6 نصائح حول كيفية إدارة فريق العمل عن بعد بشكل فعال

يعمل فريق الشركة الناشئة لدينا عن بعد، وينتشر الموظفون في جميع أنحاء العالم - من فيتنام إلى تركيا. يبدو من المستحيل تنظيم الجميع: لا يمكنك رؤية ما يفعله الجميع وما هو مزاجهم. لكننا فعلنا ذلك.

بناءً على تجربتي، قمت بكتابة دليل حول كيفية ترتيب كل شيء وتنظيم وتحفيز الموظفين عن بعد. أنا أشاركها معك.

1. التفاوض على الاتفاقيات وتأمينها

"على الشاطئ"، ناقش القواعد مع كل موظف:

• من أي وقت وإلى أي وقت تعمل؟
• عندما تحتاج إلى أن تكون على اتصال.
• هل من الممكن معالجة مشاكل العمل خارج ساعات العمل؟

أثناء هذه العملية، ناقش القضايا المثيرة للجدل وسجل الاتفاقيات في قاعدة المعرفة. خلاف ذلك، إذا كنت تصمت المشاكل، الموظف سيبدأ في الاحتراق.

من الممارسة: من المهم بالنسبة لنا أن يتعلم الناس ويتطوروا باستمرار. وقد ذكّرنا الفريق بهذا الأمر مراراً وتكراراً، لكننا واجهنا مقاومة.

اتضح أن الرجال لم يعرفوا أنه يمكنهم القيام بذلك خلال ساعات العمل وأننا ندفع تكاليف التدريب. الآن يتعلم الجميع: فهم يأخذون دورات في التصميم وحتى الكتابة.

2. يخطط

بالتعاون مع موظفيك، حدد الأهداف للمستقبل القريب والمبادئ التوجيهية للمستقبل. للقيام بذلك، نفذ العصف الذهني واختيار الأفكار ذات الأولوية.

على سبيل المثال، في بداية كل شهر، نتصل بالمحرر ونضع معًا خطة المحتوى للشهر التالي. يقدم الموظف قائمة بموضوعات المواد، وأنا كمدير أنصح بما يستحق أخذه في الاعتبار وما هو الأفضل للتوسع فيه.

من أجل تخطيط الجودة، من المهم أن يفهم الشخص نطاق المهام وموارده. إذا لم يكن هناك مثل هذا الفهم، فعليه مراقبة إنتاجيته. سوف تساعد الإشارة: تتم كتابة المهمة في عمود واحد، والوقت التقريبي الذي يستغرقه حلها في الآخر. بهذه الطريقة، سيتمكن الموظف من الرجوع إلى خبرته ووضع توقعات واقعية عند التخطيط. المواعيد النهائية.

من المهم أن يكون للمهام معاني وأهداف - ماذا تفعل ولماذا. فقط في هذه الحالة سيكون لدى الموظفين فهم واضح لعملهم، وسيكون للمشروع ناقل للتنمية.

3. تنظيم المهام الخاصة بك

في كثير من الأحيان تعمل الشركات الناشئة فقط داخل برنامج المراسلة. لقد بدأنا أيضًا بهذه الطريقة، ولكن سرعان ما أدركنا أن Telegram ليس كافيًا وأن مثل هذا التواصل يؤدي إلى الفوضى وسوء الفهم حول من فعل ماذا.

لذلك، من الأفضل استخدام أداة تعقب المهام وتصور المهام عليها لوحة كانبان. هيريس كيفية القيام بذلك:

• إضافة المهام إلى اللوحة الافتراضية.
• قم بتوزيعها على عدة أعمدة، على سبيل المثال "سيتم إنجازه"، "قيد التنفيذ"، "تحت المراجعة"، "متفق عليه".
• تعيين شخص مسؤول عن كل مهمة وتحديد موعد نهائي.
• حرك البطاقات عبر الأعمدة أثناء إكمالها.

من المهم كتابة المهام بالتفصيل وبلغة واضحة - حتى تفهم أنت وزميلك عند العودة إليها.

لتنظيم لوحة كانبان، يمكنك استخدام أي خدمة مناسبة. على سبيل المثال، نحن نعمل في فكرة. الخدمة متاحة في روسيا، وهي مجانية لفريق صغير (حتى 10 موظفين) وسهلة الاستخدام.

