كيفية تبسيط المهام حتى تتمكن من التوقف عن المماطلة وإنجاز المزيد

كلما كان عليك القيام به ، زادت صعوبة البدء. وكلما بدأ الأمر أصعب ، كلما وفرنا أكثر. حل المشكلة هو تبسيط كل ما تستطيع. على الأقل هذا ما يعتقده جريج ماكيون ، الكاتب ومدرب الأعمال الذي عمل في Google و Facebook.

في كتاب جهد. اجعل الأمر أسهل. " بإذن من دار النشر "MYTH" ، تنشر Lifehacker الفصل الثامن ، الذي يخبرنا عن طرق تبسيط المهام.

---

في فبراير 1998 ، في سياتل ، خرج بيري هارتمان من محادثة مع بيري هارتمان في 17 أبريل 2020. من المبنى المكون من خمسة طوابق والذي كان يضم مستودع أمازون لمقابلة جيف بيزوس وشيل كافان ، أول موظف في الشركة ومدير التطوير الرقمي. بعد مرور عدة منازل ، ذهب إلى حانة صغيرة في سوق بايك بلايس الشهير لمناقشة كل شيء معهم على العشاء.

بيزوس لقد عقدت الاجتماع لأنني كنت أفكر كثيرًا في الطلب من متجري سريع النمو عبر الإنترنت ، والذي لم يكن بهذه البساطة في ذلك الوقت. لتقديم طلب ، كان على المشتري أن يمر بإجراء طويل متعدد المراحل ، والذي كان أمرًا طبيعيًا للطلبات عبر الإنترنت.

الصفحة التي تريد كتابة الاسم فيها - انقر بالماوس. الصفحة التي تريد كتابة السطر الأول من العنوان فيها - انقر. المدينة ، الرمز البريدي ، النوع

بطاقة إئتمانورقم البطاقة وتاريخ انتهاء الصلاحية. لكتابة عنوان الفواتير ، كان عليّ ملء بعض النماذج الأخرى في صفحات مختلفة - انقر فوق ، انقر فوق ، انقر فوق! عنوان التسليم - انقر مرة أخرى. في ذلك الوقت ، لم تكن هناك ميزة الإكمال التلقائي ، لذلك قد يستغرق الأمر بضع دقائق لإكمال عملية الشراء.

قال بيزوس في العشاء ريتشارد ل. براندت ، نقرة واحدة: جيف بيزوس وصعود Amazon.com (نيويورك: بورتفوليو / بينجوين ، 2011). : "نحن بحاجة إلى جعل نظام الطلب أقل تعقيدًا. حتى يتمكن المشتري من طلب المنتج دون أي مجهود. كل ما عليك فعله هو النقر فوقه - وقد انتهيت. "

مستذكراً ذلك اليوم ، يقول هارتمان إن الشروط المرجعية كانت واضحة وضوح الشمس: "الهدف هو التبسيط". فهم بيزوس ، "كلما زادت الخطوات التي تتخذها للدفع ، زاد الوقت الذي يضطر فيه [المشترون] إلى تغيير رأيهم. إذا رتبت كل شيء بحيث يمكن للمستخدم إجراء عملية شراء بنقرة واحدة ، فمن المرجح أن يقوم بذلك ".

في ذلك الوقت ، كانت فكرة التسوق عبر الإنترنت لا تزال جديدة وكان كثير من الناس يخشون التسوق عبر الإنترنت. كان الإجراء الطويل لإدخال البيانات والنقر بالماوس غير مريح ومضجر أكثر بكثير من الإجراء الذي اعتاد عليه الجميع: اذهب إلى غرفة الدفع وسلم البطاقة إلى أمين الصندوق. كانت الحاجة إلى طباعة العنوان والبطاقة ورقم الحساب في كل مرة هي الصعوبة والمشكلة. استغرق الأمر تقدمًا كبيرًا لاستبدالها بنقرة واحدة.

اليوم ، يبدو قرار الشراء بنقرة واحدة واضحًا لنا. ولكن بعد ذلك هارتمان مثقفة وعاطفية مبرمج، قضى شهرين أو ثلاثة أشهر في تبسيط وتبسيط كل خطوة من خطوات الطلب ، ولم يخطر بباله حتى أنه يمكن إجراء عملية شراء بنقرة واحدة. وأوضح "لم يفعلها أحد". - اقترح جيف ، "لنفعل ذلك." وفعلنا ذلك ".

