كيف تحدد أولويات حياتك المهنية والشخصية في 7 خطوات

تذكر أنك أجبت مؤخرًا على سؤال "كيف حالك؟" لأصدقائك. ربما قلت إنك "مشغول جدًا" أو أن لديك "الكثير من الأشياء لتفعلها وليس لديك وقت لنفسك". هذه إجابات نموذجية. لسوء الحظ ، قلة فقط من الناس يعرفون كيفية إدارة الوقت بحكمة. نحن نضيع الدقائق الثمينة في الهراء وندرك أخطائنا بعد فوات الأوان. نتيجة لذلك ، إما أننا نبسط الأهداف إلى حد كبير ، أو ببساطة لا نحققها.

تخيل الاستيقاظ مبكرًا في الصباح لحضور اجتماع عمل مهم ، وفي الليلة السابقة ، اكتشفت بالصدفة سلسلة جديدة ومثيرة للاهتمام. أنت تشاهده في منتصف الليل ، وتستيقظ في وقت متأخر جدًا عما ينبغي ، وتسرع إلى العمل دون أن يكون لديك وقت للاستعداد. يقع اللوم كله على التحديد غير الصحيح للأولويات. بدلاً من تشغيل حلقة بعد حلقة ، يمكنك الذهاب إلى الفراش مبكرًا والاستيقاظ في حالة مزاجية جيدة والاستماع إلى اجتماع.

لماذا من المهم تحديد الأولويات

إن فلسفة الاستخدام الصحيح للوقت بسيطة - فلا داعي للقلق من عدم وجود ما يكفي منه ، ولكن عليك التركيز على كيفية تحقيق أقصى استفادة منه. والطريقة الوحيدة للقيام بذلك هي معرفة كيفية تحديد الأولويات بشكل صحيح.

بالطبع ، لقد سمعت عن هذا من قبل. ولكن كم مرة جلست بالفعل ورتبت أولويات مهامك اليومية؟ يجب القيام بذلك بانتظام لعدة أسباب.

إذا كان عليك القيام بالكثير من الأشياء كل يوم ، فلا يمكنك الاستغناء عن نظام يساعدك في التعامل مع كل شيء. تجعل الأولوية من الممكن توزيع المهام بالترتيب ، اعتمادًا على أهميتها. وهذه الطريقة تؤدي إلى تغييرات إيجابية:

• يزيد الإنتاجية. عندما نحدد أهم المهام ونأخذ الوقت لإكمالها ، يتحسن أداؤنا بشكل ملحوظ ، مما يعني أننا نقوم بأكثر من المعتاد.
• يقلل من مستويات القلق والتوتر. عندما تكون لدينا قائمة كبيرة من المهام ، ولا يتبقى الكثير من الوقت ، نبدأ في القلق. يساعدك تحديد الأولويات على تقصير قائمة المهام واستخدام وقتك بحكمة.
• يوسع الاحتمالات. عندما نركز على أهم الأشياء ، فإننا نحقق أهدافنا بشكل أسرع ونلاحظ اتجاهات جديدة للنمو.

ما الذي يساعد في تحديد الأولويات

1. افهم قيمة المهام

قبل فرز المهام ، تحتاج إلى تحديد مستوى أهمية كل منها. للقيام بذلك ، اسأل نفسك بالضبط ما الذي ستحصل عليه نتيجة لذلك. هناك ثلاثة أنواع من القيمة:

• فوري. على سبيل المثال ، عندما تتصل بزميل لاكتشاف معلومات مهمة عن مشروع تعمل عليه حاليًا.
• المدى القصير. يتضح هذا من خلال ترتيب سطح المكتب - سيتم فرز المستندات بشكل مثالي حتى تتشكل الفوضى مرة أخرى.
• طويل الأمد. لنفترض أنك تريد إنقاص الوزن والاشتراك في صالة الألعاب الرياضية ؛ لرؤية النتيجة ، عليك أن تتعرق لعدة أشهر.

عندما تستثمر في وقتك ، وتملأ أيامك وساعاتك بالعمل ، فإنك تجعلها ذات قيمة لمستقبلك. لذلك ، افهم ما هو مهم بالنسبة لك ، ثم تصرف.

2. تخلص من المهام غير الضرورية

نادرًا ما نخطط لأنشطتنا اليومية بأنفسنا ، لذلك يقوم دماغنا بذلك تلقائيًا لنا ويحدد أولويات المهام ، فقط دون وعي. بعضها يقربنا من أهدافنا ، والبعض الآخر لا يعطي أي نتائج ملحوظة. لهذا السبب يبدو لنا أننا مشغولون باستمرار - ليست كل أفعالنا مرتبطة بما نريده في المستقبل. نتيجة لذلك ، نضيع وقتنا في أشياء غير ضرورية. بالنسبة للكثيرين ، يتحول هذا إلى سجل مبتذل ويتكرر مرارًا وتكرارًا ، كل يوم وشهر وسنة.

