الجلسات الإستراتيجية: ما هي هذه الأداة ومن يستطيع الاستفادة منها
Miscellanea / / April 21, 2023
غالبًا ما تعاني الفرق الكبيرة من الشقاق وسوء فهم أهداف الشركة. إليك كيفية إصلاحها.
ما هي الجلسات الاستراتيجية
الجلسات الإستراتيجية هي شكل اجتماعات للمدراء التنفيذيين ، حيث يناقشون خلالها خطط تطوير الشركة. تساعد هذه الأداة في:
- تقييم الوضع الحالي للشركة وتحديد نقاط القوة والضعف فيها ؛
- إيجاد طرق لتجنب المشاكل أو حل المشاكل الموجودة ؛
- تحديد خطة عمل - خطوات محددة لتحقيق الأهداف ؛
- ضع معايير لقياس النجاح.
الجلسة الاستراتيجية هي نوع من العصف الذهني. لذلك ، في الاجتماع ، نناقش مشاكل ونجاحات الأقسام ، ونضع أهدافًا لكل منها ، ونرسم المخططات والرسوم البيانية على السبورة التفاعلية عبر الإنترنت.
لهذه الأغراض ، اخترنا ميرو. تتيح لك هذه الأداة التقاط الأفكار بتنسيق مرئي. في الوقت نفسه ، يمكن لجميع المشاركين في الجلسة الوصول إليها من أي مكان في العالم ومن أي جهاز.
بعد ذلك ، نقوم بالتخطيط التكتيكي: يقسم رئيس كل قسم مهامه إلى خطوات أصغر.
كيفية إجراء جلسة الإستراتيجية
فيما يلي بعض الخطوات لمساعدتك على التنظيم.
تحديد وتيرة الاجتماعات
لا توجد أطر زمنية محددة لعقد الجلسات الإستراتيجية. تفضل بعض الشركات عقد اجتماعات ربع سنوية ، بينما قد تعقدها شركات أخرى كل ستة أشهر أو سنة.
حتى تتمكن من تحديد أي تكرار للاجتماعات يناسبك.
في شركتنا ، تعقد الجلسات الإستراتيجية مرة واحدة كل ثلاثة أشهر. ثم نكسر المقصود الأهداف لنوع من العدو. للقيام بذلك ، تحتاج إلى تحديد الخطوات التي يجب اتخاذها لحل المشكلات الكبيرة ، والمدة التي ستستغرقها بشكل عام ، والأقسام التي ستشارك ومقدار الموارد المتوفرة لديها.
يقوم المديرون بعد ذلك بتحليل المهام على مستوى القسم ، إذا لزم الأمر. وبعد 3 أشهر نتحقق من الجدول.
ادعُ الأشخاص المناسبين
سيعتمد من تدعوه إلى جلسة الإستراتيجية على قائمة القضايا التي تحتاج إلى حل. على سبيل المثال ، إذا كنت تعقد اجتماعاً لمناقشة استراتيجية العمل الشاملة ، فيجب عليك الاتصال برؤساء الأقسام. يمكنك أيضًا دعوة مديري المشاريع المسؤولين عن المؤشرات الرئيسية.
إذا كانت جلسة الإستراتيجية الخاصة بك مخصصة لمراجعة ومناقشة بعض البيانات ، فإن الأمر يستحق جذبها يأمرمن جمع هذه المعلومات ويدرك أهميتها.
اختر التاريخ والوقت المناسبين للجميع
عند تحديد التاريخ والوقت ، ضع في اعتبارك رأي الجميع. تجنب جدولة الاجتماعات مع الموظفين في اليوم الذي يسبق موعدها. ربما لديهم موعد مهم. مقابلة أو هناك مهام ملحة لا يمكنهم تأجيلها. نتيجة لذلك ، يمكنك وضعهم في موقف حرج.
عند إعطاء تاريخ ، حدد المدة التي ستستغرقها الجلسة. على سبيل المثال ، في شركتنا ، يتم تخصيص يوم العمل بالكامل لهذا الحدث. وفي هذه الحالة ، من المهم أن تأخذ فترات راحة في الوقت المحدد ، ومنح نفسك وزملائك الفرصة للاسترخاء.
ضع جدول أعمال
قد يتضمن جدول الأعمال مواضيع مهمة ، والمراحل الرئيسية للدورة ، والقضايا التي تحتاج إلى المناقشة. لا تضيف عددًا كبيرًا من النقاط إليه - من الأفضل الإشارة إلى الموضوع الرئيسي. على سبيل المثال ، يمكن أن يدخل سوقًا جديدًا.
من خلال تجاهل الأسئلة غير الضرورية ، ستتمكن من الاستمرار في التركيز على المهمة الرئيسية.
