6 مبادئ لإدارة سير العمل يمكنك تعلمها من الطهاة الفرنسيين

لدى الطهاة الفرنسيين مفهوم mise-en-place ، والذي يعني "كل شيء في مكانه". تم اختراعه من قبل أوغست إسكوفير البالغ من العمر ثلاثة عشر عامًا في عام 1859 ، عندما بدأ بمساعدة عمه في العمل في أحد المطاعم.

نشأ الولد وكرس حياته لتحويل المطبخ الفرنسي إلى معيار عالمي ، وعمل طاهٍ إلى فن رفيع. لقد أنشأ تسلسلاً هرميًا يتم بموجبه تقديم كل مكون أو أداة أو طبق وفقًا لخطة واضحة.

الطهاة ، مثل جميع العاملين في مجال المعرفة ، لديهم مخزون محدود من الذاكرة والطاقة. لذلك ، يقومون بتحسين العمليات في المطبخ بحيث يستهلك الجزء الروتيني أقل قدر ممكن من الموارد ويكون هناك وقت للتركيز على التصميم. واحدة من أكثر المهارات الأساسية والمجزية التي يمكنك تعلمها من هؤلاء الأساتذة هي إدارة عملك.

1. كن متسقا

في المطبخ ، من المهم إذابة اللحم قبل التقطيع ، وطهي المعكرونة قبل إضافة الصلصة ، وتقشير الثوم قبل وضعها في الطبق. التسلسل الصحيح مهم للغاية هنا. يستغرق إخراج الدجاج من الفريزر بضع ثوانٍ فقط. لكن طعم الطبق يعتمد على ما إذا كان الطاهي قد نسي القيام بذلك في بداية التحول ، وما إذا كان سيتم طهيه بالفعل.

لذلك هو في العمل. حددت المهام التي تكملها أولاً نغمة اليوم. إذا كنت تعلم أنك ستحتاج إلى تنزيل برنامج كبير وسيستغرق الأمر حوالي ساعة ، ابدأ التنزيل وافعل شيئًا آخر بالتوازي.

إذا قمت بتأجيل هذا الأمر حتى اللحظة التي تحتاج فيها إلى البرنامج ، فسيتعين عليك أن تكون متوترًا وتبطئ العمليات. الدقائق التي تقضيها الآن يمكن أن توفر لك ساعات لاحقة. لذلك ، لا تنس أن تؤلف القوائملتحديد تسلسل الإجراءات.

2. استخدم التذكيرات

في المطبخ ، كل عنصر له مكانه الخاص. إذا وضع الطباخ مقلاة على الموقد ، فهذه ليست مجرد مقلاة ، ولكنها أيضًا تذكير بأنه يتم إعداد بعض الأطباق. الزيت الموجود عليه لا يصفر فقط ، ولكنه يشير إلى أن الوقت قد حان لاتخاذ الخطوة التالية. إذا احتاج الطباخ إلى طهي ثلاثة أطباق بالتوازي ، يمكنه وضع قدر على النار وإزالة الكريمة من الثلاجة ووضع الأعشاب على لوح التقطيع.

أولئك الذين لا يعملون مع المنتجات ، ولكن مع المعلومات ، يمكنهم تلقي مئات الإخطارات وعشرات الرسائل في الساعة. وفي كل مرة بعد قراءتها ، تحتاج إلى وضع المعلومات الواردة في المكان الصحيح ، مثل مجموعة من المساحات الخضراء على السبورة.

لهذا ، مدير المهام ، والملاحظات على الهاتف ، وتطبيق القراءة المؤجلة ، و التقويم عبر الإنترنت. هم "البيئة" الرقمية التي "تتذكر" كل ما تحتاجه. بعد أي طلب وارد ، ضع تذكيرًا بشأنه "على لوح التقطيع" - حتى لا يضيع شيء.

3. التمييز بين أنواع المهام

لا يمكن إبطاء أو تسريع الوقت. لكن الطهاة يعتقدون أنه ليس هو نفسه دائمًا ، ويميزون بين نوعين: الوقت الذي يتطلب مشاركة الشخص ، والوقت الذي لا يتطلب ذلك.

