8 أخطاء تجعل قوائم المهام لا تعمل
Miscellanea / / April 22, 2022
ليس من الصعب تجنب معظمهم على الإطلاق.
تساعدك قائمة المهام على التخطيط ليومك بوضوح والتركيز على المهام المهمة. لكن عليك توخي الحذر: عيب واحد - وهذه الأداة المفيدة تتحول إلى مكب فوضوي يستحيل التعامل معه. حدد خبراء الإنتاجية بعضًا من أكثر أخطاء قائمة المهام شيوعًا وكيفية تجنبها.
1. لا تكتب الأشياء
نقطة واضحة ، لكنها لا تزال تستحق التذكر: إذا احتفظت بقائمة المهام حصريًا في رأسك ، فستنسى بالتأكيد شيئًا ما. ستساعدك كتابة الأشياء في دفتر ملاحظات ورقي أو في ملاحظات على هاتفك أو في مستند على جهاز الكمبيوتر الخاص بك في الحصول على صورة واضحة ، حتى عندما تبدأ أفكارك بالارتباك من التعب.
يلاحظ عالم الاجتماع ومدرب الإدارة جين ياجر أن هذا يتيح لك أيضًا أن تكون أكثر مسؤولية عن المهام. يوضح الخبير "الأشياء المختلفة التي تجذبك في اتجاهات مختلفة تختفي ببساطة لأن لديك خطة واضحة أمام عينيك".
2. تعامل مع قائمة المهام الخاصة بك مثل قائمة الرغبات
بالطبع ، سيكون من الجيد تنفيذ الفكرة التي خطرت ببالك قبل يومين ، لكن اسأل نفسك: "هل أرغب حقًا في القيام بذلك اليوم؟"
خبير إدارة الوقت والمؤلف الكتب ”الشعور بالهدوء. الإنتاجية وراحة البال في عصر المواعيد النهائية الدائمة "تعتقد لورا فاندركام أنه لا معنى لإضافة تلك المهام التي لا تخطط لإكمالها إلى القائمة. "سوف يظلون كذلك متراجعين إذا لم تقم بإدراجهم في القائمة. بالإضافة إلى ذلك ، سوف يساعد ذلك في تجنب الشعور بالذنب ، "يلاحظ الخبير.
قم بإنشاء قائمة منفصلة للأشياء والمشاريع الكبيرة التي ترغب في القيام بها ، ولكن لاحقًا. ويطلق خبير الإنتاجية David Allen على هذه القائمة "ربما يومًا ما". يسمح لك هذا الأسلوب بحفظ أفكارك وعدم إثقال كاهل جدول الأعمال اليومي.
"تذكر أن قائمة المهام هي أداة إنتاجية وليست قائمة سحرية لما ترغب في تحقيقه" ، تذكر جين ياجر.
3. أضف الكثير من المهام إلى القائمة
وفقًا لـ Laura Vanderkam ، فإن أحد أكبر الأخطاء هو أن تكون طموحًا للغاية عند إعداد قائمة. من الأفضل جعلها أقصر وتحديد أولويات المهام.
"يجب أن تتكون قائمة المهام من 3-5 مهام ستكملها اليوم. نعم ، لديك العديد من المشاريع التي تتطلب الاهتمام. لكن من الناحية المثالية ، فإن قائمة المهام هي نوع من العقد مع نفسك. أنت تعد نفسك بالوفاء بهذه المهام بالضبط ، بغض النظر عن الأمور الأخرى "، يختتم الخبير.
ويمكن دائمًا توزيع المهام الأقل أهمية على أقرب أيام الأسبوع أو الشهر.
4. لا تقسم الأشياء الكبيرة إلى خطوات صغيرة
غالبًا ما يتم إدراج الأشياء في القائمة التي تتطلب إكمال عدة خطوات في وقت واحد. يجب التعامل مع مثل هذه المشاريع الكبيرة بحذر.
يعتقد مايك فاردي ، مبتكر مدونة الإنتاجية الإنتاجية ، أنه بدون تقسيم المهام الكبيرة إلى أجزاء صغيرة ، لن تحقق أقصى نتيجة.
يضيف مدرب الإنتاجية جريس مارشال ذلك بقائمة مختلطة من تلك الكبيرة ، مثل إنشاء موقع على شبكة الإنترنت ، و الأشياء الصغيرة ، مثل طلب مجموعة جديدة من بطاقات العمل ، فمن المرجح أن نؤجل المشاريع الكبيرة من أجلها بعد.
