كيف يساعد أسلوب المراسلات التجارية في تكوين الانطباع الصحيح لدى المرسل إليه
Miscellanea / / May 04, 2023
تخيل: لقد توصلت إلى فكرة رائعة ، وقررت مشاركتها مع رؤسائك أو عملائك ، أو أرسل رسالة أو رسالة إلى رسول. وعلى الجانب الآخر يقرؤون ويفكرون: "حسنًا ، يا له من غبي كتب هذا!" أو: "يا له من تجويف!" وقرروا عدم النظر في اقتراحك.
وأنت لست مملًا. وكانت الفكرة جيدة. لقد فاتك الأسلوب للتو وخلقت انطباعًا خاطئًا عن نفسك.
ما هي اساليب الكتابة
يمكن قياس أسلوب المراسلات على مقياس من التخاطب إلى الرسمي.
بالمضي قدمًا ، نؤكد على صفات معينة ، ونحاول التقاط صور مختلفة. كلما زاد اتجاه اليسار ، زاد التركيز على الانفتاح والصدق والديناميكية. كلما زاد اتجاه اليمين ، زادت الملحوظة الصفات المرتبطة بموقفنا ، وموقفنا ، ووضعنا: المحافظة ، والصلابة ، والعقلانية.
تتطلب المواقف المختلفة أنماطًا مختلفة. فيما يلي الخيارات.
"صاحب" | مجرد رجل من الشارع. ربما يكون مرحًا ولطيفًا ، لكن المرسل إليه لا يراه محترفًا يمكن الوثوق به في قضية مهمة. | سيكون مناسبًا في المراسلات الودية ، حيث لا تكون صفات العمل لدينا مهمة: الشيء الرئيسي هو أن يكون الشخص جيدًا. |
"زميل" | لا يزال شخصًا ، ولكن له بالفعل وزن وسلطة معينة. | مناسب للتحدث عن اقتراحك إلى الرجال من فريق المشروع الخاص بك. سوف يفهمون أنك ملكهم ، لكن في نفس الوقت ، أنت أيضًا محترف يستحق الاستماع إليه. |
"موظف" | حامل السلطة في المقام الأول ، ولكن لا يزال "بوجه بشري". | من المفيد إرسال عرض "up". بفضله ، سيرى القائد جديتك وشموليتك وخبرتك. |
"تنفيذي" | موظف مؤثر يعتبر كل إنسان غريبًا بالفعل. | يمكن أن يكون مفيدًا للتقديم مع عرض "أمثلة" أو مكتب عام أو عميل كبير لديه ثقافة مؤسسية رسمية. |
إذا فاتك الأسلوب ، فمن السهل أن تدمر كل شيء. على سبيل المثال ، إذا كتبنا إلى الزملاء بنفس الطريقة التي نخاطب بها المسؤولين ("أرسل اقتراحًا لتقليل الوقت الذي نقضيه لتحقيق أهدافنا الإنتاجية ") ، فمن المرجح أن يقرروا أننا نريد إظهار تفوقنا ، على الهواء. ولن تحل المشكلة.
وإذا لجأنا إلى الرئيس بأسلوب "صديق" ("هناك موضوع حول كيفية القيام بعملنا بشكل أسرع") ، فعندئذ قد يعتقد جيدًا أن شخصًا تافه يكتب إليه ، وهو بالكاد قادر على تقديم شيء ما جيد.
كيف يعتمد أسلوب المراسلات على قناة الاتصال
يمكننا إرسال عرضنا عن طريق البريد الإلكتروني والرسالة إلى رسول. ومع ذلك ، من المهم أن نتذكر أن القناة الأخيرة هي أكثر "إنسانية" وغير رسمية. ويمكن أن يبدو الأسلوب الذي يجعلك تبدو كشخص أعمال في رسالة بريد إلكتروني مبهرجًا وغير طبيعي في المراسلة. لذلك ، عند التبديل إلى قناة الاتصال هذه من البريد ، فإن الأمر يستحق إجراء تعديل على المقياس بمقدار نصف خطوة.
