7 أسرار يستخدمها خبراء الإنتاجية عند عدم القيام بذلك
Miscellanea / / March 24, 2022
سؤال واحد بسيط ، قائمة مهام على الورق وحيل أخرى مجربة.
عندما يكون هناك المزيد والمزيد من العمل ، نبدأ في الغرق في المشاريع ونكسر المواعيد النهائية. تخلص من ضغوط الحياة ، وستصبح قائمة المهام مثل جبل إيفرست ، الذي يستحيل التغلب عليه. ستندهش ، لكن خبراء الإنتاجية يواجهون نفس المشاكل. خاصة بالنسبة لهذه الحالات ، لديهم بعض الحلول البسيطة والفعالة للغاية.
1. طلب المساعدة
بمجرد أن أدرك محرر مجلة Wired Alan Henry أنه تولى العديد من المشاريع ، فإنه يتوقف عن المهام ويصنفها حسب الأهمية.
"هذا هو الجزء الأصعب. ولكن ليس لأنك تحتاج إلى تنظيم المهام - إنه سهل - ولكن لأنك بحاجة إلى أخذ قسط من الراحة وإدراك نطاق العمل بأكمله. في بعض الأحيان ، يبدو من السخف أن تأخذ قسطًا من الراحة فقط لتبدأ في العمل مرة أخرى لاحقًا ، خاصةً عندما تكون مرهقًا أو مرتبكًا. لكن من الضروري استعادة وضوح الفكر. تمشِ ، اشرب كوبًا من الماء ، احرص على تناول الغداء ، "يقول هنري.
بعد هذا الاستراحة ، يوصي بتقسيم الأشياء حسب الأولوية والأهمية والقدرة على التفويض. هذا الأخير في هذه الحالة لا يعني "إعطائها لشخص ما". يتعلق الأمر بتخصيص المزيد من الوقت لبعض المهام ، والاتصال بزميل مع البعض ، والتخلي عن بعضها.
ينصح هنري بعدم الخجل من طلب المساعدة. ليس عليك أن تكون مسؤولاً عن كل شيء بنفسك. إذا كانت لديك الفرصة للاعتماد على الزملاء ، فاستخدمها.
آلان هنري
محرر مجلة وايرد.
ليس لديك أي فكرة عن عدد الرؤساء ، عندما رأوني أركض في الممر بعيون محمومة ، قالوا: "في المرة القادمة ، اتصل بي عندما يحدث خطأ ما. سوف اساعدك ".
2. اكتب كل شيء على الورق
تحب مستشارة إدارة الوقت آنا ديرمون كورنيك تدوين أفكارها واعتباراتها على الورق. تقسم الورقة إلى أربعة أجزاء متساوية. الأول للمهام التي يجب القيام بها بشكل مطلق ، والثاني هو القيام به ، والثالث للعمل ، والرابع للقيام. ثم يوزع الخبير الحالات إلى فئات ، وبعد ذلك ، بالفعل داخل كل منها ، حسب الأولوية.
يقارن كورنيك هذه التقنية بالمصفاة ، مما يساعد على "إجهاد" المهام ، وترك المهمات الأكثر أهمية ، وفهم من أين تبدأ ، والبدء في العمل بهدوء.
3. تخلص من الفائض
مؤلف الكتب "سنتي الإنتاجية" يسرد كريس بيلي بانتظام جميع المشاريع الحالية. ثم يفعل نفس الشيء مثل آلان هنري: يقرر أي القضايا يمكن التخلي عنها وأيها يمكن إحالتها إلى الآخرين.
يقوم بيلي بتوزيع المشاريع المتبقية وفقًا للمواعيد النهائية. إذا لم يكن لديه وقت لشيء ما ، فإنه يحاول أن يحذر من أن المهمة ستتأخر. وإذا فهم أنه سينتهي ، على العكس من ذلك ، قبل الموعد المحدد ، فإنه يعلم أنه سيكون من الممكن إغلاقه مسبقًا.
كريس بيل
مؤلف كتاب "سنتي الإنتاجية".
في 90٪ من الحالات ، يساعدني هذا الأسلوب في تقليل حجم العمل. إذا كان لا يزال عليك العمل لساعات إضافية ، فهذه الطريقة يمكن أن تخفف التوتر على الأقل.
4. اعترف أنك لا تستطيع فعل ذلك
استشارية إدارة الوقت باميلا ل. يحاول ريد أن يعمل باستمرار في المهام ، لكن في بعض الأحيان لا يزال يشتت انتباهه. في مثل هذه اللحظات ، تساعدها عدة ممارسات:
- اكتشف أين هي. "رأسي يدور ، أحتاج إلى المساعدة!"
