غير واضح، ولكن طريقة العمل للحد من وقت العمل مع البريد
إنتاجية / / December 23, 2019
جون سميث (جون سميث)، وتشارك في الدعم الفني ميل تشيمب، عن طريق التجربة والخطأ أدى إلى نفسك الصيغة المثالية للبريد. أولا أنه nasozdavali العديد من المجلدات، ثم إزالة كل واحد، ولكن أيا من هذه الطرق لم تنجح. ثم جاء إلى حد بعيد نظام مختلف.
وعلى الرغم من حقيقة أن الردود على رسائل تحتل تقريبا مكانا مركزيا في عمله، وقال انه كان قادرا على الحد من الوقت الذي يقضيه في الأنشطة المختلفة مع البريد الإلكتروني، وتصل إلى ست ساعات في اليوم. وجد أنه حتى عندما علبة البريد تم كسر من رسائل البريد الإلكتروني، بضع خطوات بسيطة يمكن أن تتغير بشكل كبير على الوضع.
ما لا يستحق إضاعة الوقت
كما يقول جون، حاول أولا لتصنيف الرسائل وخلق جميع أنواع المجلدات: للرسائل من رئيس للحصول على معلومات حول مختلف المشاريع، والرسائل، والتي كان لابد من اتخاذ أي إجراء وهكذا على. وأعرب عن اعتقاده أنه يجب مساعدته لتوفير الوقت. ولكن في الواقع، بدأ لقضاء المزيد من الوقت في محاولة لتذكر نظام تصنيف وأقل - على العمل نفسه.
جون سميثعلى سبيل المثال، وصلتني رسالة من رئيس المشروع كان يعمل في ومطلوب هذه الرسالة أيضا لي لاتخاذ إجراءات معينة. في ما كان ينبغي أن تضع مجلد له؟ وما هي احتمالات أن سوف نتذكر أن ننظر فيها لأنها إلكتروني لاحق؟
حتى جون قررت التخلص من جميع المجلدات، والبريد الإلكتروني أنه يسود الفوضى الكاملة. غياب نظام نظام كان معقدا للغاية على نحو أفضل. ثم قرر جون لإعادة النظر مرة أخرى نهجها في العمل مع البريد. قرر لفرز الرسائل ليست على هذا الموضوع، وعلى نوع العمل الذي طالبوا باتخاذ. وفيما يلي كيفية القيام بذلك.
يبقيه بسيط
ببساطة وضع في مجلد "الوارد" فقط تلك الرسائل التي تحتاج إلى إجابة. أهم منهم، إذا لم تتمكن من التعامل معها على الفور، ووضع علامة كغير مقروءة.
قد يبدو أمرا غير متوقع بالنسبة لك، لأن معظم حالات حرق ينبغي القيام في أسرع وقت ممكن. هو، وأحيانا يكون حقا الحاجة إلى الاستجابة فورا لمثل هذه التقارير. ولكن وضع علامة على الرسائل الهامة غير مقروء، فلن تفقد لهم في وجود تورم. وعلاوة على ذلك، لأن لديك لا حاجة لنقل الرسائل: أنها لا تزال في المجلد "علبة الوارد" وسوف يلفت الانتباه إلى أنفسهم حتى كنت حتى تتمكن من الوصول إليها.
جون سميثوأنا أحاول أن تفعل ذلك في صندوق بريدي لا تتراكم أكثر من 60-70 الرسائل في وقت واحد. هذا هو بالضبط عدد الرسائل التي يمكنني التعامل معها بسلام في جلسة واحدة.
تصنع لنفسك جدولا زمنيا دائم مع البريد
كل صباح جون يخصص ساعة في محاولة لتنظيف صندوق البريد. كما سبق ذكره، وكثيرا ما تركت رسائل عاجلة "غير مقروء". جون بسرعة بفحص الرسائل الإخبارية والرسائل الداخلية للشركة ويستجيب لعدد أقصى غير الطارئة المشاركات التي يتمكن من التعامل في غضون ساعة.
عندما خصصت ساعة ل بدأت مع البريد الإلكترونياقتربت من نهايتها، جون سميث لا يغلق علبة البريد، ولكنها تولي اهتماما أقل بكثير. بأسرع ما لديك رسائل جديدة، وقال انه بسرعة بفحص أسماء المحتوى والمرسل، التنازل عنها لأولوية معينة. إذا كان من الممكن الإجابة على رسالة من دون توقف لفترة طويلة من الشؤون الأخرى، جون يفعل. لكنه يبدأ في الدخول في آخر مرة أخرى.
