6 نصائح للعمل الفعال مع البريد الإلكتروني
العمل والدراسة إنتاجية / / December 23, 2019
البريد الإلكتروني هو واحد من أفضل وسائل الاتصال، وربما واحد والتي يتم استخدامها من قبل جميع المستخدمين فقط، دون استثناء. يمكن يعجبك أو لا يعجبك الرسل، استخدام سكايب أو الدردشة الفيسبوك، ولكن عنوان البريد الإلكتروني لديك بالتأكيد.
كل يوم نصل إلى صندوق البريد الخاص بك، والرسائل ليس فقط من الأصدقاء والزملاء، ولكن أيضا عشرات من رسائل البريد الإلكتروني الترويجية، والإخطارات، ببساطة البريد المزعج. ولكي لا يغرق في عدد كبير من الرسائل الواردة، فمن المهم تطوير وتطبيق مهارات العمل الفعال مع البريد الإلكتروني.
حق النشر شترستوك
الجدول الزمني فحص البريد الإلكتروني
إذا كنت تظن أنك تنفق الكثير من الوقت على معالجة البريد، وعدد من رسائل البريد الإلكتروني في صندوق البريد الوارد لا يزال لا ينخفض، ثم حاول خطة أكثر صرامة أثناء التحقق من البريد الخاص بك مربع. عادة ما تبدأ في التحقق من البريد، والعثور على وجود صلة للاهتمام في الرسالة، انتقل إلى الموقع، ومنها إلى الآخر... وبعد نصف ساعة التذكير والعودة إلى تحليل الحروف. ونتيجة لذلك، قد مر وقت ولم حالة لا تتحرك.
لذلك، في محاولة لعزل أنفسهم لبعض الوقت المحدود إلى العمل مع البريد الإلكتروني. تواتر ومدة كل واحدة من هذه الفترات يمكن تعيين لأنفسهم بأنفسهم، وهذا يتوقف على حجم مراسلاته. ربما سيكون ساعة في الصباح وساعة في نهاية اليوم، وربما كنت تفضل أن تذهب إلى حساب البريد الخاص بك كل ساعة لمدة خمس دقائق. أن يصرف محاولة التمسك الصارم للجدول الزمني المقرر لنفسك وليس على أي شيء غريبة - الشيء الأكثر أهمية. مع العلم بأن
يقتصر وقتك، سوف يؤدي حتما إلى زيادة كفاءة معالجة الإيرادات البريدية.كل عمل إلكتروني الوسائل
القاعدة الرئيسية هي التي يجب أن تطبق عند تحليل الإلكتروني - كل رسالة مفتوحة يتطلب منك أي إجراء. إذا قمت بفتح الرسالة، ثم على أي حال فإنه من المستحيل أن تترك مرة أخرى في الوارد. اما أن يكون إلى الاستجابة فورا إلى بريد إلكتروني أو إرسالها إلى شخص التعامل بشكل أفضل مع هذه القضية، أو خطة لأنفسهم يجب حذف في أي حال نتيجة إلكتروني العمل الخاص بك أو نقلها إلى الأرشيف، و- مهمة جوجل المهام أو تقويم غير ترك المجلد البريد الوارد. مع مراعاة أحكام هذا بسيط حكم الوارد الخاصة بك تطهيرها في نهاية المطاف.
حق النشر شترستوك
الفلاتر وتسميات
إذا كنت تحصل على أساس يومي لعدد كبير من الرسائل، وتحليلهم يتطلب منك الكثير من الوقت والجهد. لماذا لا يتم استخدام الموارد الخدمة البريدية، وخصوصا في معظم الخدمات، وهذه الميزة موجودة وتنفيذها بشكل جيد؟
نحن نتحدث عن إنشاء مرشحات لمعالجة البريد التلقائي. بدلا من الحاجة إلى النقر يدويا على كل رسالة، والخاص كل نقرة - وهذا هو أيضا الوقت والجهد، ومرة واحدة فقط تكوين المرشحات المطلوبة. على سبيل المثال، جميع الرسائل مع عنوان أقاربك توضع تلقائيا في الأسرة المجلد وضعت علامة هامة. جميع البيانات الصحفية تذهب إلى مجلد منفصل دون المرور عبر مجلد البريد الواردوالإخطارات من الشبكات الاجتماعية في آن واحد يطير في عربة التسوق.
وهكذا، يمكنك نشر رسالة على الموضوعات الرئيسية وتعد كافية لعلاجهم. سوف لن تكون الحالة التي يكون فيها الدماغ وتحليل عنوان التبديل من مكتب الشؤون الداخلية في الأسئلة وبعد ذلك على الفور على توزيع الترفيه، ومن ثم العودة مرة أخرى.
خيارات لمجموعة متنوعة من المرشحات هناك كمية كبيرة وأنا واثق من أنه بمجرد بناء نظام الترشيح الآلي، وسوف تقوم بحفظ الأيام والشهور من وقتك. بالإضافة إلى ذلك، من خلال تعيين تصنيفات أو مجلدات التوزيع، يمكنك بسهولة العثور على الرسائل في الأرشيف (تتذكر هذا المجلد البريد الوارد نحن تفريغ تماما؟).
استخدام البحث
كثير من المستخدمين، لا سيما للمبتدئين، والحفاظ على جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاص بك في البريد الوارد الخاص بك، لأنهم يشعرون بأنهم لن تجد منهم ما لا يزيد على أرشفة. إذا قمت بإعداد نظام للمرشحات والعلامات على النحو المبين في الفقرة السابقة، الأرشيف الخاص بك هو أمر بالفعل، وانه من الاسهل بكثير للتنقل. ولكن لا ننسى أيضا حول شريط البحث. على سبيل المثال، في محرك البحث جوجل هو حتى الكمال (الذي أشك!) للعثور على أي حرف سيكون لديك أي صعوبة.
استخدام علامة
العديد من الخدمات البريدية لديها وظيفة الرسائل العلامات مع علامات الخاصة (في Gmail هو نجم). مع مساعدتهم فمن السهل أن تقدم الرسائل الضرورية التي تتطلب اهتماما بك ووضعها في مجلد منفصل. في Gmail، يمكنك اختيار مجموعة من الطوابع ومرنة جدا لاستخدامها. وهكذا، فإن لمحة واحدة في محتويات صندوق البريد الخاص بك تكون كافية لتحديد الرسائل حسب أهميتها.
اختصارات لوحة المفاتيح استخدام
يمكن استخدام المفاتيح الساخنة تسريع الإلكتروني تجهيز بحيث يكون يستحق انفاق بضع ساعات لدراستها. ولكن قبل ذلك، نلقي نظرة على إعدادات (في Gmail هو إعدادات - عام - اختصارات) وتأكد يتم تضمينها. بعد ذلك، ببساطة انقر على لوحة المفاتيح أمام علامة استفهام وستطالب مع جميع المفاتيح الساخنة بريد جوجل.
البريد الإلكتروني هو أداة اتصال كبيرة، ولكن هذا لا يعني أن عليك أن تعطي هذه العملية نصف من حياته. أتمتة الحد الأقصى لجميع العمليات، إجابات سريعة، أو إعادة توجيه الرسائل، وجدولة أوقاتهم جنبا إلى جنب مع غيرها من المجالس هذه المادة سوف يسمح لك بسرعة كافية للتعامل مع أي عدد من الحروف وتوفير المزيد من الوقت للأنشطة ممتعة أكثر.