كيفية تشغيل «جداول جوجل" في الكمال GTD النظام
إنتاجية خدمات الويب / / December 23, 2019
في عام 2001 ظهر كتاب على الرفوف "كيف شؤون بالترتيب: فن الإنتاجية خالية من الإجهاد"من تأليف ديفيد ألين (ديفيد ألين). في خبير لها على إدارة الإنتاجية والوقت قد أظهرت كم هو مهم أن يكون هناك نظام ثبت لأغراض شخصية، والأعمال التجارية وغيرها من الأغراض.
قدم ألين ما يطلق عليه نظام GTDوقد ساعد فيها عدد كبير من الناس جلب النظام إلى شؤونهم. كنوع من قذيفة أنها يمكن أن تستخدم لمختلف الخدمات مثل Wunderlist، Todoist، Trello وإيفرنوت، ولكن غالبا ما تكون معقدة هم أيضا أو غير فعال بما فيه الكفاية. هذه الخدمات لديها أي وسيلة واضحة، ولكن بديلا جديرا - «جوجل جداول البيانات".
المزايا على تطبيقات أخرى
1. تصور جيد = فهم أفضل
اضطراب، المادي أو الرقمي - هي المشكلة الحقيقية مع العواقب الفسيولوجية. واحدة من كبرى - فقدان الكفاءة. عند إلقاء نظرة على قائمة من المشاريع، التي تحتل الكثير من الفضاء للنص وجميع أنواع الاستثمارات، يبدأ عقلك للذعر. وبسبب هذا، فإنك تصبح أقل إنتاجية.
«جداول جوجل"، في المقابل، - مجموعة من الصفوف والأعمدة. حتى عندما أمام عينيك 35 مشروعا، كلها عناصر بسيطة من الجدول: ما هو مألوف، والتعاقد وفي نفس الوقت مليئة بالمعلومات.
2. من السهل إدخال وتحرير
نظام إنتاجية جيدة - هو واحد من السهل إدخال المعلومات. لا شيء ينبغي أن تتداخل مع إضافة المشاريع والمهام، فضلا عن تغيرها.
لإضافة شيء إلى طاولة المفاوضات، يكفي النقر على الخلية وإدخال النص. لا توجد القراد والخيارات وأزرار - يمكنك ببساطة إدخال النص كل ما هو مطلوب.
إذا لزم الأمر، في مكان ما لإضافة عمود، وخلايا الدمج، وهلم جرا - مجموعة متنوعة من الخيارات.
3. مرونة
يجب أن يكون أي إنتاجية النظام بما فيه الكفاية مرنة. يجب أن تكون مريحة نوعا وتصفية المحتوى على أساس الأولويات المتغيرة. «جوجل جداول البيانات" تتيح لك إنشاء المرشحات على أساس معايير مختلفة.
بعض الناس الذين ينتمون إلى GTD وغيرها من النظم المستخدمة في كل سياق المهمة. لكل واحد منهم تعلق التسمية مثل "@ الهاتف" أو "@ الكمبيوتر"، يمكنك عرض فقط تلك الحالات ذات الجدوى أين أنت، والأدوات التي لديها منك تحت اليد.
في «جوجل جداول البيانات" من السهل جدا للحفاظ على عوامل تصفية مخصصة مع معايير متعددة. أنت حر في استدعاء هذه المرشحات على النحو الذي تريد، والذي يسرع عملية البحث عنهم.
4. البساطة واتساع نطاق القدرة
واحدة من المزايا الرئيسية لالجداول - بساطتها. ولأنها سهلة الاستخدام، لأنها توفر فرصة وافرة. يتم ترتيب هذه بكل سهولة والتواصل مع غيرها من المعلومات.
يمكنك إنشاء خلية مع نص عادي، ويمكنك كتابة صيغة تجمع بين عدة قطع من البيانات إلى وظيفة. عليك أن تقرر كيف ينبغي ربط البيانات الخاصة بك.
5. عبر منصة
كل ما سبق ينطبق على أي برنامج لإنشاء جداول البيانات: مايكروسوفت اكسل، ليبر أوفيس، أوبن أوفيس احسب، أرقام أبل، وهلم جرا. في كل شيء - نفس المبادئ الأساسية للصفوف والأعمدة والصيغ. ولكن جداول «غوغل" تعمل تماما في السحابة، مع سريعة وموثوق بها.
أنت حر في العمل مع أي نظام تشغيل، من أي جهاز. ويكفي أن يكون لديك اتصال بالإنترنت ومتصفح المثبتة.
أمثلة على استخدام
قد تحتوي بك GTD وثيقة أي عدد من الأوراق. تخيل أن لديهم سبعة.
- مشاريع. يعرف ألين مشروع كمهمة، والذي يتألف من أكثر من خطوتين وتنفيذ الأمر الذي يتطلب تصل إلى 12 شهرا. في القائمة، يمكنك أن تجعل أي شيء - حتى المشروع يمكن استبدال زيت المحركات.
- الأعمال القادمة. قائمة من الأشياء التي يمكنك القيام به الآن. يمكنك تحديد مواعيد تقريبية وتنفيذ الأولوية.
- توقع. الأشياء التي الأداء الذي تتوقعه من أشخاص آخرين. إضافة المشاريع ذات الصلة، وسجل، إذا رغبت في ذلك، عن المرة الأخيرة التي تحدث لهؤلاء الناس.