الأول يتعلق بالمهام التي تتطلب أن يكون الطاهي شديد التركيز والمشاركة. التقليب والتقطيع وإضافة التوابل - ستستغرق هذه الإجراءات دائمًا عددًا معينًا من الدقائق ، سواء تم إجراؤها الآن أو إذا تم تأجيلها لوقت لاحق.

النوع الثاني من الوقت يشير إلى المهام التي يمكن إكمالها دون الاهتمام المباشر من الطاهي. الشوي والتسخين والتتبيل والغلي هي عمليات يجب أن يبدأها الشخص ، لكنها تستمر في الحدوث حتى عندما يتحول الطاهي إلى شيء آخر.

في العمل مع المعلومات ، بالكاد ندرك الفرق بين هذه الأنواع من المهام. نميل إلى المبالغة في تقدير أولئك الذين يتطلبون إدراجنا الكامل ، لأن هذا هو الوقت الذي يبدو أننا نبذل فيه قصارى جهدنا. ولكن في الواقع ، فإن المهام التي لا تتطلب مشاركتنا هي التي تمنحنا أكبر الفوائد.

لأن الخطوات الصغيرة التي نتخذها لتسريع الأمور تجعل من الممكن التركيز على أشياء أخرى. من الأفضل الآن قضاء 20 دقيقة وإظهار واحدة جديدة كليةكيفية إكمال مهمة بدلاً من تأجيلها لمدة أسبوع وقضاء وقت أطول بكثير في القيام بها بنفسك.

درب نفسك على التمييز بين المهام في قائمة المهام التي تتطلب درجات مختلفة من المشاركة.

هذا أمر بالغ الأهمية عندما يتعلق الأمر بالتخطيط لسلسلة من الإجراءات. الحالات التي لا تتطلب مشاركتك المباشرة تكون فعالة بشكل خاص في البداية.

4. ابدأ فقط ما يمكنك الانتهاء منه

طبق مطبوخ بنسبة 99٪ ليس له قيمة. يجب أن يكون جاهزًا وساخنًا ويتم تقديمه للضيف في الوقت المحدد أو لا شيء. لذلك ، لا يبدأ الطهاة ما لا يمكنهم إنهاؤه. بمجرد أن يصبح الطبق جاهزًا ، يكتسب على الفور قيمة كبيرة. ليس فقط لأنه يمكن أن يذهب أخيرًا إلى الضيف ، ولكن أيضًا لأنه لم يعد يتطلب الاهتمام.

نفس الشيء يحدث مع العمل العقلي. في كل مرة نركض ثم بعد ذلك توقف نوع من العمليات ، نتحمل خسائر خفية. ستحتاج المهمة التي لم يتم حلها إلى إدارتها وتحديث المعلومات عنها. يحدث ذلك في قائمة المهام الخاصة بك ، على جهاز الكمبيوتر أو المكتب ، والأهم من ذلك ، في عقلك الباطن.

يمكنك الوصول إلى النقطة التي سيتم فيها إنفاق جميع مواردك فقط في تتبع وتذكر جميع المهام المعلقة. لذلك ، في كل مرة تبدأ فيها مشروعًا ، اسأل نفسك: "كيف ومتى سأنتهي منه؟"

بالطبع ، ليس من الممكن دائمًا إكمال ما بدأته. العمل مع المعلومات بطبيعته لا يمكن التنبؤ به. في بعض الأحيان ، تتحول المكالمة الهاتفية السريعة إلى محادثة مدتها ساعة تؤدي إلى إحباط خطتك بالكامل لهذا اليوم.

حتى أنه من المهم التفكير فقط في كيفية إنهاء المهمة. بدلاً من التبديل الفوري إلى مهمة أخرى ، خذ بضع ثوانٍ إضافية لتسجيل المعلومات حول الأعمال غير المنتهية في متعقب المهام.

