3 نصائح لمساعدتك دائما في نهاية الاجتماعات في الوقت المحدد

إذا كان على الموعد المقرر عقد عدة اجتماعات، يمكن للمرء أن الاجتماع المطول يعطل كل هذه الخطط. منظم باتريك إيفرز (باتريك أباريق) العروض ثلاث استراتيجيات للمساعدة على تجنب هذا.

1. وقبل الاجتماع: تقليل مدة الاجتماع

في معظم الأحيان، واستمر الاجتماع لمدة نصف ساعة أو ساعة. هذه الفترات الزمنية فمن الأفضل لجعل التقويم. ولكن بسبب هذا، يبدو أن اجتماع آخر يبدأ على الفور بعد الآخر. ونتيجة لذلك، هناك الكثير من الإزعاج.

استبدال اجتماع لمدة نصف ساعة من 25 دقيقة وساعة - 50 دقيقة. قد يكون لديك أيضا الوقت للقيام بكل شيء لنفسه كما كان من قبل. من ناحية أخرى، سوف يكون القليل من الوقت لإعداد بين الاجتماعين، وبعد كل منهما الآخر، استجمام أو قرار من القضايا الطارئة.

لكي لا تسيء لأي من المشاركين، تحذير حول التغييرات في وقت مبكر. عندما جعل التعيين، فقط أذكر أن اجتماعكم الآن مشاركة 25 أو 50 دقيقة.

2. وجرى خلال اللقاء: لتذكير الجمهور حول الغرض من الاجتماع وتلخيص معا

الدقائق الأولى من اللقاء مهم جدا. استخدامها لتذكير الجميع لماذا أنت ذاهب، ومتى الاجتماع. يذكر أن لديك حوالي 50 دقيقة لمناقشة جميع القضايا، والخمس الماضية سوف تذهب إلى استخلاص المعلومات. ثم سوف يفاجأ أحدا أن كنت قد بدأت لإيقاف اجتماع في 45 دقيقة. على الأرجح، فإن المشاركين الآخرين حتى يكون ممتنا، لأنه كما تقوم بحفظ ليس فقط وقتهم ولكن أيضا بهم.

وضع تذكير أو منبهالتي سوف يرن بعد 45 دقيقة، ووضع الهاتف على الطاولة، لنتذكر في كل وقت، وألا يصرف. عندما يصدر صوت تنبيه، إنهاء الاجتماع، كنت تقيم في أي شيء.

إذا لم يكن لديك الوقت لحل جميع القضايا في ما تبقى من خمس دقائق، جدولة موعد جديد ليوم آخر. وأيضا:

• أكرر ما شخص ما التزمت.
• قائمة الاستنتاجات الرئيسية لفترة وجيزة.
• الاتفاق على الخطوات المقبلة.
• حصة شيء إيجابي، مثل أن يقول لنا ما كنت أحب حول هذا الاجتماع.

3. بعد اللقاء: باختصار، تفكيك الاجتماع الأخير والتحضير للالمقبل

بعد الاجتماع الذي استمر 50 دقيقة، يجب عليك البقاء 10 دقيقة لقطع الغيار. قضاء الخمسة الأولى على تحليل النقاط الرئيسية في الجلسة السابقة، حتى لا ننسى أي شيء. أيضا الخطوط العريضة لمشروع إلكتروني لجميع المشاركين للتذكير القرارات والمطلوبات. سيؤدي هذا إلى زيادة الفوائد من الوقت الذي يقضيه، وبالإضافة إلى ذلك، سوف تعطي شيئا أكثر قيمة - شعور من اكتمالها.

الثانية خمس دقائق لتكريس والتحضير للاجتماع القادم. إذا كنت معتادا بالفعل مع المشاركين، تذكير نفسك:

• ما ينبغي مناقشة القضايا؛
• كان لا بد من القيام بأي مهمة السابقة؛
• ماذا تعرف عن المشاركين: مصالحهم المهنية والشخصية.

إذا كنت لم تكن مألوفة مع اجتماع الشخص الذي سوف، والبحث عن المعلومات حول هذا الموضوع: التحقق من اسم ووظيفة، والتحقق من الشخصية في الشبكات الاجتماعية. والتفكير في كيفية العبارة بدء محادثة.