أسرار الإنتاجية من مؤلف خدمة إدارة المهام شعبية Todoist

معظم الناس لا تسعى إلى تبسيط سير العمل الخاص بك، وترك الأمور تأخذ مجراها والأمل في مستقبل أفضل. ولكن إذا كان هناك نظام يمكن ناور بين تعدد المهام وتحديد الأولويات ولا يشعر بالإرهاق.

نظامه الإنتاجية دعوت Systemist. خطرت لي ذلك - وعلى أساسها وTodoist - في عام 2007. في ذلك الوقت كنت أعيش في بيت للشباب في آرهوس (الدنمارك) وعلوم الكمبيوتر المدروس. كان لي اثنين من عمل بدوام جزئي والكثير من المشاريع الشخصية. أشعر أن أكد وغير منظم. تغير كل شيء عندما جاءت الفكرة لSystemist.

ما ساعدني على تحقيق هذا النظام؟

1. شركة مقرها Doist المحدودة وتطوير المنتجات التي تمكن الناس من تحقيق نتائج مذهلة.
2. الجمع بنجاح اجبات المؤسس والرئيس التنفيذي. لا يزال لدي الوقت ولا تشعر بالضغط. 50 شخص يعملون في الشركة، ويكاد أي منهم رآني استنفدت.
3. كل يوم لإعطاء الأولوية جوانب عملية العمل وتذكر دائما الحروف والاجتماعات والمشاريع المهمة.
4. الاستمتاع بالحياة خارج العمل: قضاء الوقت مع زوجتي، والسفر، والتعليم الذاتي والرياضة، احترس من الصحة.

التوازن بين العمل والحياة الشخصية - مفتاح الفعالية الشخصية.

Systemist يعمل بشكل أفضل عندما يقترن مع Todoist. ولكن يمكنك استخدام أي شيء آخر

برامج وخدمات إدارة المهمة. المبادئ الأساسية لهذا النظام هو أكثر أهمية بكثير من أدوات محددة.

6 مبادئ Systemist

1. تطبيق في كل مكان

النظام والنظام لاستخدامه في أي مكان وفي كل مكان. يجب أن يكون الوصول إلى مخطط من أي جهاز وفي أي مكان.

قضينا كان الكثير من الجهد لTodoist في جميع أنحاء العالم المتاحة. أوصي لتثبيته (أو تطبيق آخر مماثل) على الفور على جميع الأجهزة والأنظمة الأساسية لديك: الهاتف أو الجهاز اللوحي، وكمبيوتر محمول، ومتصفح، وهلم جرا.

2. تطبق على مدار

ويعمل هذا النظام إذا كان يغطي كل جوانب الحياة الشخصية والمهنية. هذا وسوف تعطيك الحرية. ويمكنك التحكم في كل شيء مهم ولن ننسى أشياء مثل لقاء مع عميل أو شراء هدية لأحد أفراد أسرته.

تقريبا كل أعمالي هو أمر. على وجه الخصوص، وأنا منهجي:

1. الأحداث القادمة (الاجتماعات داخل الشركة وخارجها).
2. مشروعات المعقدة، الفرقة في العديد من الخطوات الصغيرة.
3. المهام المتكررة للسيطرة على مشاريع طويلة الأجل.
4. البريد الإلكتروني (إذا لم أتمكن من الرد على تلك الرسالة في وقت واحد، وترجمتها إلى المهمة بمساعدة Todoist ل Gmail).
5. تقارير الخلل، إذا تم ربط إزالتها لي.
6. قائمة النشرات (بالتقاسم مع الزملاء).
7. تسوق قائمة (بالتقاسم مع زوجته).
8. صفحات الويب، والإجراءات التي لا أستطيع أن جعل الحق. على سبيل المثال، صفحة من بعض السلع من Amazon.com (لم يقرر بعد ما اذا كان شراء أم لا)، صفحة الفيلم في شجونه، الذين يريدون أن يروا والمادة التي أريد أن أقرأ في وقت لاحق. لهذا كله، واستخدام I Todoist للكروم.
9. المهام المتعلقة بالصحة (استخدام الأسبوعية من الصالة الرياضية والركض تجريب).

3. كسر مهام كبيرة على تحقيقه صغير

مهمة صغيرة أسهل لإنجاز. لذلك، وكسر دائما بصرف النظر المشاريع الكبيرة إلى مهام فرعية أصغر ما يمكن القيام به في غضون ساعة واحدة (أو أقل). أولا، أنها تساعد على فهم مقدار الوقت الذي ينفق على قضية معينة. وثانيا، سوف نرى تقدما.