5. تحسين الإجراءات المتكررة

من أجل طهي وجبة تلو الأخرى ، يحتاج الطاهي إلى القيام بأكثر من مجرد التصرف بأسرع ما يمكن. يجب أن يحسن الإجراءات المتكررة. كل واحد منهم لا يستغرق الكثير من الوقت ، ولكن بسبب عددها ، يمكن أن تفقد فعاليتها.

لذلك ، بدلاً من إخراج كل مكون من الثلاجة أثناء تحضير الطبق ، من الأفضل الحصول عليها جميعًا مرة واحدة ، إذا كان هذا لا يتعارض وصفة. وبالتالي ، فإن الشيف يعمل بسرعة ، ليس لأنه مرهق ، ولكن لأنه يكتسب بضع ثوان هنا ، ودقيقتان هناك ، وفي النهاية يوفر الكثير من الوقت.

من المهم للعاملين في مجال المعرفة التخلص من الإجراءات التي تتكرر في بعض الأحيان. لنأخذ كمثال الشخص الذي يدير وسائل التواصل الاجتماعي للعلامة التجارية. يحتاج إلى نشر منشورات كل يوم ، مما يصرف الانتباه عن مهامه الأخرى ويحول الانتباه. سيكون استخدام خدمة النشر التلقائي أكثر فاعلية ، وإعداد جميع المواد لمدة أسبوع مقدمًا وإعطاء التطبيق الفرصة لنشرها.

6. تنظيم مساحة العمل الخاصة بك

ينظم الشيف مكان عمله بحيث يكون كل شيء منطقيًا. المكونات على الجانب الأيسر من لوح التقطيع ، ولوح التقطيع في المنتصف ، والمكونات المصنعة على اليمين. بعد كل استخدام ، يتم إرجاع السكين والمنشفة إلى مكانهما.

يجب أن يكون "الفصل" بين المكونات والأدوات ثابتًا من يوم لآخر حتى يتمكن الطاهي من فهم مكان كل شيء. تصبح مساحة العمل امتدادًا لعقل المدير ، حتى يتمكن من الوصول إلى الملعقة أو السكين بشكل حدسي وطبيعي بينما يتعامل مع الأفكار الموجودة في رأسه.

تتغير بيئة العمل لأولئك المشاركين في العمل العقلي باستمرار. من ناحية أخرى ، هذا له ميزة: يمكنك أن تفعل ما تريده من أي مكان في العالم. ولكن هناك أيضًا عيبًا: لا توجد طريقة لتنظيم مساحة العمل بشكل صحيح. في الوقت نفسه ، إنه مستقر للغاية: كل شيء يحدث على الكمبيوتر ويمتد إلى الأجهزة المحمولة والأجهزة اللوحية والساعات الذكية وحتى شاشات الأشخاص الآخرين.

تنظيم مساحتك بسيط للغاية:

• ابتكر عادات لبدء يومك وإنهائه بشكل متوقع.
• يستخدم ملاحظات رقمية كأداة إنتاجية أساسية بحيث يكون لديك دائمًا جميع معلوماتك معك.
• قم بإنشاء مساحات عمل منفصلة لكل مشروع من أهم مشاريعك.
• قم بإنهاء كل يوم أو أسبوع عن طريق إغلاق جميع علامات تبويب المتصفح وإغلاق جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

تضع كل من هذه الإجراءات حدودًا - للزمان أو المكان أو الطموح - تساعدك على فهم ما يجب التركيز عليه وما يجب تجاهله.

يدرك الطهاة الفرنسيون دائمًا قيود الزمان والمكان. لا يمكنهم مواساة أنفسهم بقصص مثل "يسير المشروع وفقًا للخطة" أو "سأصل إلى هذا قريبًا." لكي تكون ناجحًا ، من المهم بالنسبة لهم أن يركزوا على مهمة محددة وأن يروا الصورة كاملة. هذه القدرة نفسها ستكون مفيدة جدًا للعاملين في مجال المعرفة.