6 نصائح للمساعدة في خفض تكاليف السفر

1. تطوير سياسة السفر

يجب أن يتضمن جدول سفرك ما يلي:

• قائمة بالمصروفات التي ترغب الشركة في تحملها. على سبيل المثال ، يتم دفع ثمن الطعام والهدايا للشركاء من قبل الشركة ، لكن الموظف يدفع مقابل الاتصالات المتنقلة وسيارات الأجرة.
• حدود السفر والإقامة للموظفين من مختلف المناصب. لنفترض أن الفنادق ذات الأربع نجوم مخصصة لرؤساء الأقسام ، والفنادق ذات الثلاث نجوم مخصصة للموظفين العاديين.
• قواعد إدارة الوثائق. هذه هي المواعيد النهائية لإصدار رحلة عمل ، وإعداد المهام ، وإجراءات تقديم الطلبات والتقارير. من المهم أيضًا تعيين موظف أو قسم يكون مسؤولاً عن الامتثال لسياسة السفر.

يمكنك إضافة قوالب لوثائق السفر - سيكون من الأسهل على الموظفين تعبئتها ، وسيقل عدد الأوراق التي تم إعدادها بشكل غير صحيح بشكل ملحوظ.

لجعل سياسة السفر الخاصة بك أكثر ربحية ، قم بتقسيمها إلى عدة أجزاء وفقًا لأهمية رحلات العمل. فكر في قواعد وحدود مختلفة لهم. يمكن أن تكون هذه الرحلات:

• للحفاظ على الصورة. العروض التقديمية في المؤتمرات أو المشاركة في المنتديات أو الدورات التدريبية. لن تجلب مثل هذه الأحداث فوائد فورية ، لذلك يمكن تقليل تكلفة التذاكر والإقامة.
instagram viewer
• لتطوير الشركة. فحص العمل والاجتماعات والمفاوضات. تهدف مثل هذه الرحلات إلى زيادة الأرباح ، بحيث يمكنك إنفاق المزيد عليها. الأولوية هنا هي راحة الموظف وسرعة الحركة.

سيساعدك نظام الشفرة في فرز الرحلات حسب المهام بشكل أسرع. عيّن الأرقام لتنسيقات سفر مختلفة ، واجمعها في قائمة واحدة وأرفقها بسياسة السفر الخاصة بك.

2. ضع في اعتبارك وسائل النقل والإسكان المختلفة

الطائرة ليست دائمًا الطريقة الأكثر ملاءمة وربحية للسفر. إذا لم تكن هناك رحلات جوية مباشرة إلى المدينة المرغوبة ، فقد تستغرق المواصلات وقتًا أطول من رحلة القطار. بالإضافة إلى ذلك ، من الممكن حقًا العمل في السيارة: تحتوي العديد من القطارات على شبكة Wi-Fi ومقصورات مزدوجة وحتى مقصورات للاتصال الداخلي. خيار آخر هو الحافلات. رحلة قصيرة عليهم لن تضر بالراحة ، مع توفير الوقت والمال الكافيين بسبب قلة الانتقالات.

السكن هو نفس القصة. يعد الفندق أغلى ثمناً ، ولكنه يكون أحيانًا أكثر ربحية في الوسط من خيار الميزانية في ضواحي المدينة: تكلفة سيارة الأجرة أو النقل العام ستغطي الفرق. يحدث أن الإيجار اليومي للشقة أرخص من الفندق. وستجعل شبكة Wi-Fi المستقرة والغسالة الموجودة في متناول اليد رحلة طويلة أكثر راحة.

3. لا تطيل رحلتك

كلما كانت الرحلة أقصر ، كان ذلك أرخص بالنسبة للأعمال. كل يوم عمل ضروري تعوض بالبدلات اليومية، وإذا وقعت الرحلة في عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات - بمعدل مضاعف أيضًا.