- حدد الأولويات وافهمها: يجب أن يتم العمل الآن أو في المستقبل القريب ، أو يمكن تأجيله إلى وقت لاحق.
- الحد من مصادر التشتيت - قلل من وسائل التواصل الاجتماعي أو خصص قدرًا معينًا من الوقت للمهام الصغيرة المتكررة.
- أغلق الباب ، ابق وحيدًا ، امنح نفسك فترة زمنية محددة وانغمس في المهام.
5. تفاعل بسرعة مع الآخرين
تفضل مستشارة الإنتاجية راشيل إيزيب أخذ قسط من الراحة لأن العمل في مهام متعددة في وقت واحد يؤدي إلى زيادة المعلومات. أثناء الاستراحة ، لا تتحقق من البريد الإلكتروني أو الهاتف ولا تحاول أن تأخذ أول ما يأتي لإنهاء شيء ما على الأقل ، لكنها تحاول أن تهدأ وتقرر ما ستفعله بعد ذلك.
ينظر الخبير بعناية في المشاريع نفسها مع المواعيد النهائية ويحدد ما إذا كان يتعين القيام به بشكل مستقل أو ما إذا كان جهدًا جماعيًا. إذا كنت تعمل جنبًا إلى جنب ، فأنت بحاجة إلى التفاعل الآن. على سبيل المثال ، اكتب "هذا هو موعدنا النهائي الجديد" أو "سأكون قادرًا على إظهار الجزء الخاص بي من العمل بحلول نهاية اليوم." على أي حال ، يجب عليك تنبيه زملائك إلى ما يحدث في أسرع وقت ممكن.
6. اطرح سؤالا توضيحيا واحدا
تعتقد مديرة الأعمال كاثي وسو أن الأولويات الواضحة تساعد في التغلب على الانسداد في العمل. إذا كان لديك مدير مشروع أو رئيس ، ففي بعض الأحيان يكون الأمر مجرد مسألة الوصول إليهم: "هذه هي المشاريع التي لدي في الوقت الحالي. أيهما له الأولوية؟
إذا حددت أهمية المهام بنفسك ، فاستخدم هذا السؤال: "أي من المهام يجب حلها أو إزالتها من القائمة الآن حتى يمكن حل المهام الأخرى أو تصبح أسهل"؟ ستساعدك الإجابة على فهم من أين تبدأ.
7. إهدئ
يلاحظ خبير الإنتاجية سامفي واي أن الناس عادة ما يبحثون عن حلول بسيطة للمشاكل. ومع ذلك ، لكي تكون منتجًا حقًا ، فأنت بحاجة إلى ممارسة إدارة الإجهاد بانتظام ، وأن تكون مثابرًا ، وأن تكون قادرًا على تحديد الأولويات ، وإدارة الوقت والمهام.
تعمل واي نفسها أولاً وقبل كل شيء على فهم مشاعرها - فهي تتأمل أو تنخرط في ممارسات أخرى. يشرح الخبير: "أنت تدرك أنك حققت نتيجة عندما يبدأ القلب في الخفقان بوتيرة طبيعية ، تسترخي العضلات والفك السفلي وحتى الحاجبان ، ويتنفس التنفس مرة أخرى".
ثم تقوم بكتابة المهام المراد إكمالها. يقول واي: "يكون حل المشكلة أسهل كثيرًا عندما تراها أمام عينيك". بعد ذلك تستخدم مصفوفة أيزنهاور - تتعامل مع الأمور العاجلة والمهمة ، وتخصص وقتًا في الجدول الزمني للمهمات غير المستعجلة ، وتفوض الآخرين المهام العاجلة التي لا تدخل في مهامها ، وتشطب الباقي.
إذا لم تستطع التركيز ، تنصح سامفي واي بمحاولة تأجيل الموعد النهائي. يلاحظ الخبير "في أغلب الأحيان أتفاجأ بمدى فهم الناس لمشاكلي".
اقرأ أيضا🧐
- 12 نصيحة من خبير لمساعدتك على الوفاء بالمواعيد النهائية
- 9 نصائح للبقاء منتجة أثناء الاكتئاب
- 12 أسرار إنتاجية يستخدمها المشاهير
كيفية استبدال الفوط الصحية والسدادات القطنية التي تستخدم لمرة واحدة: 3 منتجات نظافة نسائية بديلة
اختراق الحياة: كيفية التوفير في عمليات الشراء من AliExpress باستخدام سعر صرف أكثر ملاءمة للدولار