في نهاية الجلسة الاستراتيجية ، تأكد من مراجعة جدول الأعمال بأكمله مرة أخرى وتعزيز الاتفاقات التي تم التوصل إليها.
اطلب من المشاركين الاستعداد مسبقًا
يجب أن يكون المديرون على دراية بالمؤشرات الحالية للقسم: مستوى عبء العمل للمرؤوسين ، والحجم الإجمالي للمهام ، وما إلى ذلك.
يجب أن يكون لديهم أيضًا معلومات محدثة حول كيف ومتى المؤشرات الرئيسية - على المدى القصير والطويل. إذا احتاج المديرون إلى مناقشة بعض القضايا والمشكلات الخاصة بالقسم ، فيجب عليهم أيضًا إعداد قائمة بها مسبقًا.
قبل بعض الجلسات الاستراتيجية ، قد يكون من المفيد ليس فقط توزيع جدول أعمال الاجتماع ، ولكن أيضًا إعداد تقرير مفصل عن التقدم المحرز في المهام الهامة. يمكنك تلخيص الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية المرتبطة بها في جداول البيانات.
تنظيم اجتماع
أثناء الاجتماع ، لا يجب أن تتطرق إلى جميع القضايا فحسب ، بل يجب أيضًا أن تمنح الأشخاص الفرصة للتحدث بصدق والتعبير عن آرائهم. شجع المشاركين على القيام بذلك ، ولكن حاول ألا تقاطع الآخرين والعودة إلى أولئك المقاطعين.
غالبًا ما يكون من الأكثر فاعلية تسليم إدارة الجلسة والتحكم فيها إلى المضيف (الوسيط). يسمح هذا للمدير بالانتقال إلى نفس المجال مع الموظفين والانتقال من مراقبة الحدث إلى التفاعل النشط مع المديرين وحل المشكلات.
تدوين الملاحظات خلال الاجتماع
تحتاج إلى تسجيل النقاط الرئيسية والأفكار والبيانات والجداول الزمنية وجميع المعلومات المهمة الأخرى التي تناقشها في الجلسة ، حيث ستكون مفيدة في التخطيط التكتيكي الإضافي.
لدى كل قسم دائمًا فهم لمقدار الوقت المطلوب لإكمال مهمة معينة. هذا يسمح بالفعل خلال الجلسة بتحديد الخطوط العريضة شروط.
عادةً ما يلتقط القادة المعلومات أثناء تقدمهم ، ولكن يجب أيضًا إعداد تقرير عام بعد الجلسة.
في شركتنا ، الوسيط هو المسؤول عن ذلك. وهذا يعني أنه لا ينظم الاجتماع ويشرف عليه فحسب ، بل يُنشئ أيضًا تقريرًا عن القرارات المتخذة.
اطلب ردود الفعل
بفضل ذلك ، يمكنك رؤية وجهات نظر مختلفة ومعرفة ماذا زملاء يعير انتباها خاصا. وأيضًا - لتحفيز تفاعلهم مع بعضهم البعض.
اطلب من المشاركين الكتابة عن أي مشاكل. والأفضل من ذلك ، استخدم تطبيق الاستطلاع لرؤية ردودهم في الوقت الفعلي. على سبيل المثال ، قد تكون هذه أسئلة تتعلق بالشعور العام بفاعلية الدورة ومختلف القضايا التنظيمية ، فضلاً عن الرغبات في الأحداث المستقبلية.
لمن هذه الأداة؟
أعتقد أن العمل لا يمكن أن توجد بدون تخطيط. يجب التعامل معها دائمًا - بغض النظر عن مكانة وشكل عملك.
بدون استراتيجيتك الخاصة ، فإنك تخاطر بإساءة تحديد الأولويات أو التغاضي عن مشاكل قسم معين ، وكل ذلك سيؤثر على النتيجة النهائية للشركة بأكملها. نتيجة لذلك ، عاجلاً أم آجلاً ، ستصبح المشاكل الداخلية أكبر وأكثر تدميراً للشركة.
ستساعد الجلسات الإستراتيجية في التعامل معها وإنشاء سير عمل. لذلك ، في رأيي ، ستكون مفيدة لأي فريق يضم أكثر من 3-4 أشخاص.
بعد كل شيء ، كلما زاد عدد الإدارات المسؤولة عن القضايا الفردية ، زاد انقسام القادة. وبمساعدة الجلسات الإستراتيجية ، يمكنك مزامنة خطط الشركة وضمان الأفضل فهم داخلها.
اقرأ أيضا🧐
- 3 عبارات سامة لا ينبغي أن يقولها الرؤساء التنفيذيون
- كيف تلهم الموظفين لتحقيق المزيد معًا
- 5 علامات تدل على شركة عظيمة يجب على كل صاحب عمل أن يضعها في الاعتبار