10 طرق لجعل تقويم عملك فعالاً قدر الإمكان
Miscellanea / / June 14, 2022
خذ إجازة لحل المشاكل والتخلي عن إدارة الوقت.
ما هي الثنائيات الناجحة التي تعرفها؟ باتمان وروبن ، الرقائق وكرة القدم ، أوليفر ورأس السنة الجديدة. هل تعلم ما الأشياء الأخرى التي تسير بشكل رائع معًا؟ تقويمك وإنتاجيتك. بجدية ، حاول تحسين شيء واحد فقط دون تحسين الآخر - فمن غير المرجح أن تنجح. فيما يلي بعض الطرق لتحويل تقويم عملك إلى أداة فعالة للوصول إلى أهدافك.
1. حدد إجازة لحل المشاكل
كل شخص لديه مهام معلقة لإكمالها أو مشاريع للبدء من أجل بناء ، على سبيل المثال ، أعمال أحلامهم. لكن نادرًا ما نجد الوقت لكل هذا.
ستساعد الصيغة البسيطة في حل المشكلة: الوقت × التركيز الأقصى في مهمة واحدة. إذا لم يكن هناك وقت كافٍ ، فمن الضروري زيادة التركيز أكثر. ولهذا تحتاج إلى إزالة كل المشتتات.
ابدأ بالسؤال عما تحتاج إلى تعلمه للمضي قدمًا في حياتك المهنية. على الأرجح ، ستأتي بالعديد من المهام الكبيرة جدًا التي يصعب القيام بها في غياب وقت الفراغ. وهنا نأتي إلى أهم شيء - الإجازة لحل المهام والمشكلات المهمة. إليك كيفية تنظيمها:
- خصص 2-3 أيام أو أي مقدار آخر من الوقت في التقويم الخاص بك والذي سيساعدك على إحراز تقدم كبير.
- أضف يومًا آخر. لاجل ماذا؟ في معظم الأحيان ، نبالغ في تقدير نقاط قوتنا.
- ركز بشكل كامل على المهمة في هذا الوقت.
تعامل مع هذه الفترة كإجازة عادية. إنهاء جميع مشاريع العمل الحالية مقدما. تحذير العملاء أو زملاءأنك لن تكون في المكتب هذه الأيام. قم بتشغيل المجيب التلقائي في بريدك حتى لا يصرفك أي شيء. كما يُحظر تعدد المهام والشبكات الاجتماعية تمامًا. مهمتك هي التركيز على العمل والتقدم.
2. حدد العام المقبل
يبدو التخطيط مسبقًا لمدة عام كامل وكأنه مهمة ضخمة. بالإضافة إلى ذلك ، من المستحيل التنبؤ بدقة بما سيحدث في المستقبل. بالطبع ، هذه كلها حجج جيدة جدًا. ومع ذلك ، يمكن أن تكون الخطة طويلة الأجل هي مفتاح الإدارة الجيدة للوقت.
هذا لا يعني أنك مطالب بكتابة كل دقيقة من 365 يومًا القادمة. أضف الأساسيات فقط إلى التقويم الخاص بك: الاجتماعات المنتظمة والمواعيد وأعياد الميلاد ، عطلةوالسفر والأحداث والمهام المتكررة. سيساعد هذا النهج في تقليل مستويات التوتر والتأكد من أنك تعمل كل يوم على أشياء مهمة حقًا.
3. اصنع أسبوعك المثالي
الآن بعد أن وضعت خطتك الشاملة ، حان الوقت لتضييق الأمور قليلاً عن طريق التخطيط لأسبوعك. يمكن القيام بذلك كل يوم أحد.
يعالج تخطيط كيفية تخصيص الميزانية ، فقط في هذه الحالة تحتاج إلى تخصيص وقتك. وكما هو الحال مع المال ، سوف "تنفقه" أولاً في خطتك ، مكتوبة على الورق.
يمكنك أيضًا طرح مواضيع لكل أسبوع - مهام كبيرة ستعمل عليها خلال الأيام السبعة المقبلة.
4. تبسيط جدولك اليومي
لا جدوى من وضع خطة معقدة وطويلة ، على العكس من ذلك ، كلما كان ذلك أبسط كان ذلك أفضل.
يستخدم بعض الأشخاص مخططًا تحتاج بموجبه إلى إبراز المهام الرئيسية الثلاث لليوم. قد يكون هذا فعالًا ، لكن هذه الطريقة بها أيضًا ثغرات. على سبيل المثال ، يمكنك تحديد المهام الخاطئة. أو أنه من غير الصحيح تحديد الوقت الذي سيستغرقه إكمالها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تظهر حالات أخرى دائمًا فجأة ، فماذا أفعل بها؟
من السهل وضع خطة بسيطة لكنها فعالة. انظر إلى الصافية اليومية الجدول الزمنيصورة اليوم: جدول بنجامين فرانكلين اليومي / المحيط الأطلسي أحد الآباء المؤسسين للولايات المتحدة ، بنجامين فرانكلين. حتى أنه كان هناك مكان للعادات الجيدة.
- استعد لليوم: الاستحمام ، الإفطار ، المهام الشخصية ، الاستعداد للعمل (3 ساعات).
- المهام الصباحية (4 ساعات).
- تحليل المشاريع الحالية والغداء (ساعتان).
- المهام اليومية (4 ساعات).
- العشاء والراحة ونهاية يوم العمل (4 ساعات).
- حلم (الساعه 7).
يمكنك استخدام هذا الجدول كقالب ، ثم استكماله بمهامك الخاصة.