لذلك ، احسب دائمًا بدقة الوقت اللازم لإكمال المهام. على سبيل المثال ، إذا كان على الموظف التحدث في مؤتمر بعد ظهر يوم الخميس ، فليس من الضروري أن يأخذ يومي الأربعاء والجمعة على الطريق. يمكنك أن تطير في الصباح وتطير في المساء - بدلاً من ثلاثة أيام ، ستستغرق رحلة العمل يومًا واحدًا فقط.

يعمل هذا المخطط في معظم الحالات ، ولكن هناك استثناءات. لنفترض أن جميع التذاكر المربحة لليوم المطلوب قد انتهت وبقيت درجة الأعمال فقط. يمكن أن تكلف أكثر من بدل يومي وليلة في فندق. هنا يجدر حساب تكاليف عدة خيارات ، ومقارنة المبالغ واختيار الأفضل.

4. احصل على بطاقة الشركة

مع ذلك ، ستصبح رحلات العمل أكثر راحة لك ولموظفيك. ستكون قادرًا على وضع حدود حتى لا يتجاوز الموظفون الميزانية عند السفر. لا مزيد من النفقات غير المحسوبة - سترى جميع المعاملات في حسابك الشخصي. بالإضافة إلى ذلك ، عادةً ما يكون لبطاقات الشركات مكافآت خاصة ، مثل زيادة استرداد النقود أو خصومات الخدمة.

الشيء الرئيسي هو أنه سيكون من الممكن إرجاع ضريبة القيمة المضافة للمشتريات دون أعصاب لا داعي لها. لاسترداد الضرائب مطلوب فاتورة فقط ، وإذا دفع الموظف تكاليف الإقامة الفندقية والنقل نقدًا أو ببطاقة راتبه العادية ، فقد لا يتم إصدار الورقة.

5. امنح الموظفين خيارًا

يبدو أن ترتيب الرحلات الجوية والفنادق بمفردك هو القرار الصحيح لتوفير المال. ولكن هناك خطر يتمثل في أن اختيارك سيبدو غير مريح للموظف: ستعاني الراحة من ذلك ، ومن المرجح أن تنخفض الرغبة في العمل أثناء السفر. بالإضافة إلى ذلك ، سيخسر الشخص المسؤول عن التخطيط الوقت الذي يمكن أن ينفقه في حل المهام الأخرى الأكثر كفاءة في العمل.

إذا تم اختيار شروط الإقامة والحركة من قبل مسافر العمل ، فلا داعي للقلق بشأن هذه المشاكل. الشيء الرئيسي هو أن توضح له حدود وشروط سياسة السفر. يمكنك أيضًا أن تعهد بالمشتريات إلى شخص مسؤول ، مثل محاسب: سيقدم المسافر روابط لخيارات مناسبة ، وسيدفع المنظم ثمنها ، ثم يشارك التذاكر وتفاصيل الحجز.

6. تحليل التقارير من الرحلات السابقة

تحقق من وثائق الموظفين المختلفين ، وتحقق من اختلاف التكاليف ، وابحث عن أسباب زيادة الإنفاق. على سبيل المثال ، اختار شخص ما رحلة طيران غير ملائمة للشركة أو تناول العشاء حصريًا في مطاعم باهظة الثمن. ستساعد هذه البيانات في تعديل سياسة السفر وجعلها الخيار الأفضل للأعمال.

لتسهيل التحليل ، من المفيد وجود جدول محوري. قسّم المستند إلى أعمدة حسب الفئة: التذاكر والإقامة والوجبات واتصالات الجوال والنقل أثناء السفر وما إلى ذلك. كما يرجى ذكر تاريخ السفر واسم الموظف المعار. يمكن تحميل مبالغ النفقات فقط في الجدول ، والسماح بتخزين التفاصيل في التقارير. إذا لاحظت وجود شيء غير طبيعي ، فقم بسحب الأوراق لترى سبب ارتفاع الإنفاق.