"يحدث هذا لأننا عندما نكون في وضع الإجراء ، نريد أن نتولى مهام بسيطة يمكننا حلها بالتأكيد. إنها مثل لعبة كمبيوتر مسببة للإدمان. لا يُعرض علينا أبدًا إنقاذ العالم من الزومبي أو العثور على الكنز في خطوة واحدة. بدلاً من ذلك ، نمر بمستوى تلو الآخر ونكمل جميع المهام بدورنا "، توضح جريس مارشال.
5. أخطأ في التعبير
ينصح المدون مايكل فاردي باستخدام الأفعال دائمًا. بدلاً من العبارات القصيرة مثل "Seryozha ، البريد الإلكتروني" التزم بعبارات واضحة ، على سبيل المثال: "أرسل أرقام المبيعات إلى Sergey عبر البريد الإلكتروني."
"تخيل أنك بحاجة إلى تسليم المسؤوليات إلى شخص آخر. إذا بدأت وصف المهمة بفعل ، فسيكون من الأسهل على الشخص فهم ما هو مطلوب منه. أنت من المستقبل وهناك هذا الشخص. تبسيط مهمتك وتخلص من الصياغة الغامضة "، يوصي مايكل فاردي.
6. تعامل مع صندوق الوارد الخاص بك على أنه قائمة مهام
إذا تركت رسائل البريد الإلكتروني التي تأتي في البريد تتحكم في يومك ، فسوف تضيع كل وقتك في حل مشاكل الآخرين. لنكن صادقين: تدفق الرسائل لا يجف أبدًا. لا عجب أننا نشعر أننا لا نملك الطاقة لفعل أي شيء آخر ، كما يقول مدرب الإنتاجية غريس مارشال.
فكر في أهدافك الاستراتيجية - المشاريع الاستباقية الطموحة ، أو الرغبات للعام ، أو الاتجاهات العالمية للتنمية. كم مرة يظهر أي من هذا في بريدك الإلكتروني؟ إذا كان نادرًا ، فمن الأفضل أن تحول انتباهك إلى مهام أخرى.
7. لا تخصص وقتًا للراحة
تساعدك فترات الراحة الدورية ، مثل المشي في الحديقة أو تمرين التنفس لمدة خمس دقائق ، على إعادة الشحن واكتساب القوة. وهذا لا يقل أهمية عن حذف المهمة التالية من القائمة.
"يجد الكثير من الناس أنه من غير المجدي إضافة شيء" غير منتج "إلى قائمتهم. ومع ذلك ، فإن القليل من الراحة يساعد على التركيز بشكل أكثر عمقًا وفعالية على المهام اللاحقة. دع الاستراحات تكون شيئًا طبيعيًا لا يرقى إليه الشك بالنسبة لك. هذا سوف يوازن طاقتك ، وسيظل مركزًا ، ويمنع الإرهاق "، كما يقول مستشار الصحة والعافية لي تشامبرز.
8. ضع قائمة بالمهام غير الضرورية
من الجيد دائمًا التحقق مما قمت به. لكن هذا لا يعني أن الأمر يستحق إضافة عدد كبير من المهام الأولية إلى جدولك.
"في حين أن هناك فوائد لتسجيل الأنشطة والعادات الصغيرة ، إلا أن لها العديد من الجوانب السلبية. يصبح من الصعب علينا تحديد أولويات المهام ، وتصبح القائمة أكثر تعقيدًا ، وفي بعض الأحيان تكون هناك إنتاجية سامة تؤدي إلى الإرهاق والتسويف. بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون هناك شعور خاطئ بأننا تمكنا من القيام بالكثير في يوم واحد ، على الرغم من أننا في الواقع كنا نعبث بأشياء أولية "، كما يقول لي تشامبرز.
بالنسبة للعادات والطقوس الصغيرة ، مثل التذكيرات بتناول الفيتامينات أو ممارسة الرياضة ، يوصي الخبير باستخدام تطبيقات خاصة مثل بتتبع العادة.
اقرأ أيضا🧐
- كيف تخطط بسرعة وسهولة لأسبوع باستخدام قائمة التشغيل
- نظام تخطيط بسيط لمن سئموا من إدارة الوقت والأهداف وقوائم المهام
- 9 قوائم بسيطة ستساعدك على أن تصبح أكثر إنتاجية