أصدرت أمازونمايك أرسينولت ، "ما مدى أهمية Amazon’s1 - Click Patent؟ إنه يستحق المليارات "، Rejoiner ، تمت الزيارة في 15 أكتوبر / تشرين الأول 2020. براءة اختراع بنقرة واحدة أعطتها ميزة كبيرة على المنافسة لما يقرب من 20 عامًا. لا يمكن المبالغة في التأكيد على هذا الابتكار الفردي: فقد قدم مساهمة كبيرة في تطوير التجارة عبر الإنترنت.

أسهل الخطوات هي تلك التي لا تفعلها.

لقد اندهشت من أن هارتمان كان يبسط كل خطوة في عملية الخروج لأشهر دون حتى التفكير إزالة الخطوات وتبسيط العملية نفسها. هذا بسبب وجود اختلاف كبير بين النهجين.

بهذه البساطة ، من الأسهل عدم اتخاذ أي خطوات.

عندما كان ابني في الثانية عشرة من عمره ، جعل هدفه هو الانضمام إلى الكشافة قبل أن يبلغ 14 عامًا. لا شك أن الهدف كان طموحًا للغاية ، لكننا أخذناه معًا وبدأنا نحتفل بالتقدم. قبل عيد ميلاده الرابع عشر بقليل ، شرع في المشروع النهائي ، الذي شارك فيه فريق من 40 اضطر شخص إلى إعادة بناء سياج يبلغ ارتفاعه 180 قدمًا - وقد احترق السياج السابق قبل عام أثناء اندلاع الحرائق كاليفورنيا. كل ما كان على الابن فعله هو كتابة تقرير عن المشروع. قد تبدو مهمة سهلة ، ولكن بعد عامين من العمل المتواصل ، كان هذا الجزء من المشروع الذي سئمنا منه وأصبح أسهل. يؤجل.

بدأنا العمل في المشروع مقدمًا ، وبحلول الوقت الذي اختفى فيه الحماس ، كنا بالفعل في منتصف الطريق نحو الهدف. لكن بدا أن الجزء الثاني من المشروع يخيفنا أكثر من الجزء الأول. لم نستطع التوقف عن التفكير في كيفية تحسين التقرير: مقدمة مليئة بالتفاصيل الحية والدقيقة ، عشرات منها الصور، تصميم احترافي. كما أن حقيقة أننا رأينا المشاريع الجذابة للكشافة الآخرين الذين تأملوا فيها لساعات عديدة أضافت الوقود إلى النار. (أو بالأحرى ، الذي يعانيه آباؤهم لساعات عديدة) ، وارتفع الحد من حيث مقدار الجهد أعلى وأعلى و في الاعلى.

لذلك توقف المشروع. بمجرد أن فكرنا في العودة إلى العمل ، أصبح الأمر على الفور لا يطاق. مرت الأيام ولم تحرز أي تقدم. بعد أسبوعين ، من قبيل الصدفة ، بدأت في دراسة عمليات التبسيط في الهياكل المعقدة. ثم اتضح لي: لقد بالغنا في تعقيد المشروع. من خلال إضافة العديد من الخطوات إليها ، حتى عقليًا ، جعلنا أنفسنا خطوة واحدة أكثر صعوبة على أنفسنا.

لذا ، بالتراجع ، سألنا أنفسنا ما هو الحد الأدنى من الخطوات التي يجب اتخاذها لإكمال العمل. لم نكن بحاجة لعمل غلاف خشبي خاص للتقرير. لا تحتاج إلى تضمين جميع الصور تمامًا. لم يكن علينا كتابة أوصاف بطول كيلومتر لكل صورة أو الخروج بغلاف غير عادي. مقدمة التقرير ليست مهمة مدى الحياة.

باختصار ، قمنا بتجميع قائمة عامة من الخطوات المهمة حقًا: اطبع 20 جملة أو اقتباس. اطبعها. لقطع. الصق على الورق. اطبع بعض الغلاف. أدخل ثلاثة فواصل. اكتب وطباعة مقال من ثلاث صفحات يقدم إجابات واضحة للأسئلة المطروحة فقط. خذ التقرير إلى المكتب وسلمه. مستعد!

