كانبان الشخصي: كيفية تبسيط حياتك المهنية باستخدام لوحة المهام

كتب كاتب وأستاذ علوم الكمبيوتر الشهير في جامعة جورج تاون ، كال نيوبورت ، كتاب مبادئ جديدة لاتصالات الأعمال. يتحدث فيه عن كيفية توصلنا إلى ثقافة التواصل المستمر وكيف تؤثر على إنتاجيتنا وصحتنا العقلية. بإذن من دار النشر MIF ، ننشر مقتطفًا من الفصل الخامس. يتعلق الأمر بكيفية حل مهام العمل بشكل فعال باستخدام لوحة Kanban.

فكر جيم بنسون كثيرًا في كيفية تحسين العمل في المجال الفكري. تتخصص شركته الاستشارية ، Modus Cooperandi ، في تطوير إجراءات فريدة لمساعدة العمال ذوي الياقات البيضاء على العمل معًا بشكل أكثر فعالية. عمل بنسون سابقًا في تطوير البرمجيات وهو ضليع في تقنيات الإدارة الرشيقة. ربما هذا هو السبب في أنه غالبًا ما يستخدم لوحات المهام في عمله. […]

ولكن عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية الشخصية ، اشتهر جيم بنسون بكتاب رقيق نشره بنفسه عام 2011. يطلق عليه Personal Kanban ، وهو يقدم منظورًا جذابًا: يمكنك استخدام تقنيات الإدارة الرشيقة مساعدة فرق الموظفين على تنفيذ مشاريع معقدة للتعامل مع تشابك المسؤوليات في مهنيهم الفردي حياة.

الأفكار وراء الكتاب بسيطة للغاية. ووصفها بنسون بإيجاز في مقطع فيديو مدته خمس دقائق نشره على موقع الكتاب على الإنترنت. يقف المؤلف بجانب دفتر ملاحظات كبير موضوع على حامل. يملأ وسط الورقة بقطع من الورق ذاتية اللصق متعددة الألوان. إنها تمثل توقعاتنا الخاصة ، وكذلك توقعات الأقارب والأصدقاء والزملاء والرؤساء. يشرح جيم قائلاً: "تلتصق كل هذه المهام معًا في كتلة واحدة في أذهاننا ، وفي كل مرة نفكر فيها بشأن ما يجب القيام به ، نقوم بتمزيق قطعة من هذه الكتلة". للقيام بذلك ، نحتاج إلى الخوض في هذه المجموعة من المهام وتحليلها بعناية من أجل تحديد ما يجب القيام به بعد ذلك. يلخص بنسون: "المهمة ليست ممتعة".

يقدم Kanban الشخصي حلاً: قم ببناء هذه المجموعة من المعلومات باستخدام لوحة مهام شخصية. يعتقد بنسون أنه يجب أن يكون هناك ثلاثة أعمدة. الأول يسمى الفرص. في ذلك ، باستخدام أوراق ذاتية اللصق ، تقوم بإدخال معلومات حول مسؤولياتك. تحتوي كل نشرة على معلومات حول مهمة واحدة فقط. "والآن تحولت مجموعة الأعمال المرعبة إلى هيكل منظم جميل المظهر." العمود الثاني يسمى "قيد التقدم". هناك تقوم بنقل الأوراق التي تعكس المهام التي بدأت العمل عليها. النقطة الأساسية المتعلقة بهذا العمود (وهذا هو المكون السري لنظام Kanban ككل) هو أنه يمكنك العمل على عدد محدد بدقة من المهام في نفس الوقت. في لغة هذا النظام ، هذا هو "الحد من عدد العمل الجاري". في مقطع الفيديو الخاص به ، يقول بنسون إنه يتعين عليك العمل على ما لا يزيد عن ثلاث مهام في المرة الواحدة. كما يشرح ، إذا قررت بدلاً من ذلك القيام بالعشرات من المهمات المختلفة في وقت واحد ، فسينتهي الأمر بكل شيء في "فوضى كاملة". يجادل بشكل مقنع بأنه لا يجب عليك الاستيلاء على كل شيء في وقت واحد: كرس انتباهك الكامل لأمرين أو ثلاثة أشياء ولا تتولى مهمة جديدة إلا بعد إكمال المهمة السابقة.