5. انتبه لإيقاعات الساعة البيولوجية
يوجد داخل كل واحد منا "ساعة" خاصة توزع الطاقة على مدار اليوم. هذه هي إيقاعات الساعة البيولوجية. أنها تدعم الوظائف الأساسية في الجسم ، مثل النوم و اليقظة. إذا كنت قد سافرت من قبل إلى مدينة أو بلد بمنطقة زمنية مختلفة ، فمن المحتمل أنك تفهم مدى صعوبة التكيف مع إيقاع مختلف.
الأمر نفسه ينطبق على تقويم العمل. حاول توزيع المهام فيه اعتمادًا على إيقاعات الساعة البيولوجية: الشيء الأكثر أهمية هو التخطيط للظهيرة أو الساعة 18:00 ، الأسهل - في الصباح الباكر أو الساعة 15:00 أو في وقت متأخر من المساء. وأفضل شيء هو تتبع مستوى نشاطك على مدار اليوم. قد تكون أكثر إنتاجية في منتصف الليل من الظهيرة.
6. خذ فترات راحة
يعتقد الكثير منا خطأً أن فترات الراحة هي مضيعة للوقت. في النهاية ، من الأفضل قضاء 15-20 دقيقة في مهام مهمة.
في الواقع ، هذا النهج في الإنتاجية عفا عليه الزمن منذ فترة طويلة. علاوة على ذلك ، يمكن أن تؤدي فترات الراحة المنتظمة إلى تحسين الكفاءة بشكل كبير. لكنهم يحتاجون أيضًا إلى التعامل معهم بمسؤولية.
خطط للإجازات مقدمًا ، ويفضل أن يكون ذلك وفقًا لإيقاعات الساعة البيولوجية ، وحدد كيف ستقضي وقت فراغك. فمثلا، يتمشى في الهواء الطلق أو ممارسة الرياضة في صالة الألعاب الرياضية.
الشيء الرئيسي هو إيجاد الوسط الذهبي. يجب ألا تسيء استخدام الباقي ، لكن العمل دون توقف لن يجلب لك الرضا. اضبط مؤقتًا على استراحتك وتعامل معها كاجتماع أو مهمة أخرى مهمة.
7. توقف عن استخدام إدارة الوقت
قد يبدو الأمر عكسيًا ، لكن الحقيقة هي أنه يكاد يكون من المستحيل التحكم في الوقت. لذا ، فأنت بحاجة إلى التركيز على ما يمكنك التحكم فيه. لتحسين نفسك وتقويمك ، انتبه لعدة مجالات:
- طاقة. بدلًا من التغلب على التحديات الجديدة ، خذ قسطًا من الراحة عندما تكون متعبًا. لذلك يمكنك استعادة الطاقة وزيادة الكفاءة.
- الأولويات. ضعها في التقويم الخاص بك واعمل على المهام ذات الأولوية أولاً. لا تهدر طاقتك في المهام التي يمكن تفويضها أو إعادة جدولتها أو تجاهلها.
- مخ. المرونة العصبية هي قدرة الدماغ على إنشاء اتصالات عصبية جديدة واستعادة فقدها. كلما مارست مهامًا معينة في كثير من الأحيان ، أصبح من السهل عليك العمل عليها.
- جوهر. قم بإزالة البريد غير الهام غير الضروري من التقويم الخاص بك ، مثل المهام الصغيرة جدًا ، والتركيز على الأشياء الحيوية.
- ركز. هذا هو المكان المختلف تكنولوجيا. على سبيل المثال ، بومودورو - 25 دقيقة عمل و 5 دقائق راحة. أو قاعدة 52/17 - 52 دقيقة عمل و 17 دقيقة استراحة. سيحافظ هذا على انتباهك طوال اليوم.
- العواطف. التجارب السلبية ليست فقط مشتتة ، ولكنها مرهقة. أضف أنشطة ممتعة إلى التقويم الخاص بك وخصص وقتًا للرعاية الذاتية. بهذه الطريقة يمكنك تجنب الإرهاق.
8. ادفع نفسك لتغيير المهام
لتحفيز نفسك ، قم بتشغيل تذكيرات التقويم على هاتفك الذكي أو حتى ضبط مؤقت المطبخ العادي. الشيء الرئيسي هو أن الصوت لا يزعجك ، ولكنه يطالب بلطف عندما يحين وقت التبديل إلى الشيء التالي. سيساعدك هذا على الالتزام بجدولك الزمني دون الابتعاد عن المهام السابقة.
9. لا تخافوا من المساحات
إذا كنت تخطط للأشياء بعناية ، فمن المحتمل أن تلاحظ فجوات في التقويم الخاص بك. وهذا طبيعي تمامًا. في حدود المعقول ، بالطبع. إذا كان هناك استراحة لمدة ساعتين بين المهام ، فإن الأمر يستحق التفكير فيه ، ولكن الاستراحة لمدة 30 دقيقة أمر طبيعي تمامًا. خلال هذا الوقت ، يمكنك الاستعداد لاجتماع جديد ، أو فرز الأمور العاجلة ، أو إكمال مهمة صعبة ، أو التأمل ، أو القيام ببعض تمارين الإطالة ، أو تقييم تقدمك في اليوم.
10. تجنب الأنماط
تخصص التقويمات الإلكترونية افتراضيًا ساعة قياسية لكل مهمة ، ولكن هذا ليس أفضل اختراع. هناك العديد من الأشياء التي يمكن القيام بها في 30 دقيقة. ويمكن بسهولة استيعاب أهم المعلومات من اجتماع العمل في 15 دقيقة.
لا تعتمد على المعايير - خصص الكثير من الوقت للعمل الذي تحتاجه حقًا.
اقرأ أيضا🧐
- 15 ميزة في تقويم Google يجب أن تستخدمها على أكمل وجه
- لماذا يعتبر التقويم أفضل من قائمة المهام
- تقويم يضع كل شيء في مكانه الصحيح