كيفية "إعادة تعيين" الإنتاجية باستخدام جدول بيانات واحد فقط

تخيل أن لديك "آلة الزمن" المرئية التي تأخذك إلى أي لحظة في الماضي. ويمكنك معرفة ما قضيت وقتك فيه - المهام التي أكملتها والتي لم تنجزها ، ولماذا. يمكن أن يكون هذا "الجهاز" تحت تصرفك في أي وقت. كل ما عليك فعله هو إنشاء جدول بيانات إنتاجية. هذه وثيقة تسجل فيها أدائك الشخصي كل يوم.

كيفية إنشاء جدول بيانات الإنتاجية

أفضل رهان هو استخدام جداول بيانات Google أو Excel أو Numbers. ولكن إذا كان الأمر أكثر ملاءمة لك ، فستعمل أيضًا الكتابة في دفتر ملاحظات أو ملاحظات على هاتفك.

على أي حال ، يجب أن يحتوي الجدول على 4 أعمدة:

• تاريخ. يمكن تمييزه بلون ساطع ، مثل الأصفر.
• مهمة. هذا عمود لقائمة الأشياء التي تقوم بها خلال اليوم.
• فئة. في هذا العمود ، تحتاج إلى ملاحظة نوع المهام التي يتم إجراؤها ، مثل "العمل" أو "الشخصية". يمكن أيضًا تمييز كل فئة بالألوان. سيساعدك هذا على التنقل بسرعة في البيانات ومعرفة أين يتم توجيه التركيز في أغلب الأحيان.
• دقائق. يبقى هنا تسجيل مقدار الوقت المستغرق لإكمال مهمة معينة.

تجنب إضافة الأنشطة إلى الرسم البياني الخاص بك والتي تساعدك على إعادة الشحن ، مثل التأمل أو ممارسة الرياضة. أنها تسمح لك بالحفاظ على التوازن بين العمل والحياة والحفاظ عليها

الصحة النفسية، ولكنها لا تتعلق بالإنتاجية بشكل مباشر. لذلك ، في هذه الحالة ، من الأفضل تخطيها.

حاول إكمال جدول البيانات أثناء إكمال المهام على مدار اليوم. كما أنه يساعد على توزيع العمل بشكل أفضل والتبديل الواعي بين المهام بدلاً من ذلك احصل على الشيء التالي فورًا أو افعل عدة أشياء في وقت واحد ، الأمر الذي يؤلمك فقط إنتاجية.

كيف يعمل جدول الإنتاجية

نادرًا ما نأخذ وقتًا للتأمل ولا نفكر في سبب عدم تحقيق أفعالنا النتائج المرجوة. وهذا خطأ كبير. عندما تكون لدينا معلومات واضحة أمام أعيننا ، يكون من الأسهل علينا أن نفهم أين نضيع وقتنا وما الذي يمنعنا من المضي قدمًا. يوضح مخطط الإنتاجية بوضوح أخطائنا ويجعل من الممكن تحليل كيفية تجنبها في المستقبل ، وفي أي اتجاه لاتخاذ المزيد من الخطوات وأين يجب إعادة توزيع الانتباه.

لنفترض أنك قررت حساب عدد الساعات التي تقضيها في مهام العمل يوميًا. إذا كان العدد الإجمالي لا يناسبك ، بناءً على الجدول ، يمكنك التفكير في كيفية زيادته أو تقليله - على سبيل المثال ، تقليل وقت الغداء أو تفويض المهام للآخرين.

يسهل جدول البيانات أيضًا تحليل كيفية توافق المهام التي تقضيها معظم الوقت مع أهدافك طويلة المدى. إذا كنت ترغب في كتابة كتاب ، ولكنك تقضي ساعة واحدة فقط في العمل عليه ، فقد حان الوقت لتغيير جدولك.

من المهم دراسة جدول الإنتاجية بانتظام. على سبيل المثال ، خصص نصف ساعة أو ساعة كل يومين إلى ثلاثة أيام لمراجعة جميع المهام وتحليل المعلومات. ابحث عن الأنماط المتكررة وكن صادقًا مع نفسك. هل تقضي بالفعل دقائق كافية لتحقيق أهدافك ، أم أنك تقضي وقتًا أطول بكثير على وسائل التواصل الاجتماعي؟ سيساعدك التحليل في العثور على موارد إضافية وزيادة الإنتاجية في مجالات مهمة من حياتك.