ولذا ، فقد اقتربنا بشكل منطقي من عمود "تم". عند الانتهاء من العمل ، تنتقل النشرة إلى هناك. نظريًا ، هذا العمود ليس ضروريًا على الإطلاق ، لكن بنسون يقترح أن الارتقاء النفسي الذي مر به يصبح الشخص ، الذي ينقل قطعة من الورق من عمود "قيد التقدم" إلى عمود "تم" ، منبهًا قويًا عامل. في السنوات التي تلت نشر كتاب بنسون ، اكتسب النظام جحافلًا من المعجبين. […]

لوحة المهام هي أداة فعالة بشكل لا يصدق ليس فقط لتنسيق عمل الفرق المختلفة ، ولكن أيضًا لتنظيم عمل الموظفين الفرديين [...].

لقد قلت بالفعل إنني بنفسي استخدمت هذه الفكرة كأستاذ. كطالب دراسات عليا في قسم علوم الكمبيوتر في جورج تاون ، قمت بتنظيم عملي باستخدام لوحات Trello. بدا جدول البيانات الخاص بي مثل نموذج بنسون القياسي ، مع عمودين "قيد التقدم" و "تم". مثل العديد من محبي أنظمة كانبان الشخصية ، قمت بإنشاء أعمدتي الخاصة لتلك المهام الذي أريد تحقيقه ، لكن في الوقت الحالي لا أشارك بنشاط فيها (سأتحدث لاحقًا عن هذا أكثر). كل يوم إثنين ، كنت أدرس المعلومات الموجودة على السبورة ، وقمت بنقل البطاقات ، وقررت ما الذي سأعمل عليه في ذلك الأسبوع. في الأيام التي تلت ذلك ، غالبًا ما كنت أتحقق من اللوحة لمعرفة ما يمكنني فعله خلال الوقت الذي خصصته لواجبات الدراسات العليا. بمجرد ظهور طلبات جديدة - في شكل رسائل بريد إلكتروني أو مكالمات هاتفية أو ، كما هو الحال غالبًا ، مرت الأسئلة بعد مكتب طلابي - قمت على الفور بتدوين المعلومات على البطاقات ونشرها على السبورة للعمل على هذه اللحظات لاحقاً.

بدون لوحة مهام في عملي الجامعي ، كنت سأعتمد على التواصل بأسلوب أنيق. عقل خلية مفرط النشاطسير عمل يركز على الاتصال المستمر ويغذيه التدفق العشوائي يتم تسليم الرسائل عبر وسائل الاتصال الرقمية مثل البريد الإلكتروني و رسل.. نتيجة لذلك ، سأكون غارقًا في المراسلات البطيئة مع العديد من الأشخاص - يومًا بعد يوم. سأصبح ضحية نموذجية لعقل خلية مفرط النشاط: شخص لا ينفصل عن جهاز كمبيوتر محمول حتى اجتماع واحد ولم يترك هاتفه مطلقًا وهو يسير عبر الحرم الجامعي في محاولة لإنجاز آلاف الأشياء في نفس الوقت. بمعنى آخر ، بدون هذا النظام ، ستكون وظيفتي جحيمًا حيًا. بمساعدة لوحة المهام ، تمكنت من تقليل استهلاك الموارد بشكل كبير. يتم وضع المعلومات حول العمل القادم على السبورة ، بشكل منظم ، وأنا أكمل المهام بشكل منهجي في الوقت المخصص لذلك. لهذا السبب ، كما قد تكون خمنت ، أصبحت مدافعًا قويًا عن استخدام لوحات المهام ليس فقط تنظيم عمل الفريق ، ولكن أيضًا لتبسيط الحياة المهنية للموظفين الأفراد ، اتفاق مع العمل العقلي.