قمنا في الخدمة بإعداد نظام تصفية بحيث يمكنك التبديل بسهولة بين الموظفين ومعرفة المهام الجاري تنفيذها والمهام الجاهزة والمهام العالقة.

يجب على الفريق بأكمله الحفاظ على المجلس. الجميع مسؤول عن مهامه ويقوم بتحديثها باستمرار. نعم، يستغرق الأمر وقت العمل، ولكن كل شيء تحت السيطرة. في البداية، قد لا يكون الموظفون على دراية باستخدام الأداة. استمر في تذكيرهم بأن هذا مهم حتى يتكيف الفريق.

4. لا تحول الدردشات إلى تفريغ

لتبق على اتصال مع فريق صغير، رسول عادي يكفي. على سبيل المثال، قمنا بجمع كافة محادثات العمل في مجلد واحد في Telegram.

يعد تنظيم الاتصالات لشركة كبيرة أكثر صعوبة: حيث سينمو عدد الدردشات، ويجب تجميعها بشكل أكثر دقة. وهذا هو المكان الذي تصبح فيه حلول الشركات مثل Hangouts أو Pachki أو VK Teams أو Myteam مفيدة.

تأكد من أن التواصل يتعلق بالعمل فقط. ومناقشة الخطط الخاصة بذلك جمعة أو صور القطط، يمكنك إنشاء محادثة منفصلة - مثل هذه الفيضانات مفيدة لبناء الفريق.

5. تبديد الأوهام

عندما يعمل الجميع في المكتب، يبدو مزاج الفريق واضحًا. لكن هذا وهم. يولد المزيد من الأوهام عن بعد، لأنه في هذا التنسيق هناك عدد قليل من الاتصالات الشخصية. نحن لا نعرف كيف يسير يوم الموظف، أو ما هي الصعوبات التي يواجهها، أو المدة التي تستغرقها هذه المهمة أو تلك.

ولذلك، فإن مهمة القائد ليست مجرد طلب تقارير عن العمل المنجز، بل التفكير مع الفريق، وتبديد النقاط العمياء والبحث عن نقاط النمو للشركة.

وللقيام بذلك، نقوم بانتظام بما يلي:

• اجتماع الفريق في نهاية الأسبوع. نناقش من فعل ماذا وماذا حدث وما هي المشاكل الموجودة.
• بأثر رجعي مع جزء من الفريق في نهاية الشهر. نحن ننظر إلى النتائج ونناقش ما يمكننا تحسينه. إذا كان لديك إحصائيات شهرية، فهذا سيساعد.
• اجتماعات 1+1 حسب الطلب. يمكن للرجال الاتصال بمديريهم في أي يوم وطلب النصيحة. نحن نؤمن أنه بدلاً من محاولة حل مشكلة ليس لديك الخبرة الكافية فيها، فمن الأفضل دائمًا استشارة أحد الزملاء. لا تترك موظفيك بمفردهم، بل كن على اتصال بهم وادعمهم.

المدة المثالية للمكالمة هي: ما يصل إلى ساعة. خلال هذا الوقت، لن يكون لدى الفريق وقت للتعب وسيواصل العمل بهدوء.

6. الحفاظ على قاعدة المعرفة

لا تحتفظ بجميع المعلومات في رأسك: فهذا يسلب قوتك ويجعلك لا غنى عنه بالمعنى السيئ للكلمة. إذا لم تكن تعرف كيف يعمل شيء ما، فلن تتمكن من ذلك نقل المهمة والذهاب في إجازة.

اكتب النماذج والتعليمات وقوائم المراجعة وسجل جهات الاتصال المفيدة والخبرة التجريبية. احتفظ بكل شيء في مكان واحد حتى يسهل عليك العثور على البيانات.

يؤدي ذلك إلى تبسيط التواصل وتسريع العمل ويسمح لك بتجنب تكرار الأخطاء. لن يضطر الموظفون إلى جذب بعضهم البعض باستمرار لأن كل شيء منظم بالفعل في مجلدات، على سبيل المثال في Notion.