12 نصيحة من الخبراء لمساعدتك على البقاء على المسار الصحيح

تستحق سمعة الشخص الذي ينجز المهمة دائمًا في الوقت المحدد الكثير. لكنه لا ينشأ من تلقاء نفسه ، لمجرد أنك تحاول جاهدًا جدًا ، ولا تحصل على قسط كافٍ من النوم ، وتعمل عمومًا مثل الحصان. كل ما سبق هو إجراءات متطرفة لشخص لا يعرف كيف يخطط.

فيما يلي بعض المبادئ الأساسية لمساعدتك في إدارة عبء العمل وإكمال مشروعك في الوقت المحدد.

1. اعلم أن عدم الالتزام بالمواعيد النهائية هو دائمًا اختيار شخصي.

هناك مجالات تكون فيها الطريقة الوحيدة تقريبًا للحصول على مشروع جيد هي أن تكذب على العميل بأنك ستتعامل مع المهمة بشكل أسرع من منافسيك. لكن تذكر أن العمل في مثل هذه الصناعة هو اختيارك الوحيد. وإذا تم ذلك ، فمن الجدير قبول أن المواعيد النهائية ستُفوت حتماً ، وسيتعين عليك التعامل مع القلق والمشاعر الأخرى غير السارة.

2. ضع في اعتبارك إمكانية التغيير

نظرًا لأن الأمر كله يتعلق بالاختيار الشخصي ، ففكر في صناعة أخرى - حيث يُتوقع الوفاء بالمواعيد النهائية ويتم تقديرها. في ذلك ، يمكنك الحصول على الرضا بأنك تفي بالوعود وتفيد الناس.

3. لا تضع مواعيد نهائية زائفة

الإغراء رائع ، لأن الموعد النهائي المبكر يبدو حافزًا جيدًا: سيكمل جميع أعضاء الفريق مهامهم بدقة قبل حلول الموعد النهائي الحقيقي. لكن الناس مختلفون. سيستمع المرء إلى كلماتك ويفعل كل شيء في الوقت المناسب. والآخر يعتبر التاريخ الذي حددته مجرد توصية.

الخطوة الأكثر فاعلية هي الشرح منذ البداية طاقم عملما المقصود بالضبط بالموعد النهائي وما هي العواقب التي ستحدث إذا انتهكتهما معًا. والموعد النهائي الزائف يشبه قصة شهيرة عن صبي يضيع صراخه: "ذئاب!" عندما تعرض للهجوم حقًا ، لم يأت أحد للمساعدة.

4. اترك بعض الوقت

لا تقدم وعودًا للشركاء والعملاء بناءً على المواعيد النهائية الداخلية. من المحتمل أن يتأخر مشروع ليس لديه وقت يدخره. ليس ممكنا ، ولكن بالتأكيد. كلما طالت الفترة بين اكتمال المشروع والتسليم إلى العميل ، زادت احتمالية مواءمتك للموعد النهائي.

5. نقدر الجهد الذي بذلته

يعد القيام بشيء ما في الوقت المحدد أكثر تكلفة من القيام بنفس الشيء بتنسيق "عندما يعمل". وإذا لم تنكسر المواعيد النهائية، تعامل معها على أنها قيمة يجب تضمينها في أجرك. ثم استخدم الأموال التي كسبتها للتأكد من عدم تفويت الموعد النهائي التالي.

6. قل لنفسك المشكلة الرئيسية

للوفاء بالمواعيد النهائية ، تحتاج إلى نهج منظم للتخطيط والمضي قدمًا خطوة بخطوة. إذا كنت تقطع الزوايا باستمرار أو تحترق بحلول تاريخ استحقاق المشروع ، فمن المحتمل أن تواجه مشكلة تخطيط منهجي. ويحتاج إلى معالجة.

7. قم بمراجعة المهمة إذا لزم الأمر

من الواضح أن أداء العمل المتفق عليه جزئيًا ، فقط للوفاء بالموعد النهائي ، هو خطوة خاسرة. من الأفضل أن تكون على اتصال دائم بالعميل ، وإذا لزم الأمر ، قم بمراجعة الاختصاصات معًا عن طريق حذف أو إضافة مجموعات منفصلة. "الآن سنفعل هذا ، لكن هذا سيكون في الإصدار التالي" هي رسالة مقبولة تمامًا. خاصة عندما يتوقع الناس استلام المنتج في الوقت المحدد.

8. قسم الموعد النهائي العالمي إلى عدة مواعيد محلية

إذا كان لديك مشروع كبير ومتشعب ، فمن غير الحكمة تحديد موعد نهائي واحد: بالتأكيد لن تكون في الوقت المناسب. من الأفضل تقسيم الموعد النهائي الإجمالي إلى 10-15 موعدًا متوسطًا. سيسمح لك ذلك بفهم كيفية تقدم الأعمال والرد على التأخيرات المحلية قبل فوات الأوان.

9. لا تتوقع أن تأخذ في الكمية

إن المفهوم الأسطوري لـ "شهر الإنسان" فخ خطير. تسعة أشخاص ، حتى مع بذل جهود كبيرة ، لن يتمكنوا من الإنجاب والولادة في شهر واحد. لن يكون من الممكن دائمًا تسريع المشروع من خلال تعيين المزيد من الموظفين.

إذا قمت بحل مشكلة المواعيد النهائية بهذه الطريقة ، فعلى الأرجح ، لن تكون في الوقت المناسب. فكر في بديل: أن يكون لديك عدد كافٍ من الأشخاص في أي مرحلة من مراحل المشروع ، وهذه المراحل تتحرك بالتوازي ، إن أمكن.

10. إذا كان من الممكن تحديد شيء ما مسبقًا ، فافعل ذلك

عندما تحتاج إلى شخص واحد فقط للموافقة على كل مرحلة من مراحل المشروع ، فمن غير المرجح أن تتمكن من تشغيل عمليات متعددة بالتوازي. ولكن إذا تم وضع مواصفات صارمة مسبقًا ، فستتم الموافقة على العديد من الأشياء قبل بدء المشروع.

11. افصل بين العمل والعاطفة

عندما تناقش الاقتراب من الموعد النهائي ، غالبًا ما تتلخص المناقشة في قضايا الثقة والعار والتقدير لجهود كل شخص. لكي تكون مثل هذه المناقشات فعالة ، من الأفضل تفكيك التعقيدات النظامية والاعتماد على البيانات الحقيقية بدلاً من العواطف.

12. لا تكن صامتا بشأن المشاكل

مثل هذه الصعوبات لن تحل من تلقاء نفسها. في عالم حديث مليء بـ رسل وغيرها من فرص الاتصال ، لا يوجد سبب تقني يمنع المدير من معرفة التقدم المحرز في المشروع والمشاكل التي تنشأ وكذلك الفريق.