نوع من النقاط العمياء ستبقى. يجدر الانجذاب إلى الإعداد:
- مدير الموارد البشرية. العبء التنظيمي سوف يقع عليه. سيتعين عليه وضع خطة تكيف ، وإرشاد القائد والموجه ، وتقديم الوافد الجديد إلى الشركة.
- المدير المباشر. هو الذي يحدد المهام ، ويتحكم في العمل ، ويقدم التغذية الراجعة ويحل المشكلات الرئيسية.
- مرشد. يمكن أن يكون مثل واحد من زملاءوالقائد. يساعد المرشد في الأنشطة اليومية ، ويقدم تفاصيل العمل والشركة ، ويشارك المتسللين في الحياة ويدعم المبتدئ.
- أعضاء الفريق. كقاعدة عامة ، هؤلاء هم موظفو القسم الذي حصل فيه الشخص على وظيفة. مهمتهم ليست فقط المشاركة في اجتماعات مشتركة ، ولكن أيضا لتأمين ودعم الوافد الجديد.
كيف تنظم أول يوم عمل لك للمبتدئين
المهمة الرئيسية هي التعرف على الشركة والموظفين ، وكذلك تحديد مهام العمل في المستقبل القريب.
التعرف على قيم الشركة
في بعض الشركات ، يتم إرسال مجموعة من المستندات للقادمين الجدد عبر البريد على الفور وعرض عليهم التعرف عليها. نتيجة لذلك ، يمكن لأي شخص قراءة الأوصاف الوظيفية وأوصاف المنتجات طوال اليوم ، ومشاهدة العروض حول مهمة وقيم الشركة وحدها.
هذه ليست أفضل فكرة: من المهم أن يتعرف الموظف أولاً على ثقافة الشركة من خلال أمثلة حقيقية ، وبعد ذلك فقط يدمج المعلومات بمساعدة المستندات والمواد الأخرى.
من الأفضل مناقشة الشركة وقيمها شخصيًا. تدريب ولكام أو لقاء مع القائد مناسب لذلك.
يكون التنسيق الأول مناسبًا عندما يأتي عدة أشخاص جدد إلى الشركة في وقت واحد. في هذه الحالة ، من الملائم تنظيم مؤتمر عبر الإنترنت حيث سيتحدث مدير الموارد البشرية أو رئيس قسم الموارد البشرية عن الشركة. من المهم الاعتماد على أمثلة محددة. لذلك ، إذا كانت قيمة المنظمة هي الأشخاص ، يجدر وصف كيفية العناية بهم (على سبيل المثال ، يتم توفير التدريب النفسي).
أول لقاء مع الزعيم
إذا لم يتم التخطيط للتدريب الصحي ، يجب على المدير إخبار الوافد الجديد عن ثقافة الشركة في الاجتماع الأول. يحتاج أيضًا إلى مناقشة:
- مهام ومسؤوليات الموظف ، كلما كانت أكثر تحديدًا كان ذلك أفضل ؛
- الجوانب الفنية للعمل ، على سبيل المثال ، كيفية تحديد المهام والتحكم فيها ، وهل يوجد نظام لإعداد التقارير ، وما هي الخدمات المستخدمة ؛
- لوائح التخطيط و الاجتماعات;
- خصائص التفاعل مع الرأس في قضايا العمل (أين ومتى يكون من الأفضل الكتابة) ؛
- خطة لليوم الأول.
أثناء المحادثة ، من المهم تحديد العديد من الفروق الدقيقة المهمة التي عادة ما يقلق المبتدئين بشأنها:
- كم من الوقت يستغرق انتظار الإجابة على المهام قبل التذكير بنفسك ؛
- ما مدى وضوح تنظيم يوم العمل وفي أي ساعات وأيام لا يمكنك أن تكون على اتصال (على مسافة ، غالبًا ما يعمل الناس فوق طاقتهم ، لذلك من المهم تحديد الوقت الذي يمكنهم فيه الراحة بسهولة) ؛
- كيف يتم تشكيل الجدول الزمني الاجازاتمتى تكون الإجازة الأولى ممكنة وكم عدد الأيام التي تمنح فيها ؛
- ما هي القواعد المعتمدة في الشركة فيما يتعلق بالإجازة المرضية والإجازة ؛
- في أي أيام وفي أي أجزاء يتم دفع الراتب.