- جدول أعمال. الأعمال التي تحتاج إلى أن تناقش في الاجتماعات العادية. على سبيل المثال، إذا كنت تتحدث إلى وجه الأسبوعي زميل لوجه، ثم ملء هنا التي ترغب في التفاوض معه. ومن الممكن أيضا لإضافة عمود مع المشاريع ذات الصلة.
- حاضنة. قائمة الأشياء التي تريد القيام به في يوم من الأيام، ولكن حتى الآن لا نعرف بالضبط متى.
- مراجعة أسبوعية. وهناك قائمة من المهام التي تقوم بها عند تلخيص الأسبوع. وهذا قد يكون للتحقق من المشاريع القائمة وإضافة جديدة، وإغلاق "ذيول"، وهلم جرا.
- المشاريع المنجزة. نحت المشروع المنجز وأدخله في قائمة وعلامة عندما انتهى. إذا كان المشروع فقط للتخلص من، بل هو أيضا ليتم تسجيلها.
مشاريع
قد يكون عدد الأعمدة في هذه الورقة مختلفة، ولكن هناك نوعان الرئيسي، الذي مساند نظام كامل: "معرف المشروع" و "الشؤون القادمة."
ID المشروع - هو رقم فريدة من نوعها. تعيين معرفات يتجاوز صفائح «جوجل". ويمكن ان تبقى كل من النظام التنظيمي الخاص بك. على سبيل المثال، إذا قمت بتخزين الملفات والملاحظات المتعلقة بالمشاريع في الخدمات الأخرى، يمكنك استخدام الأرقام نفسها فيها. هذا بسرعة كبيرة في البحث عن الملفات والمعلومات، ويسمح لك للا تبقي العديد من الأشياء في الاعتبار.
في عمود "الحالات القادمة" تعقب الجوانب الثلاثة من كل مشروع:
- كم عدد الحالات تضاف إلى علامة التبويب "الشؤون القادمة".
- عدد العناصر المرتبطة بهذا المشروع إلى علامة التبويب "الانتظار".
- كعناصر المتعلقة بالمشروع، وتقع على علامة التبويب "جدول الأعمال".
صيغة - وظيفة بسيطة من العد، والذي يتحقق من علامات التبويب هذه الثلاثة، ويوفر معلومات حول عدد الأنشطة المرتبطة بهذا المعرف المشروع. هذا العمود يسمح لك لإيجاد مشاريع دون المهام التي يؤديها بسرعة. تسلسل "0 | 0 | 0 "يشير إلى أنه من الضروري إما لإضافة إجراءات المشروع أو تأجيله.
"الانتظار" و "جدول أعمال"
في هذه الصفحات تشير إلى اسم الشخص الذي تحتاج منه، وعندما سألت عن ذلك، فإنه ينطبق على أي مشروع. إذا كنت تلبية بانتظام مع ذلك الشخص، ثم يتم إرساله إلى "أجندة". عندما تنظرون إليه إلا لماما، ثم إضافته إلى "انتظار".
حاضنة
وقال ألين في مقابلة أنه إذا كان أي مشروع لمدة أسبوع لم تتحرك قيد أنملة، فإنه يرسله إلى "حاضنة". الفكرة بسيطة: إذا كنت لا تفعل المشروع على أساس منتظم، ثم إزالته من القائمة، والتي هي دائما على العقل. بسبب هذا المشروع هناك فوضى، ونتيجة لذلك، هناك حاجزا نفسيا لتنفيذ القضايا الهامة.
كل أسبوع، نظرة إلى "حاضنة" وإما تغيير وضع المشروع على "نشطة" أو لا تلمس ذلك، أو إزالتها تماما.
مراجعة أسبوعية
هذا التبويب يساعد على التأكد من أن لديك لتفعل القوائم يساعد على تحسين بك الشخصية وأعمال التأمين على الحياة. لذلك تحتاج إلى مراجعة باستمرار هذه القوائم والاحتفاظ بها التيار.
"ويكلي مراجعة" قد تتكون من الأسئلة والأفكار للتفكير. في الواقع، هذه القائمة من مشغلات الفريدة التي تذكر الحاجة للمشروع. أيضا، فإنه يساعد على تحقق ما إذا كان لا يزال لتلبية أهدافك لأغراضك.
المشاريع المنجزة
إذا كنت بحاجة إلى التذكير نتائج المشروع، للمساعدة في الورقة. وحتى لو كنت تعرف ما انتهى المشروع - على سبيل المثال، كنت ألقى عليه - أنه في بعض الأحيان من المفيد معرفة متى قمت بها هذا القرار.
«جداول جوجل" وظائف مفيدة
الملاحظات
ويمكن استخدامها في العديد من الطرق. واحد منهم - لكتابة جميع الحالات القادمة المحتملة لمشروع معين. ثم يمكنك نسخها مباشرة في قائمة "الشؤون القادمة"، مضيفا أن تاريخ الانتهاء المطلوب.
ملاحظات مفيدة أيضا للغرض الذي أنشأت من أجله. إضافة ملاحظات إلى حالة المشروع، للاحتفال المعالم الهامة وإضافة معلومات مفيدة.
لإضافة ملاحظة انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية واختر "مذكرة إدراج".
تعليقات
التعليقات، على النقيض من الملاحظات هي تلقائيا تنسيق الارتباطات التشعبية التي يمكن أن تكون مفيدة في بعض الأحيان. عدد التعليقات عرض على علامة تبويب الورقة في الأسفل. وبالإضافة إلى التعليقات، يمكنك الاشتراك مع مستخدمين آخرين. ويضيفون مذكرات مماثلة.