ومن المهم أن المهمة كانت مجدية. يجب أن تكون قادرة على تحقيق ذلك اتخاذ القائمة إلى القيام به.

4. إعطاء الأولوية

كل يوم احمل 15-25 المهام. هم الأهم في الوقت الحالي.

في Todoist أولويات بسهولة. وهنا كيف أفعل:

1. مما لا شك فيه أن يثبت التاريخ الذي القضية هي ان تنجز. وضع المهام الهامة على اليوم أو غدا، الاشتراك غير مهم بالنسبة للمستقبل.
2. مستويات المكلف من تحديد الأولويات. في Todoist أربعة منهم. خدمة تفرز تلقائيا تاسكا حسب الأهمية.
3. لمزيد من التأكيد على أهمية المهمة، وذلك باستخدام تسميات مثلhigh_impact. أنها تبقي بسهولة تتبع كم المهام الهامة وقد فعلت ذلك لهذا اليوم.

5. قائمة تدمر اليومية

قبل أن بدأت باستخدام قاعدة "0 أعضاء"الفوضى في بلدي البريد الإلكتروني. شعرت رهيب في كل مرة عندما كان لديك لتحليل الحطام.

إدارة المهام، وأنا استخدم قاعدة مماثلة - "0 المهام في تأليف لالقائمة."

إذا لم يكن لديك الوقت لجعل كل شيء اليوم تعيين الخروج، لا تضع المهام المتبقية لليوم التالي. فمن الأفضل لإعادة القائمة ووضع خطة جديدة. هذا سيسمح لك أن تأخذ النتائج المؤقتة، فهم في ما نشير أنت وإعادة ترتيب أولويات.

6. دائما الحصول على ردود فعل

وتتركز معظم أنظمة إدارة الوقت على ما يجب القيام به وليس ما قد تم بالفعل. ولكن ما هي الفائدة إذا كنت لا تستطيع رؤية تقدمك ولا أعرف كيف منتجة؟

لذلك أنشأنا Todoist كارما. انها تسمح لك لرصد وتصور وتحسين الإنتاجية الشخصية.

Todoist كارما بمثابة لعبة صغيرة: لتنفيذ المهام، ونقاط جمع ونرى كيف أنها تنمو الرسومات الملونة. انها مثيرة جدا، خصوصا بالنسبة لأولئك جديدة لإدارة الوقت. لجعلها أكثر إثارة للاهتمام، يمكنك تعيين ليس فقط يوميا، ولكن الأهداف الأسبوعية، وتبادل النتائج على الشبكات الاجتماعية، وبالتالي زيادة مستوى المسؤولية.

نصائح إضافية

العمل مع البريد الإلكتروني

1. تحقق البريد الإلكتروني مرتين في اليوم. على سبيل المثال، في الصباح وبعد الظهر.
2. الهدف للمجلد فارغ "علبة الوارد".
3. إذا كنت تستطيع، والإجابة على بريد إلكتروني في وقت واحد. إن لم يكن، تعيينها لهذه المهمة، تأكد من تضمين الفترة الزمنية والأولوية.
4. إيقاف الإخطارات على جميع أجهزتك. وهذا لن يكون مشتتا.

العمل مع الرسل

رسل - أداء القاتل، ونشل وتشتيت. وتشير الدراسات إلى أن متوسط ​​عامل مكتب تنفق في المتوسط ​​من الانحرافات وانقطاع لأكثر من ساعتين في اليوم. وهذا يعني أن أسبوع العمل بنسبة أكثر من 10 ساعة، لأنه لم يتم تخفيض حجم العمل.

1. الجمع بين المراسلات للرسل مع تصفح الإنترنت. عندما تحتاج فقط إلى العمل (كتابة التقرير، رسم تخطيط، وهلم جرا)، وتطبيقات كتلة الدردشة.
2. معالجة مجموعة من الرسائل: رسول فتحت، كل شيء للقراءة، رد كل وأغلق مرة أخرى.
3. إيقاف الإخطارات على الرسل المحمول الخاص بك.

ووفقا Salihefendika، وهذا النظام يساعد له أن يكون ركز، الصانع وصحية.

الكتابة في التعليقات ما رأيك Systemist، فضلا عن حصة أسرار الإنتاجية.