لقاء مع الزملاء
يمكن تنظيمها من قبل مدير الموارد البشرية أو المدير المباشر. من الضروري دعوة موظفين آخرين في القسم الذي أتى إليه الوافد الجديد ، بما في ذلك المرشد ، إذا لم يتم أخذ دوره من قبل الرئيس نفسه.
من الأفضل إجراء الاجتماع نفسه في منتصف اليوم ، مثل Zoom. بالنسبة للمبتدئين ، اطلب من المبتدئ تقديم نفسه. إذا كان خجولًا ، يمكن للمدير أن يصف الموظف الجديد بنفسه وعندها فقط يمنحه الكلمة.
ثم دعهم يخبرون عن أنفسهم زملاء. فقط اطلب منهم التحدث مسبقًا ليس فقط عن خبرة العمل والتعليم والهوايات ، ولكن أيضًا عن مجال مسؤوليتهم ونقاط الاتصال المحتملة مع الوافد الجديد. بفضل هذا ، سيعرف من ولماذا يمكنه الاتصال.
لقاء مع المدير في نهاية اليوم
هناك حاجة لمعرفة كيف ذهب اليوم الأول للموظف ، وما هي الأسئلة التي طرحها وما هي الصعوبات التي نشأت.
لتجنب الإجابات أحادية المقطع ، يمكنك طرح أسئلة إضافية تساعدك على تحليل مشاعر وأفكار المبتدئين بشكل أفضل:
- ماذا احببت اكثر؟ ما الأشياء التي تسبب المشاعر السارة ، وأيها - القلق؟
- ما مدى وضوح وملاءمة أدوات العمل؟ ما الصعوبات التي واجهتها أثناء استخدامها؟
- كيف فهم الشخص مهامه ومسؤولياته؟ هل يستطيع أن يصفها بالتفصيل؟
- كيف يخطط الموظف لتنظيم عمله في الأيام القادمة؟ من أين أبدا؟ ماذا تتوقع أن تحقق؟
كيف تنظم أسبوعك الأول من العمل لمبتدئ
في هذه المرحلة ، من المهم تزويد المبتدئين بالهدوء واليقين. لذلك ، تحتاج إلى وضع جدول زمني واضح لجميع الشؤون والمشاريع التي سيشارك فيها الموظف. على الأرجح ، ستكون هذه اجتماعات مختلفة عبر الإنترنت بمشاركة قائد أو معلم أو فريق.
بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج إلى قضاء بعض الوقت في:
- تحليل العمليات التجارية. من الضروري التحدث مرة أخرى عن جميع النقاط التنظيمية واللوائح والمعايير المهمة للموظف. كلما فهم الأخير آليات العمل بشكل أفضل ، زادت قدرته على التكيف.
- صف نظام التحفيز. من الضروري أن تكون مفهومة تمامًا للمبتدئين. يجب أن يعرف كيف يحسب الراتب ، وما هي العلاوات التي يمكن أن يحصل عليها ، وماذا KPI يجب ان يتم.
- حذر من المشاكل المحتملة. هناك اختناقات في أي وظيفة يمكن أن تؤدي إلى طريق مسدود. لذلك ، من المهم مناقشة المشاكل الأكثر شيوعًا وإخبارك بكيفية التصرف في هذه المواقف. من الأفضل تحذير المبتدئين من جميع الصعوبات المحتملة.
يقوم المدير بفحص كل هذه الأسئلة بطلاقة في اليوم الأول من عمل المبتدئين. ومع ذلك ، من المستحيل استيعاب مثل هذا الكم الهائل من المعلومات في وقت واحد. سيكون عليك تكراره عدة مرات حتى لا يفوت الموظف أي شيء. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمبتدئين المشاركة في العديد من المشاريع في وقت واحد. ومن المهم تحليل خصوصيات كل منهم.
كيفية تنظيم الشهر الاول من عمل المبتدئين
خلال هذه الفترة ، تحتاج إلى بناء عملية عمل ، لذلك من المهم أن يراقب القائد أو الموجه باستمرار الوافد الجديد ويكون على اتصال. هذا سوف يسمح لك بالتحكم و يرشد موظف ولا يترك وحده مع المشاكل.