في نهاية اليوم، جون تخصص آخر 30 دقيقة في محاولة لتكريس لهم حصرا العمل مع البريد. في هذا الوقت كان يتمثل في الرسائل، والتي تتطلب منه أن أي إجراء: لإعطاء الموافقة، كتابة رد مفصل أو اتخاذ أي قرار. وذلك عندما يدفع الانتباه إلى الرسائل التي تم وضع علامة غير مقروء.
جون سميثأنا يمكن أن تنفق الكثير من الوقت في العمل مع البريد الإلكتروني، ولكن هذه القيود مؤقتة تساعد لي على التركيز بشكل أفضل وتكون أكثر إنتاجية.
رسائل البريد الإلكتروني تصنف وفقا لنوع الاستجابة
بعض الرسائل، جون لا يزال إنشاء مجلد منفصل. بعض الحروف أنه لا علامة غير مقروء، ويوزع كل ما في اتجاهين. الوظائف التي تتطلب أي إجراء أو استجابة من زميل (وليس بالضرورة عاجلة)، جون وضعت المجلد "جعل". وهو مصمم لرسائل البريد الإلكتروني، والتي يمكن تسويتها في اليوم التالي أو في وقت لاحق من هذا الاسبوع.
حتى أقل إلحاحا الرسائل جون ينتقل إلى مجلد "اقرأ". وبالإضافة إلى ذلك، فإنه يستخدم فلتر خاص التي وضعت النشرة تلقائيا في هذا المجلد. لتثبيت مرشح، كنت بحاجة لقضاء سوى بضع دقائق، ولكن هذا عمل بسيط في وقت لاحق سوف توفر لك الكثير من الوقت والجهد.
إذا كنت تستخدم هذا الأسلوب، سوف تحصل على ثلاثة المجلد النشط، والتي تختلف في درجة إلحاح للرد على رسائل "البريد الوارد" مع رسائل غير مقروءة، "جعل" و "اقرأ".
أرشفة الرسائل
لكل شيء آخر، يستخدم جون سميث ميزة رسالة الأرشفة. هذا يساعده على تنظيف علبة بريد ورئيس من المهام غير الضرورية.
جون سميثحالما قرأت الرسالة واتخاذ الإجراءات المناسبة، سواء كان شركة أو إرسال الأخبار، التي وقعت، وأنا أرشيف.
إذا كانت الرسالة تحتوي على المعلومات الهامة التي جون تود أن الادخار للمستقبل، فمن علامات نجمية أرشفة رسالة، لذلك يمكن العثور بسرعة أكبر.
كن حذرا عندما تقرر حذف الرسالة
جون نادرا ما تستخدم وظيفة على الرسائل الحذف. إنه درس لفت من الممارسة الحقيقية. مرة واحدة جون حذف رسالة من زميل تحتوي على معلومات في ذلك الوقت انه لا يعتبر أنه من المهم. بالفعل بعد أن ترك الموظف للشركة، جون اللازمة المعلومات من تلك الرسالة. ثم أدرك أنه كان في غلاف.
جون سميثبعد ذلك بدأت لإزالة فقط تلك الرسائل التي ليست مفيدة تماما بالنسبة لي في المستقبل. أي جريمة، أيها الزملاء الأعزاء، الذي أرسل لي SIFCO جميل مع الأختام، ولكن هذه هي الرسائل وأدخل "عربة التسوق".
للوصول إلى هذا النظام، حاول جون سميث العديد من الأساليب المختلفة التي أثبتت بما فيه الكفاية فعالة بالنسبة له. انه اختبار الأساليب المستخدمة من قبل أشخاص آخرين، ولكن سرعان ما أدرك أنه في حاجة لمحاولة شيء آخر. جاء يوحنا إلى استنتاج مفاده أن يعمل أي نظام فقط عندما تناسبها بشكل جيد من حيث العمل الخاصة بك.
جرب هذا الأسلوب أو طلب شيئا مختلفا. قد تكون قادرة على العثور على طريقة للقضاء على التعامل مع البريد الإلكتروني حان الوقت حتى أقل من ذلك.