لمساعدتك في هذه المهمة ، إليك بعض أمثلة أفضل الممارسات لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة من لوحات المهام.

1. استخدم لوحات متعددة

يستخدم العديد من أنصار كانبان الشخصي لوحة واحدة فقط لتنظيم مهامهم المهنية. أوصي باتباع نهج مختلف قليلاً. لديك لوحة منفصلة لكل دور تؤديه في المجال المهني. أنا حاليًا أستاذ جامعي في ثلاثة أدوار مختلفة جدًا: باحث ، ومعلم ، وطالب دراسات عليا. لكل من هذه الأدوار ، بدأت في إنشاء لوحة منفصلة. لذلك عندما أقوم بتحليل نشاطي التدريسي ، لا أشعر بالانزعاج من المهام غير ذات الصلة في مجال البحث أو العمل مع طلاب الدراسات العليا. نتيجة لذلك ، لست مضطرًا للتبديل بين الأنشطة المختلفة وأقوم بحل مشكلات العمل بشكل أسرع.

أجد أيضًا أنه من المفيد أحيانًا أن يكون لديك لوحة منفصلة للمشروعات الكبيرة (على سبيل المثال ، تلك التي تستغرق أكثر من أسبوعين حتى تكتمل). على سبيل المثال ، منذ وقت ليس ببعيد كنت أترأس مؤتمرًا علميًا كبيرًا. تضمن هذا الموقف حل العديد من المهام. لهذا السبب قررت أنه سيكون من الأسهل إنشاء لوحة منفصلة ، لن تتداخل المعلومات المتعلقة بها مع مجالات أخرى من حياتي المهنية. بمجرد اكتمال هذا المشروع ، لم أعد بحاجة إلى اللوحة.

بالطبع ، لا يمكنك العمل إلا بعدد محدود من اللوحات حتى لا تصبح المهمة مرهقة. لهذا السبب ، أعتقد أنها فكرة جيدة أن يكون لديك لوحة منفصلة لكل دور مهني ولكل مشروع رئيسي. في هذه الحالة ، سيكون لدى معظم الأشخاص لوحتان إلى أربع لوحات يمكن التعامل معها بسهولة. على العكس من ذلك ، إذا كان لديك عشرة لوحات ، فإن الموارد المطلوبة للتبديل بينها ستفوق أي فوائد من هيكلة المهام.

2. قم بإجراء جلسات فردية منتظمة لتحليل المعلومات

عندما تحدثنا عن لوحات المهام لفرق المعرفة ، قلت إن أفضل طريقة لتحليل المعلومات التي تحتويها هي عقد اجتماعات منتظمة. الشيء نفسه ينطبق على لوحتك الشخصية. إذا كنت ترغب في تحقيق أقصى استفادة من هذه الأداة ، فخصص وقتًا كل أسبوع لتحليل المعلومات الموجودة على السبورة وتحديثها. خلال هذه الجلسات الفردية ، راجع التفاصيل وحرك البطاقات حولها ، وقم بتحديث حالة العمل حسب الحاجة. لن تستغرق العملية وقتًا طويلاً. إذا كنت تفعل هذا بانتظام ، فستكون 5-10 دقائق كافية.

لا ترتب مثل هذه الجلسات كثيرًا: لقد توصلت إلى استنتاج مفاده أن مرة واحدة في الأسبوع كافية. لكن لا تتجاهل هذا النوع من النشاط. إذا قررت ذلك لوحة المهام ليست طريقة جيدة بما يكفي لتخزين المعلومات حول مسؤوليات عملك ، ثم ستعود إلى المراسلات المحمومة بروح عقل جماعي مفرط النشاط. ضع المعلومات المتعلقة بالجلسة الفردية في التقويم الخاص بك وتعامل معها بجدية مثل جميع الاجتماعات والاجتماعات الأخرى. يمكن أن تجعل لوحات المهام المخصصة حياتك المهنية أسهل كثيرًا ، ولكن فقط إذا كنت على استعداد لاستثمار وقتك في العمل معهم.

