كيفية الاحتفاظ بقائمة مهام طويلة بترتيب مثالي

1. تحقق بانتظام من أهمية المهام

عندما تصبح قائمة المهام طويلة جدًا ومربكة ، فقد حان الوقت لمراجعة جميع العناصر مرة أخرى وإزالة العناصر التي لم تعد ذات صلة. على الأرجح ، ستجد المهام التي يمكن تأجيلها إلى وقت لاحق ، أو تفويضها إلى شخص آخر ، أو عدم القيام بها على الإطلاق.

2. تحليل مشاركتك في المشاريع

اطرح على نفسك سؤالًا بسيطًا: "إذا لم أكمل هذه المهمة بنهاية الأسبوع (شهر ، سنة) ، هل سأكون مرتاحًا"؟ إذا كانت الإجابة إيجابية ، فيمكن نقل المشروع بأمان إلى قائمة "المهام يومًا ما" أو شطبها إلى الأبد.

هذه الطريقة مناسبة ليس فقط للأمور الشخصية ، ولكن أيضًا لأمور العمل. إذا كنت ترغب في إيلاء اهتمام أقل لأي مشروع أو التخلي عنه ، فناقشه مع رئيسك في العمل وحدد الأولويات معًا.

عامل آخر يجب أخذه في الاعتبار هو التوقعات. إنها داخلية (قادمة من أنفسنا) وخارجية (قادمة من الآخرين) ، ويجب أيضًا التحكم فيها ومناقشتها. من الأفضل أن تقيم بصدق ما يمكنك فعله وما لا يمكنك فعله ، وما تريد القيام به ، وما لا تهتم به بالتأكيد. بهذه الطريقة يمكنك التأكد من أنك ترقى إلى مستوى توقعاتك.

3. العمل مع المصادر

عادة ، يمكن تجميع جميع المهام اعتمادًا على المصدر الذي أتت منه: البريد الإلكتروني ، كمبيوتر العمل ، المكالمات ، الحياة اليومية ، وما إلى ذلك. عندما تطول قائمة المهام من أحد المصادر بشكل خاص ، فقد حان الوقت للتعامل معها.

على سبيل المثال ، على كمبيوتر العمل ، تقوم بالعديد من المهام المهنية. حاول فصلها حسب البرنامج ، على سبيل المثال "المشاريع" كلمة"،" مشاريع Adobe Premiere Pro "،" مشاريع Excel ". نعم ، سيكون هناك المزيد من القوائم ، لكنها ستكون أقصر بكثير ، وسيكون التنقل أسهل بالنسبة لك.

4. القوائم المنقسمة

من الممكن تقسيم قوائم المهام الطويلة إلى قوائم أقصر وأكثر ملاءمة ليس فقط حسب المصادر. أي معيار سيفي بالغرض - الوقت الذي تقضيه في المهام ، ومقدار الطاقة التي تستهلكها منك ، والإلحاح أو نوع الإجراء. الشيء الرئيسي هو أنه من السهل عليك اختيار الشيء التالي الذي يجب القيام به.

5. الانضمام إلى القوائم

يمكن الجمع بين الحالات الصغيرة جدًا ، على العكس من ذلك ، لزيادة الكفاءة. احتفظ بقائمة منفصلة من "الأشياء السريعة" التي لا تستغرق أكثر من 5 دقائق ، مثل كتابة بريد إلكتروني إلى عميل أو نسخ نص إلى مستند للتحرير. يمكن إكمال هذه المهام في نهاية اليوم أو في أي لحظة أخرى عندما لا توجد طاقة كافية لشيء كبير ومهم.