مر مشروع مهم لابني من مرحلة "التجميد" إلى المرحلة الأخيرة في غضون أيام قليلة ، لأننا حددنا وأكملنا الحد الأدنى من عدد الخطوات. أصبح ابني فتى كشافة في الأسبوع الذي سبق أن كان في الرابعة عشرة من عمره.

بالطبع ، هذا النهج لا يعمل فقط مع المشاريع الكشفية. فقط اسأل نفسك سؤالًا واحدًا يناسب الجميع سيساعدك على تجنب الصداع المؤلم ويساعدك على المضي قدمًا في مهام مهمة ولكنها تبدو صعبة أو مربكة بشكل لا يصدق.

لكي نكون واضحين ، فإن تحديد الحد الأدنى لعدد الخطوات لا يعني "تجاوزها" أو القيام بشيء لن تفتخر به. فقط الخطوات غير الضرورية ليست ضرورية. من خلال القضاء عليها ، ستوجه الطاقة نحو إكمال المشروع. في أي منطقة ، ستكون نهاية الحالة أفضل بعدة مرات من إضافة خطوات زائدة لا تضيف أي قيمة إلى المشروع. والانتهاء هو مجرد شيء يجب أن نفخر به.

لتكون ناجحًا في أي شيء ، يجب عليك إكماله.

ليس هناك حاجة دائمًا إلى جهد إضافي

واحد المدرسة قضى أعز أصدقائي وقتًا أقل في الدراسة مني ، وكانت درجاته أفضل. ما السر؟ عندما طلب منه المعلم أن يفعل شيئًا ما ، فعل بالضبط ما طُلب منه ، ولا شيء أكثر من ذلك. ذهبت أبعد من ذلك: قرأت أكثر مما طلب ؛ تبحث عن معلومات أكثر مما هو مطلوب.

لقد حاولت جاهدًا أن أفرط في ملء البرنامج بحيث لم يعد هناك طاقة متبقية للبرنامج نفسه. من المهم بذل جهود إضافية في الأمور البالغة الأهمية (على سبيل المثال ، بعد إجراء عملية جراحية ، القيام بإجراء إضافي حتى لا يؤدي إلى إصابة الجرح بالعدوى). وهي طريقة أخرى لإضافة لمسات صناعية غير ضرورية.

استنتجت قاعدة لنفسي: هـإذا طُلب منك القيام بـ x ، فهذا ليس سببًا جيدًا بما يكفي للقيام بـ y. على سبيل المثال ، إذا طُلب منك كتابة عرض تقديمي ، فهذا ليس سببًا جيدًا كافيًا لإنشاء شرائح تحتوي على مقاطع فيديو ورسومات ممتعة وأطنان من المعلومات. كم مرة كان عليك المشاهدة العروض مع عدد كبير جدًا من الشرائح أو كلمات كثيرة جدًا في كل شريحة؟ أو ربما يوجد الكثير فيها على الإطلاق؟ هل تريد حقًا أن يكون شخص ما في حذائك؟

يوضح نهج أكثر ذكاء لويس ف. جيرستنر الابن ، من يقول أن الأفيال لا تستطيع الرقص (نيويورك: هاربر بيزنس ، 2003) ، 43. صغيرة ولكنها مفتاح التغيير الجذري لشركة IBM في المسار. دعا Lou Gerstner ، الذي تولى للتو منصب الرئيس التنفيذي ، كبير المديرين Nick Donofrio للتحدث في الاجتماع العام. يتذكر جيرستنر: "في ذلك الوقت ، كان التنسيق القياسي لأي اجتماع مهم في IBM عبارة عن عرض تقديمي باستخدام أجهزة عرض عالية التقنية ورسومات. كان نيك قد انتقل للتو إلى الشريحة الثانية عندما ذهبت وأوقفت جهاز العرض ، محاولًا القيام بذلك بأدب قدر الإمكان في هذه الحالة. بعد وقفة محرجة طويلة ، قلت ، "دعنا نتحدث فقط عن عملك."

من المفترض أن تدور معظم العروض التقديمية حول "الحديث عن الأعمال" فقط. باختصار ، في المرة القادمة التي يتعين عليك فيها كتابة تقرير أو إعداد عرض تقديمي أو الخروج به وسيلة للتحايل على التسويق، تخلص من الإغراء لإدخال الإضافات غير الضرورية. فهي لا تشتت انتباهك أنت فقط ، بل تشتت انتباه المستمعين أيضًا. الآن ، عند إعداد عرض تقديمي ، أقوم بإعداد ست شرائح بأقل من عشر كلمات.

