أنشأنا نظام إدارة الوثائق الإلكترونية في بضع نقرات
العمل والدراسة خدمات الويب / / December 24, 2019
فائدة ترجمة الوثائق التجارية في الشكل وفي السحابة. ولكن بعض الشركات تعتقد أنه من الصعب للغاية حتى الآن: شروط غير مألوفة، فمن غير الواضح كيف يعمل كل شيء. «مكبر الصوت"أنا خلقت نظام الوثائق الإلكترونية بسيط جدا ومريحة.
القليل من التاريخ والنظرية
مرة أخرى في 1960 بدأت المنظمة في الولايات المتحدة وأوروبا لتبادل البيانات الإلكترونية. لكن وثيقة الكترونية تتمتع سوى عدد قليل من الشركات الكبيرة التي يمكن تحمله. والواقع أن معايير مشتركة لا تبادل الوثائق الإلكترونية. في حين أنه في أواخر 1970s لا نتحدث عن التوقيع الالكتروني.
التوقيع الإلكتروني - وهذا هو والمعلومات في شكل الكتروني وهو يعلق على المعلومات الأخرى في شكل الكتروني (معلومات توقيع)، أو يرتبط ذلك مع هذه المعلومات والتي تستخدم لتحديد صاحب التوقيع المعلومات.
المادة 2 من القانون الاتحادي بشأن "التوقيع الإلكتروني"
ببساطة، فمن المطلوب من الوثيقة الإلكترونية للتحقق من صحتها (التأليف)، وصحة وسلامة.
تم تطوير خوارزمية التشفير لإنشاء التوقيعات الرقمية بدائية في عام 1977. وبعد سبع سنوات اعتمدوا تبادل أوروبي مشترك EANCOM البيانات القياسية (EDI).
في 1990s، وقد تبنت العديد من الدول الأوروبية قوانين محددة على الوثائق الإلكترونية وثيقة هامة من الناحية القانونية أصبحت تنفذ في شكل إلكتروني. في روسيا، اعتمد قانون في عام 2011.
إدارة الوثائق الإلكترونية
المزيد والمزيد من الشركات أتمتة العمليات التجارية الداخلية وتنفيذ نظم المعلومات وتخزين البيانات في السحابة. في مكان المعاهدات الورق والأفعال تأتي إلى الوثائق الإلكترونية. قانون ساعة.
وإذا التحسين الداخلي لمعظم الشركات تتعامل مع أكثر أو أقل بنجاح، الوثيقة الإلكترونية مع المقاولين في كثير من الأحيان عرجاء بصراحة.
إدارة الوثائق الإلكترونية (EDM) - وثيقة هامة من الناحية القانونية في شكل إلكتروني بين الكيانات القانونية و / أو الأفراد.
وثمة حالة نموذجية: المحاسب في نظامها المحاسبي، شهادة الإنجاز، طباعة وإرسالها عن طريق البريد للطرف المقابل. وبعد بضعة أيام يتلقى محاسب شركة الشريكة وبفحص الوثيقة، ومن ثم جعل الأسلاك في نظامها المحاسبي يدويا. يتعين على الجانبين لتخزين النسخة الورقية من الفعل.
إدارة الوثائق الإلكترونية في أوقات يبسط ويسرع عملية.
فوائد EDI
- لا حاجة لدفع الراتب لدفع البريد أو الخدمات البريدية.
- العمل مع الوثائق الإلكترونية أسرع وأكثر ملاءمة، والمخاطر التي كانت تضيع على طول الطريق، هو صفر.
- لا حاجة لتخزين طن من الورق في المكتب.
- جميع الوثائق هي على مسافة بنقرة واحدة إلى الحصول على أي منها يمكن أن تكون في أي مكان يوجد الوصول إلى الإنترنت.
كيفية إعداد EDI
هناك طريقتان أساسيتان لتبادل الوثائق الإلكترونية: مباشرة أو من خلال وسيط.