كيف تؤثر اللغة على أسلوب الاتصال
كيف تحافظ على النمط المطلوب في الرسالة أو الرسالة؟ بادئ ذي بدء ، يجدر الانتباه إلى الكلمات والعبارات التي نختارها.
"صاحب" | "زميل" | "موظف" | "تنفيذي" |
عبارات المحادثة ، عامية: "هناك موضوع" ، "رائع" ، "إصلاح عضادات" وما إلى ذلك. | دوران نشط: "معروض". | المنعطفات السلبية: "تم اقتراحه". | الكلمات "البيروقراطية": "مُقدَّم" ، "مُنفَّذ" ، "مُعطى" ، "حضور". |
نداءات غير رسمية: "فتيات" ، "رفاق" ، "ماشا ، تغني". | الضمائر الشخصية: "نحن نقدم". | عدم وجود الضمائر الشخصية: ليس "نحن نقدم" ، ولكن "تقدم الشركة". | العبارات التمهيدية الرسمية: "نبلغ" ، "نعلمك". |
دعنا نكتب "رفاقنا رفقاء عظماء" - سنكون "أصدقاء". نشير إلى أن "لدينا متخصصين ممتازين يعملون لدينا" - سنصبح "زميلًا". إذا كتبت عبارة "متخصصون محترفون يعملون في الشركة" ، تحصل على "موظف". حسنًا ، إذا كان "أعضاء الفريق يتميزون بوجود الاحتراف" - فسنقوم بدور "المسؤول".
عندما يسمح أسلوب الاتصال باستخدام الرموز التعبيرية ، وعندما لا يسمح بذلك
في المراسلات الحديثة ، نصوغ الأفكار ليس فقط بمساعدة الكلمات. في سياق الوجوه المضحكة أو الحزينة والقلوب وحتى البراز- الرموز التعبيرية. كما أنها تؤثر على أسلوب المؤلف وانطباعه عنه.
باستخدام العواطف ، نقول نوعًا ما للمرسل إليه: "نحن منفتحون ، معاصرون!" لذلك ، فإن الرموز التعبيرية تناسب "الصديق" و "الزميل" المفعمين بالحيوية والحيوية. عند استخدام النمط الثاني ، من الأفضل استخدام الخيارات "الكلاسيكية": مبتسم ، قلب ، يد بإبهام مرفوع. يمكن لـ "الأصدقاء" أيضًا تحمل رموز تعبيرية إبداعية مثل الشياطين والبراز.
حسنًا ، سينزعج "الموظف" و "الزميل" الجادان من الرموز التعبيرية: أي نوع من الصلابة والتوازن يمكننا التحدث عنه إذا كانت الرسالة مليئة بالوجوه.
"صاحب" | "زميل" | "موظف" | "تنفيذي" |
😈 💩 🤮 😜 | 😊 👍 🔥 ❤️ |
لنأخذ مثالين باستخدام الرموز التعبيرية.
1. نريد إرضاء زملائنا بأخبار سارة:
"أخبار رائعة! فاز قسمنا بالمركز الأول في مسابقة "On Time to Work". الجائزة عبارة عن منبه كبير من الشوكولاتة. تعال إلى الموارد البشرية. كل شخص يحصل على قطعة! 😊»
نحن بحاجة لأن ننظر منفتحين وحيويين وديمقراطيين ، وبالتالي نستخدم الأسلوب "زميل». والرموز التعبيرية مناسبة تمامًا هنا.
2. ننتقل إلى الإدارة باقتراح جاد:
“مساء الخير ، إيفان يوريفيتش! 😊 نعرض مناقشة إمكانية استخدام أجهزتنا لزيادة الطاقة الإنتاجية لشركتك. 🔥»
وهنا الصور في غير محله. من المهم بالنسبة لنا أن ننظر بجدية واحترافية ، ونمط "الموظف" مطلوب - والرموز التعبيرية لا تتناسب معه.
يجب أن تكون حذرًا بشكل خاص في المواقف المتعلقة بالسلبية. غالبًا ما نستخدم الرموز التعبيرية لإظهار أننا منزعجون. لكن التأثير يمكن عكسه.