تعد الحاجة إلى بذل جهود إضافية تتجاوز ما هو مطلوب لإكمال المهمة الأساسية نادرة للغاية. من الأفضل تشغيل برنامج إلزامي فقط بدلاً من عدم القيام بأي شيء على الإطلاق.

بدء من لا شيء

عندما التقى فريق التصميم الأفضل في Apple ستيف جوبزلتقديم تصميم ما أصبح iDVD (سمحت هذه الأداة القديمة يحرق المستخدمون الموسيقى والأفلام والصور الرقمية من كمبيوتر إلى قرص) ، وانتظروا ذلك الرئيس معجب. لقد كان تصميمًا رائعًا وسهل الاستخدام ، وعلى الرغم من أن البرنامج يحتوي على العديد من الوظائف والميزات ، إلا أن المصممين افتخروا بكيفية تبسيط الإصدار الأصلي للمنتج ، والذي استغرق الدليل ألفًا الصفحات.

ومع ذلك ، سرعان ما اكتشف الفريق الأمرفرهاد مانجو ، "التفاح الذي لا يقهر: 10 دروس من شركة Coolest Anywhere ،" Fast Company ، 1 يوليو 2010.أن جوبز كان يفكر بشيء آخر. مشيًا إلى السبورة ، رسم مستطيلًا وقال ، "هذا برنامج جديد. لديها نافذة واحدة. يمكنك سحب الفيديو إلى هذه النافذة ، والنقر فوق الزر "تسجيل" - وهذا كل شيء. هذا ما سنفعله ".

أصيب مايك إيفانجليست ، أحد مصممي المنتجات ، بصدمة شديدة. قال ، "لا تزال لدي الشرائح التي أعددتها لذلك الاجتماع - فهي صعبة للغاية." في وقت لاحق فقط ، عندما نظر إلى الوراء ، رأى بوضوح أن "جميع الوظائف الأخرى تتدخل فقط". وفقًا لـ Evangelist ، فإن أكثر ما صدمه هو أنه هو وفريقه أساءوا الفهم العملية نفسها. لقد بدأوا بمنتج معقد بشكل لا يصدق وحاولوا تبسيطه ، وذهب جوبز من الجانب الآخر. لقد بدأ من الصفر واكتشف عدد الخطوات الدنيا اللازمة لتحقيق النتيجة.

لقد اعتدنا على تعقيد جميع العمليات في حياتنا لدرجة أننا نادرًا ما نحاول الشك في ضرورتها.

على سبيل المثال ، بدأت تشغيل بودكاست أثناء كتابة هذا الكتاب. في البداية ، كانت التعليمات التي كنت سأرسلها إلى كل ضيف تتكون من 15 خطوة.

1. سجل في Zencastr.com وأدخل بيانات الاعتماد الخاصة بك.
2. اسم المستخدم: XYZ.
3. كلمة المرور: ABC.
4. اتبع الرابط الموجود في البريد الإلكتروني من Zencastr والذي سيصل إلى بريدك الإلكتروني بعد فترة وجيزة من التسجيل.
5. إذا كنت تستخدم Chrome ، للحصول على جودة فيديو أفضل ، اسمح لـ Zencastr بإرسال إشعارات إليك.
6. إشارة مرجعية Zencastr (انقر فوق رمز النجمة على الجانب الأيمن من شريط قوائم Chrome) لحماية الخطوة 3.
7. قم بتأكيد اختبار الميكروفون عن طريق النقر فوق "اجتياز".
8. إذا لم ينجح الأمر ، فانقر فوق الرمز الموجود في المنتصف أسفل شريط الصوت الذي يحمل اسمك لمعرفة المشكلة ، وانقر فوق الارتباط وقم باستكشاف الأخطاء وإصلاحها.
9. برجاء التأكيد على أنه يمكنك سماعي ويمكننا التواصل من خلال Zencastr.
10. اتبع الرابط في تكبيرمرسلة لك عن طريق البريد الإلكتروني. يجب أن يكون أيضًا في الحرف الأول.
11. بمجرد أن أسمح لك بالدخول إلى الغرفة في ميزة التكبير / التصغير ، قم بإيقاف تشغيل الميكروفون على الفور.
12. تحويل الفيديو إلى تكبير.
13. بمجرد تمكين تسجيل Zoom و Zencastr ، تأكد من أنك ترى رمز التسجيل في كلا البرنامجين وقل مرحباً للجميع.
14. وها قد بدأنا!
15. في نهاية الجلسة ، يرجى تسجيل الخروج من Zencastr قبل إغلاق النافذة.