3. أضف عمود "قابل للتفاوض"

بصفتي رئيسًا لمدرسة الدراسات العليا ، غالبًا ما يتعين علي مناقشة قضايا العمل مع بعض زملائي: مع العميد ، مع رئيس برنامج الدراسات العليا وأستاذين آخرين من أعضاء اللجنة ، وأنا عنوان. في لوحة المهام الخاصة بي ، أضفت عمودًا لكل من هؤلاء الموظفين وسميته "للمناقشة في الاجتماع التالي". بمجرد ظهور سؤال ، عندما أحتاج إلى الحصول على رأي شخص ما زملاء، أقوم بإخماد الرغبة في إرسال بريد إلكتروني سريع إليه. بدلاً من ذلك ، أقوم بإدخال معلومات حول المهمة في عمود "مناقشة في الاجتماع التالي".

ألتقي برئيس برنامج الدكتوراه أسبوعيًا في وقت محدد. خلال اجتماعنا ، نناقش جميع القضايا التي ظهرت في هذا العمود خلال الأسبوع الماضي. بالنسبة للعميد وأعضاء اللجنة ، أنتظر حتى يكون هناك أسئلة كافية في عمود المناقشة ثم أرتب اجتماعًا لمناقشة كل شيء في وقت واحد. قد يبدو هذا النهج بسيطًا جدًا بالنسبة لك ، لكنه كان له تأثير إيجابي للغاية على عملي.

تخيل ، على سبيل المثال ، أنه خلال أسبوع كانت هناك خمس بطاقات معلومات في عمود "مناقشة مع العميد". خلال الاجتماع ، الذي سيستمر من 20 إلى 30 دقيقة ، سنضع استراتيجية معه حول كل من هذه القضايا. إذا كتبت له رسالة في كل مرة ، فسأضطر إلى إجراء خمس حوارات في نفس الوقت خلال الأسبوع. كنتيجة لذلك ، كنت سأفحص بريدي الإلكتروني عشر مرات وأزعجني لأنني مشتت عن العمل.

إذا كنت ترغب في تقليل الرسائل التي لا نهاية لها والاستفادة إلى أقصى حد من لوحات المهام الفردية ، فمن المحتمل أن تكون هذه هي النصيحة الأكثر قيمة التي يمكنني تقديمها لك. يمكن أن تحل الاجتماعات المنتظمة محل 90٪ من المراسلات المحمومة. عليك فقط تتبع القضايا التي تحتاج إلى مناقشتها بالضبط. بمساعدة لوحة المهام ، من السهل القيام بذلك.

4. أضف عمود "في انتظار الرد"

إذا كنت تتعاون في العمل الفكري ، فأنت بحاجة أحيانًا إلى إيقاف العمل مؤقتًا في مهمة أثناء انتظار شخص آخر للإجابة على سؤال أو معلومات مفقودة. إذا قمت بإنشاء لوحة مهام شخصية ، فيمكن تتبع هذه الأسئلة اللاصقة بسهولة باستخدام عمود انتظار الإجابة. عندما تنقل مهمة هناك ، ضع علامة على البطاقة بالضبط من الذي تنتظر إجابة منه وما الذي ستفعله عندما تتلقى المعلومات اللازمة. سيسمح لك ذلك بالبقاء على المسار الصحيح حتى تتمتع بالقدرة على التأثير على الموقف ، والاستمرار في العمل بفعالية عند وصول المعلومات اللازمة. والأهم من ذلك ، أنك تضع المشكلات التي لم يتم حلها في مكان آمن وتتخلص من الأساسيات قلقأن شيئًا ما لم يتم فعله.

يستند كتاب "المبادئ الجديدة لاتصالات الأعمال" إلى حالات تجارية وأحدث الأبحاث في مجال علم النفس وعلم الأعصاب. ستتعلم منه كيفية التفكير بشكل منهجي ، وما يجب القيام به لإعادة بناء سير العمل في المؤسسة ، في الفريق والموظفين الفرديين ، وأشياء أخرى مثيرة للاهتمام.

شراء كتاب