4 طرق لإعادة المعنى إلى اجتماعات عملك
Miscellanea / / November 14, 2023
نحن لا نحبهم، لكن يمكنهم مساعدتنا على النمو على المستوى المهني وحتى الاستمتاع.
لقد تعلمنا أن نكره الاجتماعات لأنها تمثل مشاعر عدم الأمان لدينا والمخاوف المتعلقة بالعمل. يعرف الكثير من الناس هذا الشعور عندما يتم إلغاء الاجتماع الذي تستعد له دون الكثير من الحماس فجأة. هذا هو الفرح والراحة، لأنه يعني أن أمامك يومًا رائعًا بالكامل.
ومع ذلك، فإن حذف الاجتماعات من جدولك الزمني ليس فكرة جيدة. فقط إذا لم تكن مملة وغير مجدية، بطبيعة الحال. غالبًا ما لا تظهر الأفكار المبتكرة في مراسلات البريد الإلكتروني، ولكن أثناء التواصل المباشر ضمن فريق أو بشكل فردي. لجعل الاجتماعات ذات معنى مرة أخرى، تحتاج إلى تحويلها إلى فرصة للمتعة والنمو. هيريس كيفية القيام بذلك.
1. ابحث عن السبب
الشيء الأكثر أهمية الذي تفتقر إليه اجتماعات العمل المملة غالبًا هو السبب. يشعر الزملاء أحيانًا أنهم بحاجة إلى الاجتماع ومناقشة موضوع ما، لكنهم لا يستطيعون شرح السبب. أو يقترحون عقد اجتماع عام لأنهم يريدون التخلص من الشعور بعدم الإنتاجية الشخصية. لذا اطرح السؤال دائمًا: ما الهدف من هذا الاجتماع؟
يجب أن يكون هناك سبب مقنع للاجتماع حتى يفهم المشاركون أن القائد يحترم وقتهم ويأتي إلى الاجتماع مستعدًا للتعلم والنمو بشكل احترافي.
يمكن أن تكون الأسباب مختلفة: لمشاركة المعلومات المهمة، وجمع التعليقات، والتوحد للعمل في مشروع جديد، وحل المشكلة. ومن الهدف الواضح تأتي أجندة واضحة تحدد الموضوعات المطروحة للمناقشة والإجراءات المقترحة والنتائج المتوقعة.
2. ضع التعلم دائمًا في المقام الأول
هناك عدة مناسبات تكون فيها الاجتماعات ضرورية، والتدريب هو إحداها. إذا كان الاجتماع يساعد موظفين إن تعلم مهارات جديدة أو تعزيز الكفاءات الحالية يعني أنه ضروري لتقدم الفريق والنجاح الوظيفي.
تعمل ورش العمل والدورات التدريبية التعليمية على إنشاء بيئة آمنة للفشل، وتتيح لك أن تكون نموذجًا للنجاح، وتوفر الفرصة للممارسة والتكيف مع التعليقات في الوقت الفعلي. وهذه عوامل لا يمكن إعادة إنتاجها في أي مكان آخر.
3. التركيز على القيمة، وليس التردد
الاجتماعات الشهرية المخصصة للحالة في الشركة لا تحمي من خسارة العملاء. إذا كانت اجتماعات المتابعة لا توفر قيمة ولا تؤثر على أهداف العملاء، فهي مضيعة للوقت. الشيء نفسه ينطبق على الموظفين. ليس من الضروري أن تعقد اجتماعات طوال الوقت، ولكنك بحاجة إلى الاستعداد لكل اجتماع بدقة: تحديد السبب والغرض، والحصول على جدول أعمال واضح وفعال، وتوفير فرص للمشاركين للنمو.
اذا أنت مشرف ويؤمنون بقيمة الاجتماعات، ويجعلونها إلزامية. أكد على أهميتها من خلال سرد مزاياها. ماذا سيحصل المشاركون؟ كيف سيتغير تفاعل الزملاء مع بعضهم البعض؟ هل سيساعد الاجتماع على تحسين التواصل داخل الفريق؟ بمعنى آخر، يحتاج الموظفون إلى فهم كيف سيقربهم الاجتماع من تحقيق الأهداف، أو القضاء على المشكلات الحالية، أو جعل العمل أكثر كفاءة ومتعة.
4. استعد بشكل أقوى من أي شخص آخر إذا كنت قائدًا.
أفضل الاجتماعات ليست تلك التي يحاضر فيها المدير الموظفين. على العكس من ذلك، تتضمن أفضل الاجتماعات مجموعة متنوعة من العناصر التي تركز على المشاركة الفعالة. المشاركة، مثل مناقشة مقاطع فيديو ومقالات موضوعية أو تمارين للتطوير المهني مهارات.
وهذا يعني أن المديرين بحاجة إلى بذل كل طاقتهم في التخطيط. يمكن أن تبدو الاجتماعات وكأنها تدريب على كرة القدم أو درس رسم. والفكرة هي جدولة الأنشطة التي تحفز الموظفين على الخروج من كراسيهم والبدء في اختبار مهاراتهم. يمكن أن تكون هذه لعبة لعب الأدوار، أو مناقشة مفتوحة لعمل الإدارة مع إمكانية تحليلها والتعبير عن النقد البناء.
امنح الاجتماعات فرصة🧐
- كيفية الاستعداد لاجتماع عبر الإنترنت
- كيفية جدولة الاجتماعات لجعلها فعالة
- 3 نصائح لإنهاء الاجتماعات دائمًا في الوقت المحدد