تخيل سيناريو بسيط. أنت ذاهب إلى الولايات المتحدة لمدة أسبوع. هذه هي زيارتك الأولى للبلد ، لذلك تريد أن تفعل الكثير - شاهد مناطق الجذب الرئيسية وتناول الطعام في أفضل المطاعم. قد يكون فحص البلد نفسه والقضايا المتعلقة بالسفر مربكًا بعض الشيء. من أين نبدأ؟ شراء تذكرة طائرة؟ لحجز فندق؟ ماذا لو كنت تحب فندقًا بعيدًا جدًا عن مناطق الجذب؟ إذن ربما يكون من الأفضل أولاً إعداد قائمة بالأماكن التي ترغب في زيارتها؟

الكثير من الأسئلة يمكن أن تجعل رأسك تدور. هذا ما هو تحديد الأولويات. اكتب كل أسئلتك ، وتخلص من تلك التي تحتوي على مخاوف بسيطة ، وتصرف.

3. قسّم المهام إلى فئات

سؤال آخر يسهل بشكل كبير عملية تحديد الأولويات: ما هو هدفك؟ ستساعد الإجابة على توضيح المهام وطرق حلها بوضوح. بمجرد اكتمال قائمة المهام الخاصة بك ، قم بتقسيمها إلى ثلاث فئات:

• بالتأكيد انتهى. هذه المهام مهمة للغاية لتحقيق الهدف. يجب إكمالها أولاً وقبل كل شيء ، وليس توفير الموارد والوقت. بأخذ مثال رحلة إلى أمريكا ، تندرج مشتريات التذاكر وحجوزات الفنادق ضمن هذه الفئة.
• يستحق صنع. يتضمن هذا كل ما هو مهم ولكن ليس حرجًا. إذا تجاهلت مثل هذه المهام ، فسوف تتضاءل النتيجة قليلاً. على سبيل المثال ، إذا لم تقم بإعداد قائمة بالمعالم السياحية مسبقًا ، فيمكنك نسيان بعض منها أثناء الرحلة.
• جميل أن تفعل. هذه مهام اختيارية لا تؤثر على نتيجة القضية بأي شكل من الأشكال. على سبيل المثال ، أسئلة صغيرة من فئة "أي سقف يجب أن تأخذه معك إلى الولايات المتحدة ، وأي منها يجب أن تتركه في المنزل".

ستساعد قائمة المهام حسب الفئة على توفير الوقت وإدارته بحكمة. علاوة على ذلك ، فهي مناسبة لأي مجال من مجالات الحياة: لا يهم إذا كنت تعمل بدوام كامل أو تعتني بالأطفال أو تجمع بين الاثنين.

4. ترتيب المهام بالترتيب

الخطوة التالية هي حساب عدد المهام وتوزيعها بالترتيب. هذا مفيد بشكل خاص عندما يكون لديك عدة مهام في نفس الفئة في وقت واحد.

إعادة تقييم أهمية المهام داخل كل مجموعة. لذلك ستفهم ما يستحق المعالجة أولاً. لا تنس أحد المبادئ الرئيسية لتحديد الأولويات - النقطة ليست في عدد المهام المنجزة ، ولكن في جودة التنفيذ.

5. إنشاء قائمة رئيسية

لا يمكنك تحديد أولويات المهام بشكل صحيح إذا احتفظت بها في رأسك. هذا هو المكان الذي تأتي فيه القائمة الرئيسية - قائمة موجزة بكل الأشياء التي يجب القيام بها. قم بإضافتها إلى الملاحظات الموجودة على هاتفك أو المستند الموجود على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، وقم بتصنيفها وترتيبها بالترتيب. بهذه الطريقة يمكنك بسهولة إضافة العناصر وإجراء التغييرات حسب الحاجة.

6. استخدم طرق إنتاجية مختلفة

إذا لم تساعدك الورقة الرئيسية في معرفة ما يجب تأجيله وما يجب فعله الآن ، فجرب طرق إنتاجية أخرى. على سبيل المثال ، استخدم مبدأ باريتو ، الذي ينص على أن 20٪ من الجهد يمثل 80٪ من النتيجة. أو انظر إلى مصفوفة أيزنهاور ، التي تقترح تقسيم المهام إلى أربع فئات: عاجلة ومهمة ، عاجلة وغير مهمة ، غير عاجلة ومهمة ، وغير عاجلة وغير مهمة. أو اختر أي شيء آخرطريقة مناسبة لك.

7. تطوير استراتيجية

بمجرد تحديد أولويات الأشياء ، ستحتاج إلى تحديد استراتيجية لإكمالها. من الأفضل أن تبدأ بالمهام الأكبر والأكثر صعوبة ، لكنها أساسية. التعامل معهم سوف ينشطك ويلهمك للمضي قدمًا.

الإدارة الفعالة للوقت هي مجرد جزء من لغز ضخم من التغييرات التي يمكنك إجراؤها نحو مستقبل أفضل. عادة ما تنشأ الصعوبات ليس بسبب قرار واحد خاطئ ، ولكن بسبب سلسلة كاملة من الأحداث. إذا لم تكن راضيًا عن الطريقة التي يتشكل بها مصيرك ، فقد حان الوقت لإعادة النظر في ماذا وكيف تفعل ذلك. غيّر مجرى أفكارك وستتغير حياتك.