في الحالة الأولى، يجب أن تدخل الشركة في اتفاق مع بعضها البعض، والتي سيتم وصفها بالتفصيل الإجراء ل وشروط الصرف، أو كل من المتعاقدين يجب أن يكون مؤهلا الإلكترونية التوقيع. للحصول على أنه من الضروري أن تنطبق على المركز شهادة معتمدة من وزارة الاتصالات في روسيا.
ولكن، حتى في وجود التوقيع الإلكتروني المؤهلين، وليس جميع الوثائق يمكن إرسالها مباشرة، على سبيل المثال عن طريق البريد الإلكتروني. وبموجب القانون الحالي، فاتورة يمكن إرسالها في شكل الكتروني وافق فقط من قبل تنسيق XML دائرة الضرائب الاتحادية.
ولذلك فمن أسهل بكثير لإعداد المستند الإلكترونية من خلال وسيط. وقد وضعت "MegaFon" شركة واجهة على شبكة الإنترنت إلى شكل، توقيع وتبادل المحاسبة وغيرها من الوثائق بين الكيانات القانونية. بمساعدة الخاص بك محاسب أو مدير أو سكرتير سوف تكون قادرة على الدخول بسرعة في عقد مع شريك جديد، تعيين حساب المورد أو اتخاذ تقدير من المقاول.
في هذه الحالة، ستكون جميع الوثائق بشكل منتظم وموثوق تخزين في المكتب الشخصي للشركة.
لاستخدام EDI، يجب أن يكون التوقيع الإلكتروني المؤهلين.
في المكتب الخاص لبوابة "الوثائق الإلكترونية" من "مكبر الصوت" يمكن إنشاء مستندات جديدة (بدون توقيع وإرسال) وتنزيلها على كمبيوتر سطح المكتب.
هناك يمكنك طلب الوثائق التقارير إلى التواصل: الحسابات والفواتير ويعمل. الوثائق التي تصدر في هذا السبيل هي ذات الصلة من الناحية القانونية ولا تتطلب طباعة أو الازدواجية على الورق.
"MegaFon" يمكن استنتاج ان يكون هناك اتفاق على تقديم خدمات الاتصالات المتنقلة عن بعد. للعملاء من الشركات، الذين لديهم التوقيع الإلكتروني ليس من الضروري قضاء الوقت في زيارة مكتب الشركة. كل شيء يمكن أن يتم ذلك من خلال دراسة الشخصية. بسرعة، والأهم من ذلك، بحرية مطلقة.
ميزة أخرى من الوثيقة الإلكترونية من "MegaFon" هو أنه يمكن دمجها بسهولة مع 1C. إذا كنت تعمل مع هذا النظام المحاسبي، يمكنك تحميل المستندات إلى المدخل مباشرة من 1C.
لبدء استخدام "الوثائق الإلكترونية"، تحتاج إلى:
- الاشتراك في المناسبة بوابة.
- اتصال نظام التوقيع الإلكتروني صالح.
- ملء طلب للانضمام إلى نظام التنظيم الوثائق الإلكترونية.
ال 14 يوما الأولى سوف تكون قادرة على استخدام مجموعة أساسية "برومو". ويوفر مجانا ارسال ما يصل الى ألفي رسمية وغير رسمية لآلاف الوثائق. أسبوعين - ما يكفي من الوقت للتمتع بجميع مزايا الوثيقة الإلكترونية. ثم يمكنك اختيار خطة التعرفة على أساس أهداف عملك.
خدمة "الوثائق الإلكترونية" يوفر المال والوقت لتسجيل المعاملات وتبادل الوثائق. مزايا الخدمة لنقدر تماما الوكلاء والموزعين، الامتياز، والشركات التي لديها بنية فرع، و كذلك تخطط الشركات لزيادة كفاءة تبادل الوثائق داخليا وعندما تتعامل مع الشركاء. العمليات التجارية أسرع، كلما زاد الربح. توافق، انها سخيفة لتمرير قرار مثل هذا.
بدء استخدام مجانا