لنفترض أنك كتبت هذا: “مساء الخير يا مارجريتا! لقد اكتشفنا للتو أن المصنع غير قادر على شحن طلبك في الوقت المحدد. 🤷♀️ نحن اسفون جدا! 😢»
هل ستؤمن مارغريتا بضيقنا؟ ليست حقيقة. بالنسبة للكثيرين ، لا تزال الرموز التعبيرية شيئًا تافهًا ، "لعبة". وقد تعتقد مارغريتا: "ها هم المخادعون! يكتبون أنهم آسفون ، لكنهم يرسمون الوجوه بأنفسهم. ليس لديهم أي ندم! "
كيف تؤثر بنية الجملة على الأسلوب
لكي "تتناسب" مع النمط المختار ، يجب عليك أيضًا الانتباه إلى كيفية بناء الجمل في نصنا.
يوجد دائمًا "بطل" في البناء - الشخص الذي نتحدث عنه أو عن من نتحدث عنه. عادة ما يفعل شيئًا: يبني ، يفكر ، يكتب ، يقرأ... ويمكننا إخبار القارئ عن ذلك بطرق مختلفة.
دعونا نفكر في كيفية عملها ، باستخدام مثال سطر من قصيدة Agnia Barto.
أنسب تصميم لمراسلات الأعمال: "الثور يمشي ، يتأرجح". في ذلك ، "البطل" في الموضوع (أكدناه) ، وأفعاله مبينة أفعال (مظلل بخط عريض).
هذا التصميم مناسب لـ "صديق" و "زميل" و "موظف". على سبيل المثال: "المديرون يناقشون مشروعًا في غرفة اجتماعات" أو "حسبت المحاسبة المرتبات".
إذا احتجنا إلى التأكيد على وزننا وصلابتنا ، فيمكننا إضافة جملة أو جملتين بتصميم مختلف: "يقوم التوجيه بالمشي والتمايل."
هنا "البطل" لا يزال هو الفاعل ، لكن الفعل الآن يُرمز إليه بالاسم. أصبح "المشي" "المشي" ، "التأرجح" أصبح "التأرجح". أمثلة على هذه المقترحات: "المديرون يناقشون المشروع في غرفة الاجتماعات" ، "حسبت المحاسبة رواتب».
يرجى ملاحظة ما يلي: في هذه الحالة ، ندفع مقابل "وزن" إضافي وصلابة بوضوح. مع مثل هذه الجمل ، تصبح رسالتنا أكثر صعوبة في القراءة ، لذلك من الأفضل عدم الإساءة إليها.
ومع ذلك ، هذا ليس الحد الأقصى. هناك بناء أكثر رسمية: "يقوم الثور بالمشي والتمايل." في ذلك ، لا يُشار إلى الفعل بفعل ، بل بالاسم ، و "البطل" ليس فاعلًا. أمثلة على الجمل مع هذا البناء: "تمت مناقشة المشروع من قبل المديرين في غرفة الاجتماعات" و "تم إعداد كشوف المرتبات من قبل قسم المحاسبة".
من الصعب جدا قراءة مثل هذه الجمل. ترتبط مع القارئ بلغة البيروقراطيين - الكاتب. لذلك ، يجب استخدامها فقط إذا احتجنا إلى جعل الخطاب رسميًا للغاية. على سبيل المثال ، في مطالبة هائلة ، مطلب - بحيث يشعر المرسل إليه: هذا كل شيء ، انتهت النكات ، ثم المحكمة والسجن.
باختيار هذا النمط أو ذاك ، نبث رسالة إضافية إلى المرسل إليه. لذلك ، من الأفضل استخدام هذه الأداة بوعي ، فستصبح وسيلة فعالة للتأثير.
اقرأ أيضا🧐
- 13 شيئًا في المراسلات التجارية تزعجني
- كيفية تأمين اتصالات البريد الإلكتروني: 6 نصائح
- آداب العامل عن بعد: كيفية التحضير لاجتماع عبر الإنترنت