الطريقة الأكثر ملاءمة هي التفاعل من خلال أنظمة تحديد المشكلات عبر الإنترنت. بمساعدتهم ، يمكنك تتبع عملية العمل وساعات نشاط الموظف (على سبيل المثال ، عندما يقوم بإنشاء مهام أو ، من حيث المبدأ ، في النظام). هذا سيمنع العمل الإضافي أو ، على العكس من ذلك ، الإهمال غير الضروري. وأيضًا - لفهم المهام التي تسبب المزيد من المشاكل للمبتدئين.
يجب إيلاء اهتمام خاص للتغذية الراجعة. يجب أن تكون بناءة وواضحة ومتسقة. في الشهر الأول ، من الأفضل التواصل مع مبتدئ عدة مرات على الأقل يوميًا باستخدام مكالمات الفيديو أو الرسائل الفورية. أثناء مثل هذه المحادثات ، تحتاج إلى توضيح المهام ، وتصحيح الأخطاء ، والمساعدة في التغلب على الصعوبات ، والطمأنة إذا حدث خطأ ما.
هذا لا يعني أنه من الضروري مراقبة عمل كل مبتدئ. الشيء الرئيسي هو تحديد مهمة له بوضوح ، وإعطاء جميع المدخلات اللازمة ، ووضع معايير التقييم وتحديد كيف ومتى سيتلقى الموظف ردود الفعل على العمل المنجز.
كيفية تقييم نتائج التكيف
على الرغم من أن فترة الاختبار غالبًا ما تستغرق ثلاثة أشهر ، إلا أنه بحلول نهاية الشهر الأول ، يجب على الموظف أن يتكيف تمامًا مع الوظيفة الجديدة. تعد عملية الإعداد الطويلة جدًا غير مربحة عمل بعد كل شيء ، النتائج الحقيقية مهمة.
لهذا السبب ، بعد نتائج الشهر الأول من العمل ، من المفيد عقد اجتماع عبر الإنترنت للوافد الجديد مع الرئيس أو مدير الموارد البشرية. أثناء المحادثة ، يجدر إجراء مسح صغير.
- ما مدى جودة تلبية الوظيفة التوقعات الشخصية؟ ما هي اللحظات التي تحبها وأي منها تحرجك؟
- كيف يتم التواصل مع الزملاء؟ ما مدى سرعة وفعالية إدارة حل مشكلات العمل معهم؟ ما هي المشاكل؟
- في أي اتجاه يخطط الشخص للتحرك في إطار العمل؟ ما هي أهدافك وغاياتك الشخصية؟
- هل الأهداف الرئيسية للشركة واضحة؟ هل هم متعلقون بمهام العمل؟
- ما هي المشاعر التي تثيرها العمل في الشركة؟ ما مدى القلق أو المرح كان الشهر الأول؟
- هل واجهت أي صعوبات فنية عند العمل بالخدمات داخل الشركة؟
ستساعد الإجابات على هذه الأسئلة في تقييم مدى ثقة الوافد الجديد وهدوئه ، وما إذا كان في حالة مزاجية للعمل في الشركة وما هي المشكلات التي يجب حلها.
أثناء الاجتماع ، من المهم أيضًا تقديم ملاحظات مفصلة: ناقش مع الوافد الجديد نقاط قوته وضعفه ، واحرص على الثناء عليه. عند مناقشة المهارات التي تتطلب التطوير ، يجب تقديم توصيات محددة. إذا اعتبر المدير الموظف الجديد واعدًا جدًا ، فيمكن تقديم تدريب إضافي لهذا الأخير بالفعل في هذه المرحلة.
إذا كانت المحادثة مثمرة ، فستتحول إلى زيادة ولاء الموظف وثقته في أنه سيكون قادرًا على الراحة و بكفاءة العمل لهذه الشركة.
اقرأ أيضا🧐
- 20 صفة ومهارة يجب أن يتمتع بها القائد الحقيقي
- كيفية إنجاز المزيد ، تعيين المهام بشكل صحيح وإدارة وقت الموظف
- 5 مهارات القادة تفتقر إلى الموظفين