أنا نفسي سئمت من قراءة هذا الدليل. ماذا يمكننا أن نقول عن الضيوف ، الذين سيتعين عليهم القيام بكل هذا نقطة تلو الأخرى!

وبدأت من الصفر. سألت نفسي ، "ما هو الحد الأدنى لعدد الخطوات التي يجب على الشخص اتخاذها للاتصال بي من خلال Zencastr؟" بعد صياغة الإجابة ، اختصرت التعليمات.

1. اتبع الرابط المرسل إليك عبر البريد الإلكتروني من Zencastr بعد التسجيل.
2. سأعتني بالتسجيل بنفسي ، وما عليك سوى الانضمام إلى الدردشة.

ها هو! خطوتين سهلتين فقط. إذا كانت الأشياء في حياتك تتضمن خطوات كثيرة جدًا ، فحاول البدء من نقطة الصفر. وإذا كان بإمكانك تمهيد الطريق لنفس النتيجة ، فما عليك سوى اتخاذ خطوات أقل.

تعظيم الخطوات التي لا تتخذها

في فبراير 2001 ، التقى 17 شخصًا من أصحاب العقول الحرة في Snowbird ، وهو منتجع تزلج في ولاية يوتا ، في أعالي جبال واساش. كانوا في طريقهم للاسترخاء والتحدث والأكل والتزلج ومناقشة البرامج. تتجسد نتيجة محادثاتهم الآنجيم هايسميث ، "التاريخ: البيان الرشيق" ، Agile Alliance ، 2001. في وثيقة معروفة تسمى "البيان تطوير البرامج بتقنية أجيل البرمجيات". في ذلك ، قاموا بصياغة مجموعة من القواعد لتطوير برامج أفضل لتسهيل عمل المستخدم عن طريق إزالة العقبات والتداخل.

أحد المبادئ الاثني عشر للبيانالمبادئ الأساسية للبيان الرشيق: "البساطة - فن تقليل الأعمال غير الضرورية - أمر أساسي." هذا يعني أن الهدف من التطوير هو إنشاء منتج يحتاجه المستخدم ، وإذا كان هذا يمكن تحقيقه من خلال كود أقل طولًا ووظائف إضافية أقل ، فهذا هو بالضبط ما تحتاجه للدخول.

بينما ينطبق هذا المبدأ على تطوير البرامج ، يمكننا تكييفه مع أعمالنا اليومية الحياة ، على سبيل المثال: "البساطة - فن تعظيم الخطوات التي لم يتم اتخاذها - ضرورية للغاية." بعبارة أخرى ، بغض النظر عن مدى أهمية هدفنا ، نحتاج إلى تركيز جهودنا فقط على الأساسيات. كل خطوة صغيرة تكلفنا فرصة ضائعة ، وإزالتها يمنحنا المزيد من الوقت والطاقة و الإدراكي الموارد التي يتم توجيهها إلى المهام المهمة حقًا.

قد تندهش من عدد الأهداف التي تبدو صعبة التي يمكن تحقيقها وعدد المهام الصعبة التي يمكن حلها في بضع خطوات فقط. كما يكتب Andy Benoit ، Andy Benoit's Touchdown 2006: كل ما تحتاج لمعرفته حول NFL هذا العام (نيويورك: كتب بالانتين ، 14 يوليو 2006). كاتب العمود الرياضي آندي بينوا ، "نجح معظم العباقرة ليس لأنهم حلوا الألغاز الصعبة ، ولكن لأنهم اتبعوا طريقًا من البساطة غير المعترف بها."

يُعد الدليل السلس دليلًا رائعًا لمن يتطلعون إلى إنجاز المزيد في وقت أقل. لكن الكتاب سيساعد أيضًا أولئك الذين سئموا من الركض اللامتناهي والشؤون المملة.

شراء كتاب