كيف تحدد أن رسالتكم طويل جدا؟

© الصورة

إذا سوف تتلقى بريد إلكتروني مع عدة صفحات، من شأنه أن تقرأ ذلك؟ رسائل طويلة، وكذلك المادة طويلة جدا، فإنه من الصعب جدا على قراءة وفهم. وعلاوة على ذلك، ويتم ذلك المؤلف بعيدا عن العملية التي في النهاية أن نفهم بالضبط ما أراد منك، يصبح من المستحيل تقريبا.

لماذا لا تكتب رسائل طويلة؟ الإجابة الأولى والأكثر وضوحا - لأن أحدا لن يقرأها!

الاستخدام السليم للالبريد الإلكتروني يمكن أن يكون أداة فعالة في تطوير عملك. كتابة رسائل طويلة لا يعني أنك أكثر إنتاجا. نعم، يمكنك فعل الكثير من العمل، ولكن هذا العمل لا يعني شيئا على الإطلاق. الآن الجميع يسعى للحد من معالجة البريد الوارد والقيام بهذه المهمة بأكبر قدر من الفعالية في فترة قصيرة من الزمن. ولذلك، رسالة طويلة الخاص بك - أنها ليست سوى مضيعة للوقت، ولكن أيضا مضيعة الوحشي الآخرين.

أقصر رسالتكم، كان ذلك أفضل أداء عملها. وينبغي أن تتضمن أسئلة محددة فقط، أو الأجوبة. الكتابة فقط على وقائع وليس أكثر. إذا كنت لا تزال تعج الرغبة لكتابة رسالة طويلة، قد يكون من الأفضل أن تعيين هذا الشخص لقاء ومناقشة جميع جوانب القضايا التي لغداء عمل؟

كيف يمكنك أن تعرف أن رسالتكم قد مرت حدوده؟ وفيما يلي 10 علامات يمكن من خلالها تحديد ما دفعته الكثير من الاهتمام.

1. كنت لا تعرف أن تحاول أن أقول. كما لو كنت اتصل شخص ما لأول مرة، وتساءل: "ماذا حدث؟!" والجواب الطبيعي: "حسنا... لا أعرف. كنت اتصل بي؟! "عقد إلكتروني الخاص بك، حتى لا يحدد رأسك سؤال أو إجابة واضحة.

2. كنت غير مريح مع هذا الموضوع. ويمكن مقارنة مع تيار لانهائي من الوعي في اجتماعات، عندما كان الناس لا يملكون موضوع المحادثة وبالتالي محاولة للتغطية على جهله. أو عندما يبدأ الطالب إلى طول كبيرة للإجابة على السؤال من المعلم، في محاولة لكسب ثلاثة على الأقل. الشيء نفسه مع رسالة طويلة. إذا كنت لا يمكن تلخيصها على النحو ما تريد من الشخص على الطرف الآخر، ثم لم يكن لديك ما يكفي من المعرفة. كثيرا ما يمكن ملاحظة ذلك في الشركات الكبيرة، والذي يعطي الناس ظهور الكتابة مشغول خطابات هامة جدا وطويلة.

3. تقصير توقيع القياسية. إذا كان حرف يحتوي على الجواب في بضع كلمات، توقيعك مع كل التفاصيل (العنوان، الشركة، قائمة كاملة من الاتصالات، واقتبس المفضلة، شعار أو شعار الشركة، وما إلى ذلك) في الطابق الصفحة سيبدو مثير للسخرية. محاولة لمغادرة إلكتروني كامل في أسلوب الحد الأدنى.

4. أن تكتب كتابا. رسائل البريد الإلكتروني - وليس الكتب. إذا كان هناك معلومات إضافية، إرفاقه الرسالة في شكل ملفات منفصلة. إذا كان حرف يمكن أن تكون طويلة جدا، بل هو التفكير تستحق عن أي نوع من المعلومات لتحديد أفضل والإرسال في تطبيق.

5. كنت غير المرغوبة. وغالبا ما تحدث هذه الحالات في الشركات الكبيرة، حيث يشعر الموظفين نوع من الحاجة إرسال كل رسائل طويلة أخرى، والتي تحتوي على تقرير مفصل عن العمل المنجز مع دائمة تحديثات. ونتيجة لذلك، يتحول اليوم إلى البريد الإلكتروني التحقق متينة مع سيل من الرسائل في اسلوب "بعثت رسالة إلى العملاء."، "ترتيب لقاء". "التقرير أكثر من 30٪". وهلم جرا.

6. غير متماسكة الرسائل الخاصة بك. وليس من الضروري أن يكتب رسالة من صفحتين لطرح سؤال واحد فقط.

7. كنت تعاطي الرسائل peresylaniem. بدلا من التعامل مع بريد إلكتروني، يمكنك ببساطة النقر على "إرسال". يتم تحويل الرسالة إلى سترة حزام لا نهاية لها، والذي يكاد يكون من المستحيل للوصول الى النقطة الرئيسية.

8. لا ينبغي أن تكون الكتابة. لا ترسل الرسالة ما هو أفضل نوقش في اجتماع أو على الهاتف. أحيانا البريد الإلكتروني ليست الأداة المناسبة للاتصال. إذا كان يحتاج إلى أكثر من بضعة أسطر، وأفضل شخص لمناقشة المسألة أو إجراء مكالمة هاتفية.

9. هذا يجب أن يكون رسالة إلى عدد المستفيدين أكثر من واحد. على سبيل المثال، كتابة رسالة إلى رئيس ويضع في المستفيدين من جميع موظفيها. على ما يبدو، لذلك فهو يحاول اختصار الوقت للكتابة وإرسال هذه الرسالة إلى كل شخص على حدة، وبالتالي يحصل على هذه المهمة بكفاءة. ولكن، الأهم من ذلك كله، أنه لم يكن حتى نتصور أنه سوف تملأ قريبا سيل من الردود في بريد إلكتروني في أقرب وقت موظفيه سوف اضغط على "الرد على الكل". أحيانا هذه الطريقة لا تعمل حقا.

10. لم تقم بتحرير الرسائل الخاصة بك. قبل إرسال بريد إلكتروني، يجب عليك قراءته مرة أخرى وتحريرها. بالإضافة إلى الأخطاء النحوية والإملائية، تحتاج إلى تحرير ومعناها. ولعل ما حدث فقرة بأكملها، يمكنك وضعها في بضعة أسطر. وآخر قاعدة جيدة من التجربة: يجب إعادة قراءة الرسالة عدة مرات الخاص بك، كم من الناس وأنت تسير لإرساله.

وقبل إرسال الرسالة، وقراءة، وتأكد من أنها قصيرة ويحتوي على أسئلة محددة فقط. وأوضح رسالتك، كلما زاد احتمال أن المتلقي سوف تفهم ما هو مطلوب منه، وسوف نرد عليك في فترة وجيزة وإلى هذه النقطة.